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2018年06月04日

「返信が遅くなり申し訳ありません」のビジネスでの使い方・敬語

メールを見逃したり、うっかり返信を忘れてしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を添えるようにしましょう。「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方や他の言い方についてご紹介していますので、参考にしてみてください。

「返信が遅くなり申し訳ありません」ビジネスの場合

「返信が遅くなり申し訳ありません」のビジネスでの使い方・敬語

ビジネスシーンで、うっかりメールを見逃してしまった経験がある人も多いのではないでしょうか。他にも、自分だけの判断で回答をすることができない内容だった場合、上司からなかなか指示がもらえず回答の返信ができなかったといった経験がある人も多いでしょう。

返信が必要なビジネスメールの場合、1日(24時間)以内に返信がないと返信が遅いと感じる人が多いという結果もあります。急ぎではなかった場合でも回答が必要な返信は、受け取った翌日には返信しましょう。

なんらかの事情で返信までに2日以上経過してしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を付け加えて返信するようにしましょう。

メール

ビジネスの場合、返信が必要な用件に関しての連絡はメールで連絡が来る場合が多くあります。返信の遅れを防ぐためにメールチェックは最低でも、出社後と午後の2回は行うようにした方が良いでしょう。

緊急を要するメールの場合は、メールだけではなく電話で連絡がある場合もありますが、すぐに回答が必要ではないメールであっても、翌日までには返信するようにしましょう。

万が一、メールを見落としてしまった、うっかり返信を忘れてしまったなどの理由で2日以上経過してしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という一言を添えて返信するようにしましょう。

ただし、その際に長文でお詫びの文章を書くことは避けましょう。相手が欲しいのはあくまでもお詫びではなくメールの回答です。お詫びをすることは大切ですが、長々とお詫びの文面を書くことは避け、「返信が遅くなり申し訳ありません」程度で済ませるようにしましょう。

上司の確認が取れない場合

「返信が遅くなり申し訳ありません」のビジネスでの使い方・敬語

ビジネスで返信が必要なメールなどを受け取った場合、上司の確認がなければ返信ができない場合があります。自分が原因ではなく、上司の回答をもらえず返信ができなかった場合も「返信が遅くなり申し訳ありません」の一言を添えて返信するようにしましょう。

なかなか上司からの回答がもらえない場合は、いつ頃回答がもらえるのか日時で確認することも大切です。上司の回答が長くかかってしまう場合は、「現在内容について確認しております。○月○日までには回答の予定です。もうしばらくお時間をいただけますようお願い申し上げます」のように、途中経過をメールするようにしましょう。

このように事前に返信が遅くなることを伝えていた場合も、返信する際は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を添えてから返信するようにしましょう。

返信の期日が指定されている場合

いつまでに返信が欲しいという期日が指定されている場合も、できるだけ早く返信をするようにしましょう。予定の確認が必要などの理由ですぐに返信ができなかった場合は、たとえ指定されている期日内に返信をした場合でも2日以上経過した場合は、一言「返信が遅くなり申し訳ありませんでした」という言葉を添えて返信した方が良いでしょう。

「返信が遅くなり申し訳ありません」就活の場合

「返信が遅くなり申し訳ありません」のビジネスでの使い方・敬語

就活で、面接予定などを企業とメールでやり取りをすることがあります。学生や新入社員のビジネスメールのマナーが悪いと感じている人が増えていますので、メールはビジネスマナーに則り、できるだけ早く返信するようにしましょう。

会社とのやり取りの場合、メールを受信したらできるだけ早く返信をすることが大切です。ビジネスでは、メールの返信は翌日までに送ることが一般的です。すぐに返信ができなかった場合は、「返信が遅くなりまして申し訳ありませんでした」と一言お詫びの言葉を添えて返信するようにしましょう。

「返信が遅くなり申し訳ありません」手紙の場合

展示会などの招待状を受け取った場合、出欠の有無をハガキなどで返信する場合があります。招待状などの出欠を連絡しなければならないハガキが同封されていた場合は、できるだけ早く返信することがマナーです。

返信が1週間以上過ぎてしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を添えて返信した方が良いでしょう。このようなハガキを返信する場合は、○月○日までに返信をお願いしますという言葉が書かれている場合があります。遅くなってしまった場合でも、期限内には返信するようにしましょう。

結婚式など

同じように結婚式の招待状にも出欠の有無を確認するハガキが同封されています。結婚式の招待状は、実際の結婚式の日にちよりも2か月ほど余裕を持って送られてくることがほとんどです。

