「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方とは｜ビジネスメールの例文も紹介

「返信が遅くなり申し訳ありませんという言葉は、どんな風に使える？」
「返信が遅くなり申し訳ありませんを使う場合の注意点って？」
このように、「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方について詳しく知りたいという人もいるのではないでしょうか。

本記事では、「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方について解説します。この記事を読むことで、この言葉をどのように使えばよいのか把握できるでしょう。

また、「返信が遅くなり申し訳ありません」を使う際の注意点や丁寧表現なども紹介するため、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を適切に使えるようになるでしょう。

「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方について知りたい人は、是非この記事をチェックしてみて下さい。

「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方・例文

なかなか仕事が捗らない新卒の女の子｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

ビジネスシーンや就活など、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を使うシーンは多いです。ここでは「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方や例文について紹介していきます。

「返信が遅くなり申し訳ありません」ビジネスの場合

ビジネスシーンで、うっかりメールを見逃してしまった経験がある人も多いのではないでしょうか。他にも、自分だけの判断で回答をすることができない内容だった場合、上司からなかなか指示がもらえず回答の返信ができなかったといった経験がある人も多いでしょう。

返信が必要なビジネスメールの場合、1日（24時間）以内に返信がないと返信が遅いと感じる人が多いという結果もあります。急ぎではなかった場合でも回答が必要な返信は、受け取った翌日には返信しましょう。

なんらかの事情で返信までに2日以上経過してしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を付け加えて返信するようにしましょう。

メール

ビジネスの場合、メールで連絡が来る場合が多くあります。返信の遅れを防ぐためにメールチェックは最低でも、出社後と午後の2回は行うようにした方が良いでしょう。

緊急を要するメールの場合は、メールだけではなく電話で連絡がある場合もありますが、すぐに回答が必要ではないメールであっても、翌日までには返信するようにしましょう。

万が一、メールを見落としてしまった、うっかり返信を忘れてしまったなどの理由で2日以上経過してしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という一言を添えて返信するようにしましょう。

ただし、その際に長文でお詫びの文章を書くことは避けましょう。相手が欲しいのはあくまでもお詫びではなくメールの回答です。

お詫びをすることは大切ですが、長々とお詫びの文面を書くことは避け、「返信が遅くなり申し訳ありません」程度で済ませるようにしましょう。

上司の確認が取れない場合

ビジネスで返信が必要なメールなどを受け取った場合、上司の確認がなければ返信ができない場合があります。自分が原因ではなく、上司の回答をもらえず返信ができなかった場合も「返信が遅くなり申し訳ありません」の一言を添えて返信するようにしましょう。

なかなか上司からの回答がもらえない場合は、いつ頃回答がもらえるのか日時で確認することも大切です。上司の回答が長くかかってしまう場合は、「現在内容について確認しております。○月○日までには回答の予定です。

もうしばらくお時間をいただけますようお願い申し上げます」のように、途中経過をメールするようにしましょう。

このように事前に返信が遅くなることを伝えていた場合も、返信する際は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を添えてから返信するようにしましょう。

返信の期日が指定されている場合

いつまでに返信が欲しいという期日が指定されている場合も、できるだけ早く返信をするようにしましょう。

予定の確認が必要などの理由ですぐに返信ができなかった場合は、たとえ指定されている期日内に返信をした場合でも2日以上経過した場合は、一言「返信が遅くなり申し訳ありませんでした」という言葉を添えて返信した方が良いでしょう。

社内向けのメールで「返信が遅くなり申し訳ありません」を使う場合の例文

お疲れ様です。この度は返信が遅くなり申し訳ありません。
□□社との打ち合わせの件ですが、以下の日程で調整しています。

○月○日△時〜

先方からは○月■日までには日程を確定すると伺っております。
日程が確定しましたらすぐに申し伝えますので、よろしくお願いいたします。

顧客向けのメールで「返信が遅くなり申し訳ありません」を使う場合の例文

この度は弊社物件へのお問合せをいただきまして、誠にありがとうございます。
株式会社△△の◯◯と申します。

ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。

お問い合わせいただいた「◯◯」につきまして、現在内覧が可能となっております。
内見の手配を致しますので、ご都合の良い日程をお教えいただけますでしょうか。

お忙しい中恐縮ですが、どうぞよろしくお願い致します。

返信が遅くなったことで相手に迷惑をかけた場合

メールを見落としていた、メールの返信をうっかり忘れてしまったということはビジネスでは起こり得るミスの1つです。

2～3日うっかりしてしまった程度で、返信までに期限がある場合は、メールで「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を添えて、回答の返信だけでも大きな問題になることはほとんどありません。

しかし、メールを受信してから何日も経過してしまった、相手に多大な迷惑をかけることになってしまった場合は、メールの返信を忘れていたことに気付いた時点で、まずは電話でお詫びを伝えるようにしましょう。

その上ですぐにメールの返信をするようにしましょう。電話でお詫びをした場合も、メールの返信をするときは「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉も添えて返信しましょう。

ただし、このような場合は「返信が遅くなり申し訳ありません」ではなく、上記の例文を参考に丁寧なお詫びの言葉を添えるようにしましょう。

返信が遅れたことで問題が発生した場合

メールの返信が遅くなって、相手の方が怒っている場合は、すぐに「返信が遅くなり申し訳ありません」とお詫びをしてメールを入れるのではなく、まずは上司に今後の対応を相談しましょう。

自己判断の対応が原因で状況が悪化してしまう可能性もあります。その上で、電話ですぐに対応が遅くなってしまったことをお詫びしましょう。その際、言い訳は禁物です。

電話でお詫びの上、返信のメールをする際は、忘れずに「返信が遅くなり申し訳ありません」というお詫びの言葉を入れるようにしましょう。

トラブルになってしまった場合は、「この度はお返事が大変遅くなってしまい、多大なるご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます」のように丁寧なお詫びの言葉を入れた方が良いでしょう。