見積もり後の断り方と理由の伝え方｜メールの書き方と例文

先に述べた通り、ビジネスでは見積もり後にお断りしないといけないことはよくあることです。ここまでは正しい断り方を中心に話してきました。逆に悪い断り方をしていないかも注意しないといけません。

悪い断り方(態度)

まずは認識として発注する側の方が立場が上であると勘違いしている人がいます。そのような人は見積もりを出してくれる人に対して横柄な態度を取ったり、無理な要求をしたりします。その要求が通らなかったり、感情で断ったりする人すらいます。

重要なことなので何度も書きますが見積もりは無料でも見積もりを出すために相手は仕事をしてくれています。しっかりと感謝の気持ちを伝えましょう。

悪い断り方(伝える方)

見積もりの内容を見て金額や商品、サービス、補償などのいろいろな理由からお断りするという結果に至るわけですが相手にその理由を細かく伝えることは失礼になることがあります。相手もプロとしてお金をもらって仕事をしているのでプライドを持っています。その相手にダメだしするようなことは止めましょう。

断る理由を細かく伝える必要はありませんがある程度の理由は伝えましょう。「相場よりも少し金額が高い。」と伝えなくても良いですが「費用面で見送ることになりました。」くらいは伝えましょう。相手もなぜ断られたのか理由を知ることで今後の参考にもなります。もしかすると値下げ交渉が始まったり、納期が遅いようであれば早めてくれることもあるでしょう。理由を伝えることは相手のためでもあり、自分のためにもなり得ます。

断りの連絡を入れた際に食い下がられることを面倒に思って嘘の理由を伝える人がいますがこれは止めましょう。ビジネスでは今後もお付き合いがあるかもしれないのでこの嘘がバレたときには印象が悪くなってしまいます。

また特にやってはいけない断り方は断りの連絡をしないことです。連絡を怠ることはもはや社会人として失格の範囲と考えられます。

金額を理由にした断り方

見積もり後にお断りする理由として一番多いのは金額面だと思います。断り方としてはどんな理由であっても今まで述べた方法と変わりません。「検討した結果、費用の面で折り合いがつかず...」、「予算とお見積もりの金額が合わずに...」と包み隠す必要はないのでそのまま伝えて大丈夫です。

ただ、見積もりを出した後に金額が理由でお断りされることはよくあり、相手側もよくわかっています。ですから、お断りの連絡を入れた際に値下げの交渉が始まることもよくあります。その状況をあらかじめ想定した金額が最初の見積もりの金額ということがあります。

見積もりはまだ作業前の段階なので材料やサービスの見直しなどで金額を下げることもできます。お断りする前に一度、相談してみるのもお互いのためになります。

日本人の性格

少し話がズレてしまいますが日本人は頼まれたことをお断りすることが苦手な傾向があります。見積もりを出してもらって相手からお願いします。と言われてしまうとお断りの連絡をすることにためらってしまいます。こちらが断る側であっても嫌な思いをします。その目の前にあるストレスが嫌で連絡を後回しにしてしまいがちです。

また、お断りすることで印象が悪くなってしまうのではないか？と気にする人もいるようです。たしかに信頼を築くには時間がかかり、信頼を壊すのは一瞬です。しかし、勘違いしてはいけないのは信頼は壊れるときは一瞬ですがしっかりした信頼関係ができていればそうそうに壊れるものではありません。重要なことはお互いが信頼関係が壊れないような仕事をすることと考えられます。

しかし、日常生活であれば本人だけが我慢すればすることであってもビジネスとなるとそうはいきません。相手がいてのことですし、自分の会社のことにもなります。お互いのために上手なお断りの仕方を身に付けましょう。

見積もりを出す、断るも仕事である

断ったら呪いますと脅迫する営業マン｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

ビジネスであったり、日常生活の中でも大きな支払いをするときには誰だって慎重になります。大きな金額を支払ったにも関わらず思ったようにならなかったということになればショックは大きいです。そんな不安を解消するために見積もりは必要になります。

仕事を受ける側も作業に入る前には内容について説明しなければなりません。見積もりを出すことはそのための準備でもあります。また、仕事が発注される可能性があるからこそ見積もりを出すわけです。

特にビジネスでは見積もりを出す、断るということは頻繁に行われます。その見積もりは無料である場合がほとんどです。その見積もりによって仕事がもらえるかどうかはその人の交渉の仕方になります。お断りする側も余計な経費を出すわけにはいきません。つまり、お金のやりとりはありませんがお互い仕事で行っていることなのです。

マナーさえ守ればお断りの連絡自体は何も悪いことではありません。お互い感謝の気持ちを忘れずに今後とも良い関係でいられることを意識しましょう。

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