「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方とは｜ビジネスメールの例文も紹介

更新日：2024年03月24日

「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉にはどのような使い方があるのでしょうか。本記事では「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方や例文、「返信が遅くなり申し訳ありません」を使う際の注意点などを紹介していくため、参考にしてみてください。

急ぎのメールであっても誤字や脱字などの間違いには十分気を付けましょう。返信が遅くなったうえに誤字や脱字があるメールを送ってしまうと、余計に印象が悪くなる可能性があります。

特に相手方の会社名や担当者名などは間違えないように、何度も確認してから送信しましょう。

メールの返信が遅れないよう対策する

返信遅れを謝罪するメールは、できるだけ送らないで済むようにすることが大切です。いくつかの習慣を身につけることで、メールの返信遅れを起こさないようにすることができます。

ここではメールの返信が遅れない対策方法について紹介します。

メールをチェックする時間を決めておく

毎日決まった時間にメールのチェックをするようにしておけば、メールに気づかず返信が遅れるといった事態を防ぐことができます。

たとえば朝一、昼休み後、就業前の1日3回をメールチェックの時間としてルーティーン化しておけば、チェック漏れが発生することも無くなるでしょう。

Todoリストを作成しましょう

メールや電話など返信や折り返しの電話が必要な場合、急ぎの用事が入ってしまうと気を取られて、うっかり忘れてしまうことがあります。

多少の遅れであれば「返信が遅くなり申し訳ありません」というお詫びの言葉で済んでしまうこともありますが、こういったミスを防ぐためにその日1日のTodoリストを作成しておきましょう。

終わった内容にチェックを入れ、仕事をすることでメールの返信忘れを防ぐことができます。

定期的にメールの整理をする

メールフォルダに大量にメールをそのままにしてしまいますと、メールの見落としをしやすくなり、メールの返信ミスにつながります。

「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉で済むミスであれば良いのですが、このようなミスを防ぐために、定期的にメールの整理を行ったり、メールの振り分け機能などを設定しておくようにしましょう。

「返信が遅くなり申し訳ありません」の丁寧表現

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「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉は敬語して使うことは問題ありません。ただし、返信がどの程度遅くなってしまったのか、また相手との関係性などで言葉を使い分けた方が良いでしょう。

社内メールなどの場合

社内メールの返信が遅れた場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を使うことの問題はありません。ただし、相手が上司などの場合は、「返信が遅くなり、大変申し訳ございません」のようにより丁寧なお詫びの言葉を使うと良いでしょう。

社外メールの場合

社外メールなどの場合は、メール受信後2日程度であれば「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉でも失礼ではありませんが、社外向けのメールの場合は、もう少し丁寧な言葉の方が良い場合もあります。状況によって使い分けると良いでしょう。

【例】
・お返事が大変遅くなり、申し訳ございません。
・返信が大変遅くなり、申し訳ございません。
・回答が大変遅くなりましたことをお詫び申し上げます。