そのため、もうちょっとあとで送ろうと返事を送ることを後回しにしてしまいますと、うっかり返信が遅くなってしまうことがあります。一般的には結婚式の出欠は挙式の1か月前を目途に返信を希望していることが多いのですが、返信する側は1週間以内に返信することがマナーだとされています。

うっかり返信が遅くなってしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉と一緒にお祝いのメッセージを添えて返信するようにしましょう。

「返信が遅くなり申し訳ありません」の敬語

「返信が遅くなり申し訳ありません」のビジネスでの使い方・敬語

「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉は敬語して使うことは問題ありません。ただし、返信がどの程度遅くなってしまったのか、また相手との関係性などで言葉を使い分けた方が良いでしょう。

社内メールなどの場合

社内メールの返信が遅れた場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を使うことは問題はありません。ただし、相手が上司などの場合は、「返信が遅くなり、大変申し訳ございません」のようにより丁寧なお詫びの言葉を使うと良いでしょう。

社外メールの場合

社外メールなどの場合は、メール受信後2日程度であれば「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉でも失礼ではありませんが、社外向けのメールの場合は、もう少し丁寧な言葉の方が良い場合もあります。状況によって使い分けると良いでしょう。

【例】
・お返事が大変遅くなり、申し訳ございません。
・返信が大変遅くなり、申し訳ございません。
・回答が大変遅くなりましたことをお詫び申し上げます。

返信が遅くなったことで相手に迷惑をかけた場合

「返信が遅くなり申し訳ありません」のビジネスでの使い方・敬語

メールを見落としていた、メールの返信をうっかり忘れてしまったということはビジネスでは起こり得るミスの1つです。2~3日うっかりしてしまった程度で、返信までに期限がある場合は、メールで「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を添えて、回答の返信だけでも大きな問題になることはほとんどありません。

しかし、メールを受信してから何日も経過してしまった、相手に多大な迷惑をかけることになってしまった場合は、メールの返信を忘れていたことに気付いた時点で、まずは電話でお詫びを伝えるようにしましょう。

その上ですぐにメールの返信をするようにしましょう。電話でお詫びをした場合も、メールの返信をするときは「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉も添えて返信しましょう。ただし、このような場合は「返信が遅くなり申し訳ありません」ではなく、上記の例文を参考に丁寧なお詫びの言葉を添えるようにしましょう。

返信が遅れたことで問題が発生した場合

メールの返信が遅くなって、相手の方が怒っている場合は、すぐに「返信が遅くなり申し訳ありません」とお詫びをしてメールを入れるのではなく、まずは上司に今後の対応を相談しましょう。自己判断の対応が原因で状況が悪化してしまう可能性もあります。その上で、電話ですぐに対応が遅くなってしまったことをお詫びしましょう。その際、言い訳は禁物です。

電話でお詫びの上、返信のメールをする際は、忘れずに「返信が遅くなり申し訳ありません」というお詫びの言葉を入れるようにしましょう。

トラブルになってしまった場合は、「この度はお返事が大変遅くなってしまい、多大なるご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます」のように丁寧なお詫びの言葉を入れた方が良いでしょう。

Todoリストを作成しましょう

メールや電話など返信や折り返しの電話が必要な場合、急ぎの用事が入ってしまうと気を取られて、うっかり忘れてしまうことがあります。多少の遅れであれば「返信が遅くなり申し訳ありません」というお詫びの言葉で済んでしまうこともありますが、こういったミスを防ぐためにその日1日のTodoリストを作成しておきましょう。

終わった内容にチェックを入れ、仕事をすることでメールの返信忘れを防ぐことができます。

定期的にメールの整理をする

メールフォルダに大量にメールをそのままにしてしまいますと、メールの見落としをしやすくなり、メールの返信ミスにつながります。「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉で済むミスであれば良いのですが、このようなミスを防ぐために、定期的にメールの整理を行ったり、メールの振り分け機能などを設定しておくようにしましょう。

メールはできるだけ早く返信しましょう

「返信が遅くなり申し訳ありません」のビジネスでの使い方・敬語

メールはできるだけ早く返信することが望ましいですが、誰でもついうっかり返信を忘れてしまうミスをしてしまうことがあります。その場合は、気がついた時点ですぐに対応をし、メールの返信をする際は「返信が遅くなり申し訳ありません」というお詫びの言葉を入れるようにしましょう。

また、社内メールであれば「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉でも問題はありませんが、返信がかなり遅れてしまった場合や、社外メールの場合は、相手の方や状況に合わせ、お詫びの言葉を選ぶようにしましょう。

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