Search

検索したいワードを入力してください

キックオフミーティングのアジェンダ・資料の作り方・進め方

初回公開日:2018年04月13日

更新日:2020年06月03日

記載されている内容は2020年02月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

今回は、キックオフミーティングの極意についてご紹介します。忙しい時だからこそ、短時間ですぱっとスマートにアジェンダや資料作成をしたいものです。ここでは、資料作成のポイントやキックオフミーティング進行方法の極意をご紹介します。ビジネスシーンでぜひ役立てて下さい。

キックオフミーティングの挨拶

キックオフミーティングの挨拶は、メンバー全員をまとめるのにとても大切なプロセスです。大抵、プロジェクトマネージャーが司会を務めます。司会者は、各メンバーの名前を読み上げ、各担当者は名前と担当タスクと作業概要を端的に説明します。名前と担当するタスクが明確になり、挨拶することで担当者同士のコミュニケーションがしやすくなります。

プロジェクトメンバーの中に、自分が共有化を図らなければならないメンバーがいた時は、挨拶の際に「Aさんとは開発フェーズの際にご協力いただくことになりますが、どうぞよろしくお願いします。」と言葉を添えておくと、相手も自分を覚えてくれましし、気持ちよく仕事ができるので挨拶は大切です。

海外の人との挨拶の注意点

最近では、海外のメンバーもプロジェクトに参画することが多々あります。一番注意が必要な点は、外国から来たビジネスマンにいきなり名刺を渡すのはマナー違反になります。これは日本と逆ですが、注意するべきポイントです。

まずは、海外の方と挨拶する際は名刺を渡すよりも、目と目を合わせて笑いながら挨拶をしながら右手で握手をします。親愛を伝えるためには、右手で握手をしながら左手で相手の手を包みます。名刺は海外のメンバーにとってはメモ程度と思われることがあるため、名刺の裏に突然メモし始めても失礼だと思わないで下さい。

キックオフミーティングの進め方

キックオフミーティングの進め方をご紹介します。具体的に、どのように進めれば良いのでしょうか。

司会

キックオフミーティングのはじめに、司会が進行を進めます。大体はプロジェクトマネージャーが務めます。司会者は会場の一番前、つまり上座に座ります。事前準備として、会場のメンバー全員の配置図を作成し、司会者へ渡しておくとスムーズに進みます。

大きいプロジェクトの場合、複数の企業が関わるケースもあるため、座席表を作成しておくと大変便利です。大規模になると司会者も進行が大変なので、こういった事前準備をしておくと重宝がられるため大事なタスクです。

キックオフミーティングの目的

キックオフミーティングの目的は、プロジェクトなどのゴールをメンバー全員で共有することです。また、メンバー全員が一致団結してゴールへ向かう一体感を生み出すのにも役立ちます。キックオフミーティングの目的を説明する場合、わかりやすい言葉で端的に伝えます。また、PowerPointのように視覚的に訴える方法で説明するのが得策です。

キックオフミーティングの内容

ここからは、具体的にキックオフミーティングの内容について触れていきます。キックオフミーティングの内容は、プロジェクトをどのような方向性にしていくのか決定するために大切です。

議事録

大きなプロジェクトのキックオフミーティングは、複数の担当者だけではなく複数の企業が関わることが多いため、誰が何を発言したのか議事録を取っておきます。一番よい方法は、ボイスレコーダーに録音してから、キックオフミーティングが終わった後に議事録を起こすやり方です。

議事録は重要な発言をしたり、スケジュールの変更が発生した時にとても役立ちますのでおすすめです。

スケジュール

キックオフミーティング前に、タスクを担当する関係者に確認をしてスケジュールを決めておくとスムーズに進みます。ただし、プロジェクトのキックオフミーティングは、必ずしもスケジュールが確定してから開催されるとは限りません。

キックオフミーティング前におおよそのスケジュールを線引きしておいて、キックオフミーティングの協議中に変更したり確定されるケースがあります。

メンバーごとの役割の明確化

プロジェクトに関わる全ての関係者を明確化します。誰がどういうタスクを担当するのかといった詳細まで把握する必要があります。登場人物と役割を明確化することが、キックオフミーティングのキーとなります。この場で、自分のタスクとあの担当者が関わるなど確認をするタイミングとなるため大切です。

この時に使用するのは、体制図をパワーポイントで作成して、メンバーの役割の概要をかいつまんで説明します。

組織の目的と目標を共有

キックオフミーティングの目的を説明します。その後、目的を達成するための目標も伝えます。例えば、目的は「Aという商材の売り上げを伸ばす」、目標は「決算期の3月末を目標に昨年より1.5倍の売り上げ」とします。目的の背景をざっと説明します。

例えば「マーケティングの調査によると、一昨年は土地開発の影響でターゲットエリアから多くの企業の流出があり売り上げが減った。」という内容です。目的、目標、目的の背景を説明するとよりよく目標への意識が高まります。

議題と提案

Latests