面接後の断り方における企業側のポイント・心得｜注意点・例文も紹介

お祈りメールにはならないよう文面には注意を払う

面接後に断るときは、お祈りメールにならないような文面を送りましょう。お祈りメールとは、断るときに使われるテンプレートに沿った文面のことです。お祈りメールの形式で不採用の通知をすると、応募者に事務的で冷たい印象を与えてしまいます。

応募者に真摯に向き合って選考をしたことを示すためにも、応募者個人に対応した文面にする必要があります。全ての文面を一から作るのは大変なため、一部分だけでも応募者に合わせた文面にするようにしましょう。

面接後7日以内には連絡する

面接後に断るときは、面接後7日以内には連絡しましょう。応募者は、同時に複数の選考を進めている人がほとんどです。選考結果の通知が遅いと、応募者は選考のスケジュールが組めなくなってしまいます。

待たされた挙句不採用だった場合、応募者は企業に対して悪いイメージを持ってしまうでしょう。連絡が遅くなると応募者に迷惑がかかるということを理解して、なるべく早くに選考結果は伝える必要があります。

面接後の断り方における企業側の心得

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ここでは、面接後の断り方における企業側の心得を紹介します。不採用になった応募者に対しても、企業側は誠実な対応をすることが大切です。ここで紹介する心得を念頭に入れておくことで、応募者に配慮した断り方ができるでしょう。

応募者に対する感謝の気持ちを表す

面接後に断るときは、応募者に感謝の気持ちを表しましょう。応募者は、数ある企業の中から時間と手間をかけて選考を受けてくれています。企業側が感謝の気持ちを表すことで、応募者に配慮していることを伝えることが可能です。

無機質な断り方では、応募者は企業側に雑な対応をされたとマイナスなイメージを抱きます。感謝の気持ちを伝えることで、応募者のメンタルを余計に傷つけずに済むでしょう。

応募者個人を尊重する

面接後に断るときは、応募者個人を尊重するようにしましょう。企業側にとっては数多くいる応募者のうちの1人だとしても、応募者にとっては大切な選考の一つです。応募者全体でまとめて括るのではなく、一人の個人として対応することが求められます。

応募者全体で括ってしまうと、どうしても雑で事務的な対応になってしまいます。応募者個人を評価した上で不採用になったことが伝わるように、真摯な対応を心がけましょう。

今後縁があるかもしれないと考える

面接後に断るときは、今後縁があるかもしれないと考えることが大切です。不採用になった応募者が別の企業に就職した場合、その企業とビジネスで関係を持つ可能性もあります。また、顧客として商品やサービスを利用してくれることもあるでしょう。

不採用にした応募者とは今後関わらないだろうという考え方は、応募者への配慮に欠けた行動につながります。企業側は、応募者と別の形で関わる可能性を念頭におきながら採用活動しなければなりません。

面接後の断り方における企業側の注意点

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ここでは、面接後の断り方における企業側の注意点を紹介します。企業側は、応募者のメンタルや事情に配慮して採用活動することが大切です。応募者に寄り添った断り方をすることで、余計なトラブルを避けられるでしょう。企業側の注意点を把握して、断り方の参考にしてください。

応募者の活動も考慮してタイミングに気を付ける

面接後の断り方は、応募者の活動を考慮してタイミングに気をつけましょう。応募者は、複数企業の選考を並行して行なっている場合が多いです。選考のスケジュールを決めるために、一刻も早く選考結果を知りたいと考えています。

それらを考慮して、選考結果はなるべく早く応募者に伝えるようにしましょう。企業側は、選考結果を出るまでの期間の目安を伝えておくことが大切です。遅くても1週間以内には連絡できるようにしてください。