面接後の断り方における企業側のポイント・心得｜注意点・例文も紹介
更新日：2024年11月03日
応募内容と矛盾する理由で断らない
面接後に断るときは、応募内容と矛盾する理由で断らないようにしましょう。企業側は、募集内容のスキルや能力がマッチしていないといった理由で断ることは可能です。しかし、年齢や性別など、応募内容と関係のない理由で断るのは企業として適切とは言えないでしょう。
理由を尋ねられない限り、企業側から不採用の理由を通知する必要はありません。ただ、もしも尋ねられたときに、正当な理由を説明できるようにしておきましょう。
応募書類は丁寧に扱うことを心掛ける
応募者の応募書類は、丁寧に扱うことを心がけてください。就職活動の応募書類には、応募者の個人情報が含まれています。情報が流失してしまうと、企業の信頼が低下してしまうでしょう。そのため、厳重に保管することが求められます。
また、不採用になった応募者の書類は、事前に応募者に伝えていた方法で取り扱ってください。企業側が処分する場合は、シュレッダーなどの情報流出しない方法で処分します。返却する場合は、なるべく早く応募者に届けるようにしましょう。
面接後に断るときの例文
ここでは、面接後に断るときの例文を紹介します。選考結果を伝える手段は、郵送、電話、メールがあります。企業側が気をつけるポイントを盛り込み、応募者を気遣った内容、断り方にすることが大切です。それぞれ注意点が違うため、違いを理解しておくようにしましょう。
郵送の場合
まずは企業の中から応募してくれたことに対して感謝の言葉を述べましょう。そのあと、選考の結果を簡潔に伝えます。そして、「大変恐縮ではございますが、ご了承賜りますようお願いいたします」など、応募者に了承してもらう内容の文章を添えてください。最後に、応募者の今後の活躍祈っているということを伝えましょう。
応募書類を応募者に返却する場合は、選考結果と同封します。企業側で処分する場合は、責任を持って処分する旨を伝えましょう。
電話の場合
電話の場合、はじめに「お時間よろしいでしょうか」と応募者の手が空いていることを確認します。そして、応募してくれたことへの感謝を述べ、選考結果を簡潔に伝えてください。最後は、応募者の今後の活躍を祈っている旨を伝えましょう。
電話で選考結果を伝えるときは、時間帯に注意して電話をかけてください。また、応募者から質問をもらう可能性があるため、郵便やメールよりも応募者への気遣いが求められます。
メールの場合
メールの場合、まずは会社名と自分の役職、名前を記載しましょう。そして、応募してくれたことに感謝を述べつつ、選考結果を伝えます。応募者に了承していただく文言を添え、今後の活躍を祈っているという内容を伝えてください。
選考結果の連絡だとわかるように、件名には「選考結果のご連絡」と「企業名」を入れるようにしましょう。テンプレートは避けて、簡潔にわかりやすく結果がわかる文章を心がけましょう。
企業側は応募者の気持ちを考慮して面接後の断り方を配意しよう
面接後に断るときは、応募者のことを考慮した断り方を心がける必要があります。雑な断り方をしてしまうと、応募者のメンタルを傷つけてしまいます。場合によってはSNSなどでマイナスなイメージを発信されて、企業側のイメージダウンにつながる可能性もあるでしょう。
不採用になった応募者は、その後ビジネスで繋がったり、顧客になったりすることもあります。企業側は、応募者に配慮した真摯で丁寧な断り方をすることが大切です。企業側の面接後の断り方を知りたい人は、ぜひ参考にしてみてください。
初回公開日：2022年09月01日
記載されている内容は2022年09月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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