「メールでのご挨拶となり」の使い方｜目的別の注意点と例文
更新日：2024年11月07日
普段から大量のメールをやり取りする人は、メールチェックの際に件名を見て優先順位を判断することがあります。件名が長かったり内容が判断しづらかったりすると、後回しにされる可能性が高くなり、業務に支障が出てしまうでしょう。
メールの件名は、ぱっと見て内容がわかるように、用件を具体的かつ簡潔にまとめて付けましょう。可能ならば、送信者名も入れます。
「○○セミナーのお知らせ（○○社○○）」などとすれば、具体的な内容を想像しやすくなり、早くチェックしてもらえます。件名は15～20文字が丁度良いとされているので、送信者名は、文字数が多くなりすぎないように注意しながら入れると良いでしょう。
一斉送信（cc）は使用しない
メールを送信する場合、「cc」を利用しての一斉送信はしないようにしましょう。
メールの宛名は「to」「cc」「bcc」の3つに分けられます。「to」「cc」に設定された宛名の人は「to」と「cc」の送信アドレスを確認できますが、「bcc」のアドレスは確認できません。送信先のアドレスを他の送信先の人に知られたくない時に「bcc」を使います。
顧客への一斉送信など、互いに面識のない人たちへメールを送ると時は、「to」に自分のアドレスを入れ、他の人たちはお互いのアドレスが見えないように「bcc」に入れます。この場合、「bccで一斉送信しております」などの一文をメールに入れておくと良いでしょう。
冒頭・文末は定型文を活用する
ビジネスメールでは、礼儀を守ることが重要視されます。挨拶がきちんとできれば、礼儀正しい人だと相手に思ってもらえるので、冒頭と文末の挨拶は非常に重要です。
メールでの挨拶には、よく用いられる定型文があるので、それを使えば失礼のないメールを書くことができるでしょう。
きちんとした挨拶ができているかどうかで、メールの印象は大きく変わってしまいます。いつでも丁寧な挨拶を心がけ、相手に良い印象を持ってもらうようにしましょう。
丁寧な敬語・正しい語句を使用する
ビジネスメールのマナーとしてとくに大切なのは、正しい敬語を使うことです。読んでいて不自然なところがないように、きちんとした敬語でメールを書きましょう。
また、使い慣れているからといって、話し言葉である口語を使用してはいけません。顔を合わせてのやり取りではないため、より丁寧な態度が必要になるのです。敬語だけではなく、正しい日本語を使うようにしましょう。
返信は迅速にする
受け取ったメールに対しては、できるだけ早く返信しましょう。とくに取引先からのメールの場合、1営業日以内に返信する必要があります。返信が遅れると、相手に不安感を抱かせるほか、ちゃんと取引をしてくれるんだろうかという不信感を持たれてしまう可能性があります。
内容的に社内での検討が必要なものであるなど、すぐには返信できない場合でも、メールを受け取った旨だけは連絡するようにしましょう。その際、いつまでに返信できそうかという目処を伝えると、より良い印象を持ってもらえます。
また、自分がメールを送る側で、いつまでに返信をほしいという期限がある場合には、○日までに返信がほしい旨を明記しておくことで、後々トラブルが起きることを避けられます。
文末に「大変恐縮ではございますが、○月○日までにご返信いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします」といった一文を入れると良いでしょう。
顔文字は使わない
ビジネスメールで、顔文字や絵文字を使ってはいけません。
ビジネスシーンで知り合ったのがきっかけで親しい友人になる場合もあるでしょうが、プライベートとビジネスとは区別する必要があります。ビジネスメールはオフィシャルな場なので、相手への敬意を忘れず、用件を簡潔にまとめて伝えることが大切です。
顔文字や絵文字を使用しないのはもちろんのこと、流行語や業界用語も避け、丁寧な日本語で、シンプルにまとめましょう。
よく使われる定型的な挨拶文例
ビジネスメールで冒頭と文末に入れる挨拶文には、定型的な表現があります。定型的な挨拶文を使えば、マナーに反するような失礼もなく、丁寧なメールを送ることができます。
しかし、定型文も状況によって使い分けが必要になります。いろいろな表現を覚えておいて、常に適した表現を使えるようにしておきましょう。
ここでは、冒頭と文末でよく使われる定型的な挨拶文例を紹介します。
お世話になっております
初回公開日：2022年08月04日
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