「メールでのご挨拶となり」の使い方｜目的別の注意点と例文
更新日：2023年12月13日
「メールで異動の挨拶をしたいんだけれど、どういう言い回しをしたらいいんだろう」
「担当を交代したんだが、すぐにはお伺いできない。まずメールで挨拶しておきたいと思うが失礼にならないだろうか」
このように、ビジネスシーンで挨拶メールを出す方には、たくさんの疑問や不安があるのではないでしょうか。
本記事では、挨拶メールを送る際に使う「メールでのご挨拶となり」という言葉の意味や使い方について、紹介しています。
この記事を読むことで、「メールでのご挨拶となり」を使うべき状況や使う時の注意点を把握できます。その知識があれば、挨拶メールの正しい書き方や言葉の使い分けに自信を持つことができるでしょう。
「メールでのご挨拶となり」を正しく使った挨拶メールを書きたいと思っている方は、是非この記事をチェックしてみてください。
「メールでのご挨拶となり」の使い方
昔は異動や退職といった節目には、直接会いに行ったり、手紙や葉書で挨拶状を送ったりすることがマナーでした。最近では気軽にメールを使うようになったので、こうした節目にもメールで挨拶文を送ることが増えています。
「メールでのご挨拶となり」は、本来なら顔を合わせてするべき挨拶をメールで済ませることに対して、お詫びの気持ちを表現するための言葉です。
挨拶の言葉なので相手や状況によって使い方は変わりますし、メールの文面も違ってきます。どのように使うのかを一般的なビジネスメールの書き方も合わせ、例文を交えて見ていきましょう。
ビジネスメールでの挨拶文の基本的な書き方
ビジネスシーンでは、業務上の連絡などでメールをやり取りする機会が非常に多いです。しかし、業務だからといって用件だけを書いて済ませてしまうのは、失礼な行為にあたります。
ビジネスメールは、相手に不快感を抱かせないようにマナーを守って書くことが大切です。
ここでは、ビジネスメールで挨拶文を送る場合の書き出しと結びの表現について、紹介します。とくに、書き出しの挨拶は相手との関係によって表現が変わってくるので、注意しましょう。
初めて書くメールの書き出し
相手に初めてメールを送る場合には、「突然のご連絡失礼します」「初めてご連絡さしあげます」といった表現で書き始めるのが良いでしょう。
単に「初めまして」だけでメールを書き出すと、スパムメールと間違われて内容まで目を通してもらえない可能性があります。「初めてメールをさしあげます」など、きちんとした文章にしましょう。
最初に「○○株式会社の○○と申します」と名乗る、他の方の紹介を受けてのメールなら「○○様のご紹介でメールさせていただきました」と書くなど、自分の身元を明らかにしたりメールをした理由を説明する一文で始めれば、相手に不信感を抱かせずに済みます。
久しぶりに書くメールの書き出し
しばらくメールを出していない相手にメールを書く場合は、「ご無沙汰しております」「お久しぶりです」といった挨拶から始めましょう。「ご無沙汰しております」は「お久しぶりです」よりも丁寧な表現なので、相手との関係によって使い分けるようにします。
「大変ご無沙汰してしまいまして、申し訳ございません」と謝罪の気持ちを添えたり、「ご無沙汰しておりますが、お変わりはございませんでしょうか」と相手の様子を気遣う言い回しにすれば、良い印象を持ってもらえます。
一度しか顔を合わせたことのない相手であっても、「○○の折にはお世話になりました」などと入れれば、相手に自分のことを思い出してもらえるので効果的です。
結びの書き方
メールの結びの挨拶は、締めくくりの言葉によってメール全体の印象が良くなるか悪くなるかが決まってしまうため、とても重要です。どんな内容であっても、相手への気遣いを忘れてはいけません。
親しい間柄の相手ならば、「ご多幸をお祈り申し上げます」「くれぐれもお身体をお大事になさってください」といった、相手の幸せや健康を気遣った言い回しにするのが良いでしょう。
かしこまったビジネスシーンでのメールならば、「益々のご発展をお祈りしております」「お身体を大切にご活躍なさいますよう、お祈りしております」といった、相手の繁栄や活躍を祈る言葉で締めくくります。
目的別の挨拶メールの注意点・例文
挨拶メールを送るのには、いろいろな目的があります。退職や異動はもちろん、担当者が交替する際にも挨拶が必要です。また、年末・年始など季節の挨拶をする場合もあるでしょう。
挨拶メールは目的によって使う言葉や言い回しが変わるので、注意が必要です。
挨拶メールの目的別の注意点を例文をあげて紹介します。
退職の挨拶
退職の挨拶は、お世話になった人への感謝の気持ちを表すために大切なものです。また、最後に良い印象を持ってもらう目的もあります。
退職メールは、退職が発表された後、速やかに関係者あてに送る必要があります。以下で、例文を見てみましょう。
「お疲れ様です。○○部○○です。メールでのご挨拶で失礼いたします。
すでに人事より発表がありましたとおり、○月○日付けをもって退職いたします。
在職中は到らぬ面もありましたが、たくさんの方々にお世話になり、ありがとうございました。
今後もこの会社で学んだことを活かし、精いっぱい頑張っていこうと思っております。
末筆ながら、皆様の変わらぬご健康と更なるご活躍をお祈りしております。
本当にありがとうございました」
社外の人へのメールは以下のとおりです。
「お世話になっております。○○株式会社の○○です。
私事でおそれいりますが、一身上の都合にて、○月○日付けで退職することとなりました。
○○様には今までお引き立ていただき、心より感謝しております。
今後も今までの経験を糧に、日々精進してまいる所存です。
本来ならば、直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶となり、申し訳ございません。
○○様のご健康とご活躍、また貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」
初回公開日：2022年08月04日
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