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キックオフミーティングのアジェンダ・資料の作り方・進め方

初回公開日:2018年04月13日

更新日:2020年06月03日

記載されている内容は2020年02月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

今回は、キックオフミーティングの極意についてご紹介します。忙しい時だからこそ、短時間ですぱっとスマートにアジェンダや資料作成をしたいものです。ここでは、資料作成のポイントやキックオフミーティング進行方法の極意をご紹介します。ビジネスシーンでぜひ役立てて下さい。

キックオフミーティングのアジェンダ

kick off meeting(キックオフミーティング)は、翻訳すると「会議を開催する」という意味になります。プロジェクトなどが開催される始めての会議が「キックオフミーティング」と呼ばれます。

アジェンダとは、会議の開催日時、場所、話す予定のお題目一覧を作成することです。アジェンダを事前に作成することで、キックオフミーティングの目的をメンバー全員に明確化する大切な作業です。ここからは、キックオフミーティング前に準備するアジェンダについてご紹介します。

アジェンダ作成前に情報収集

アジェンダを作成する前に、事前にしておくとよいのが関係者からの情報収集です。担当者が少ない場合は該当の人へ直接確認すればよいのですが、担当者が新しいメンバーで把握していない場合などは、その部門のリーダーへ聞くなど関係者の状況を判断しながら情報を収集していきます。事前に情報収集することで、確実な内容をアジェンダに反映することができます。

関係者のスケジュールを確認する

関係者のスケジュールはスケジューラーなどで確認して入れる場合がありますが、多忙なメンバーなどは事前に時間を確保しなければならないケースがあります。この日に予定をしていますがご都合が大丈夫でしょうかと一言声がけをしておくと安心です。

議題への温度感を確認する

アジェンダへ含めている議題を羅列したところ、部門によっては温度感の低いものがあるケースがあります。そういった情報は事前に入手することで、キックオフミーティング中の流れで話を収めやすくなります。また、各部門へ情報収集している最中、議題の中には含める必要がないものも見つかる場合もありますので、事前の確認が大切になってきます。

アジェンダの役割は会議内容を明確化する

アジェンダには、キックオフミーティングの開催日時、場所、タスクの担当者全員、議題と議題の時間配分、配布資料などを記載します。キックオフミーティング前にメールで送ります。明確化することで、メンバー全員がキックオフミーティングの目的を理解することができます。

アジェンダの目的は事前確認

アジェンダを作成したら、関係者全員にメールで配布します。メンバー全員へアナウンスすることで、メンバーから議題内容へフィードバックをもらう場合があります。その結果、キックオフミーティング前に議題を調整することができます。このような事前準備により、ポイントを絞ったキックオフミーティングをすることができます。

キックオフミーティングの資料の作り方のコツ

ここからは、キックオフミーティングの資料作成のコツをご紹介します。効率良くキックオフミーティングを進めていくためのポイントなのでとても大切な内容です。

議題に沿った資料であるか

キックオフミーティングは営業系、コンサルティング系、IT系など色々なパターンにより資料が変わってきます。共通で言えることは、キックオフミーティングの最終ゴールに向けた議題が幾つかあり、その議題をよりよく理解できる内容の資料であるかという点です。不要な資料を添付すると議題がぼやけてしまうので注意が必要です。

要点を書き出してからまとめる

資料をまとめる上でポイントとなるのが、始めに「目標と目的」を記載し、そのための実施すべき課題は何かを単語で書き出します。軸の内容が決まったら次に肉付けして、最後に全体の意味が通じているか確認します。

シンプルでわかりやすい書き方

キックオフミーティングの資料の作成の仕方として、参加するメンバーが全員課題をすべて把握しているとは限りません。そこで、初めて話を聞く人に向けた資料レベルでわかりやすい記述を心がけます。そうすることで、メンバー全員の認識のずれをなくすことができます。

アプリの達人になる

要点をポイントアウトする資料作成としては、パワーポイントで概要を説明する方法がおすすめです。その際には、文章を多くすることより、視覚で訴える明確でわかりやすい図で表現します。言葉を要点を伝えるように添えていきます。

また、明確な工程表を説明する場合はエクセルを利用すると便利です。資料の内容により表現するアプリケーションを使い分けます。

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