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「返信が遅くなり申し訳ありません」のビジネスでの使い方・敬語

更新日:2020年05月22日

メールを見逃したり、うっかり返信を忘れてしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を添えるようにしましょう。「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方や他の言い方についてご紹介していますので、参考にしてみてください。

「返信が遅くなり申し訳ありません」ビジネスの場合

ビジネスシーンで、うっかりメールを見逃してしまった経験がある人も多いのではないでしょうか。他にも、自分だけの判断で回答をすることができない内容だった場合、上司からなかなか指示がもらえず回答の返信ができなかったといった経験がある人も多いでしょう。

返信が必要なビジネスメールの場合、1日(24時間)以内に返信がないと返信が遅いと感じる人が多いという結果もあります。急ぎではなかった場合でも回答が必要な返信は、受け取った翌日には返信しましょう。

なんらかの事情で返信までに2日以上経過してしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を付け加えて返信するようにしましょう。

メール

ビジネスの場合、返信が必要な用件に関しての連絡はメールで連絡が来る場合が多くあります。返信の遅れを防ぐためにメールチェックは最低でも、出社後と午後の2回は行うようにした方が良いでしょう。

緊急を要するメールの場合は、メールだけではなく電話で連絡がある場合もありますが、すぐに回答が必要ではないメールであっても、翌日までには返信するようにしましょう。

万が一、メールを見落としてしまった、うっかり返信を忘れてしまったなどの理由で2日以上経過してしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という一言を添えて返信するようにしましょう。

ただし、その際に長文でお詫びの文章を書くことは避けましょう。相手が欲しいのはあくまでもお詫びではなくメールの回答です。お詫びをすることは大切ですが、長々とお詫びの文面を書くことは避け、「返信が遅くなり申し訳ありません」程度で済ませるようにしましょう。

上司の確認が取れない場合

ビジネスで返信が必要なメールなどを受け取った場合、上司の確認がなければ返信ができない場合があります。自分が原因ではなく、上司の回答をもらえず返信ができなかった場合も「返信が遅くなり申し訳ありません」の一言を添えて返信するようにしましょう。

なかなか上司からの回答がもらえない場合は、いつ頃回答がもらえるのか日時で確認することも大切です。上司の回答が長くかかってしまう場合は、「現在内容について確認しております。○月○日までには回答の予定です。もうしばらくお時間をいただけますようお願い申し上げます」のように、途中経過をメールするようにしましょう。

このように事前に返信が遅くなることを伝えていた場合も、返信する際は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を添えてから返信するようにしましょう。

返信の期日が指定されている場合

いつまでに返信が欲しいという期日が指定されている場合も、できるだけ早く返信をするようにしましょう。予定の確認が必要などの理由ですぐに返信ができなかった場合は、たとえ指定されている期日内に返信をした場合でも2日以上経過した場合は、一言「返信が遅くなり申し訳ありませんでした」という言葉を添えて返信した方が良いでしょう。

「返信が遅くなり申し訳ありません」就活の場合

就活で、面接予定などを企業とメールでやり取りをすることがあります。学生や新入社員のビジネスメールのマナーが悪いと感じている人が増えていますので、メールはビジネスマナーに則り、できるだけ早く返信するようにしましょう。

会社とのやり取りの場合、メールを受信したらできるだけ早く返信をすることが大切です。ビジネスでは、メールの返信は翌日までに送ることが一般的です。すぐに返信ができなかった場合は、「返信が遅くなりまして申し訳ありませんでした」と一言お詫びの言葉を添えて返信するようにしましょう。

「返信が遅くなり申し訳ありません」手紙の場合

展示会などの招待状を受け取った場合、出欠の有無をハガキなどで返信する場合があります。招待状などの出欠を連絡しなければならないハガキが同封されていた場合は、できるだけ早く返信することがマナーです。

返信が1週間以上過ぎてしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を添えて返信した方が良いでしょう。このようなハガキを返信する場合は、○月○日までに返信をお願いしますという言葉が書かれている場合があります。遅くなってしまった場合でも、期限内には返信するようにしましょう。

結婚式など

同じように結婚式の招待状にも出欠の有無を確認するハガキが同封されています。結婚式の招待状は、実際の結婚式の日にちよりも2か月ほど余裕を持って送られてくることがほとんどです。

そのため、もうちょっとあとで送ろうと返事を送ることを後回しにしてしまいますと、うっかり返信が遅くなってしまうことがあります。一般的には結婚式の出欠は挙式の1か月前を目途に返信を希望していることが多いのですが、返信する側は1週間以内に返信することがマナーだとされています。

うっかり返信が遅くなってしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉と一緒にお祝いのメッセージを添えて返信するようにしましょう。

「返信が遅くなり申し訳ありません」の敬語

「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉は敬語して使うことは問題ありません。ただし、返信がどの程度遅くなってしまったのか、また相手との関係性などで言葉を使い分けた方が良いでしょう。

社内メールなどの場合

社内メールの返信が遅れた場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を使うことの問題はありません。ただし、相手が上司などの場合は、「返信が遅くなり、大変申し訳ございません」のようにより丁寧なお詫びの言葉を使うと良いでしょう。

社外メールの場合

社外メールなどの場合は、メール受信後2日程度であれば「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉でも失礼ではありませんが、社外向けのメールの場合は、もう少し丁寧な言葉の方が良い場合もあります。状況によって使い分けると良いでしょう。

【例】
・お返事が大変遅くなり、申し訳ございません。
・返信が大変遅くなり、申し訳ございません。
・回答が大変遅くなりましたことをお詫び申し上げます。

返信が遅くなったことで相手に迷惑をかけた場合

初回公開日:2018年06月04日

記載されている内容は2018年06月04日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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