「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方とは｜ビジネスメールの例文も紹介

「返信が遅くなり申し訳ありません」就活の場合

就活で、面接予定などを企業とメールでやり取りをすることがあります。学生や新入社員のビジネスメールのマナーが悪いと感じている人が増えていますので、メールはビジネスマナーに則り、できるだけ早く返信するようにしましょう。

会社とのやり取りの場合、メールを受信したらできるだけ早く返信をすることが大切です。ビジネスでは、メールの返信は翌日までに送ることが一般的です。

すぐに返信ができなかった場合は、「返信が遅くなりまして申し訳ありませんでした」と一言お詫びの言葉を添えて返信するようにしましょう。

就活で「返信が遅くなり申し訳ありません」を使う場合の例文

株式会社□□
人事部　◯◯様

お世話になっております。
△△大学　経営学部の◯◯です。

この度はご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。

面接の日程の件ですが、別件があり日程が確保できていない状況です。
申し訳ございませんが、○月○日までお時間を頂戴することは可能でしょうか。

お忙しい中大変恐縮ですが、何卒お願い申し上げます。

「返信が遅くなり申し訳ありません」手紙の場合

展示会などの招待状を受け取った場合、出欠の有無をハガキなどで返信する場合があります。招待状などの出欠を連絡しなければならないハガキが同封されていた場合は、できるだけ早く返信することがマナーです。

返信が1週間以上過ぎてしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉を添えて返信した方が良いでしょう。

このようなハガキを返信する場合は、○月○日までに返信をお願いしますという言葉が書かれている場合があります。遅くなってしまった場合でも、期限内には返信するようにしましょう。

結婚式など

同じように結婚式の招待状にも出欠の有無を確認するハガキが同封されています。結婚式の招待状は、実際の結婚式の日にちよりも2か月ほど余裕を持って送られてくることがほとんどです。

そのため、もうちょっとあとで送ろうと返事を送ることを後回しにしてしまいますと、うっかり返信が遅くなってしまうことがあります。

一般的には結婚式の出欠は挙式の1か月前を目途に返信を希望していることが多いのですが、返信する側は1週間以内に返信することがマナーだとされています。

うっかり返信が遅くなってしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」という言葉と一緒にお祝いのメッセージを添えて返信するようにしましょう。

「返信が遅くなり申し訳ありません」を使う際の注意点

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「返信が遅くなり申し訳ありません」を使用する場合には、いくつか気を付けなければいけないポイントがあります。

ここでは「返信が遅くなり申し訳ありません」を使う際の注意点について解説していくため、参考にしてみてください。

メールの返信期限に気をつける

メールの返信に期限が設けられていない場合でも、24時間以上経過した場合や翌営業日になってしまった場合には謝罪が必要です。

特に返信期限がなかったとしても、24時間以内には返信するように心がけましょう。

謝罪の連絡は速やかに行う

メールの返信が遅れた場合は、できるだけ速やかに謝罪の連絡を行いましょう。こちらからの返信が来ないことが原因で、相手の仕事が止まっている可能性もあります。

また、謝罪のメールをする場合はどんなに急ぎであっても、相手に誠意が伝わるように丁寧に書くことが大切です。

返信が遅れた理由は簡潔に伝える

返信が遅れた理由を記載する場合はシンプルに伝えることが大切です。長々と理由を述べたとしても、相手には「言い訳をしている」という印象しか与えません。

返信が遅れた理由に関しては必ずしも書く必要はありませんが、書く場合はできるだけ簡潔に、かつ丁寧に書くようにしましょう。

「うっかり」「忘れた」などの言い訳はしない

返信が遅れた理由として「うっかり」や「忘れていた」などの言葉は使用しないようにしましょう。このような表現は相手を軽んじることになるため、余計に相手の感情を逆なでしてしまう可能性もあります。

誤字脱字に気をつける