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キックオフミーティングのアジェンダ・資料の作り方・進め方

更新日:2020年06月03日

今回は、キックオフミーティングの極意についてご紹介します。忙しい時だからこそ、短時間ですぱっとスマートにアジェンダや資料作成をしたいものです。ここでは、資料作成のポイントやキックオフミーティング進行方法の極意をご紹介します。ビジネスシーンでぜひ役立てて下さい。

資料をまとめる上でポイントとなるのが、始めに「目標と目的」を記載し、そのための実施すべき課題は何かを単語で書き出します。軸の内容が決まったら次に肉付けして、最後に全体の意味が通じているか確認します。

シンプルでわかりやすい書き方

キックオフミーティングの資料の作成の仕方として、参加するメンバーが全員課題をすべて把握しているとは限りません。そこで、初めて話を聞く人に向けた資料レベルでわかりやすい記述を心がけます。そうすることで、メンバー全員の認識のずれをなくすことができます。

アプリの達人になる

要点をポイントアウトする資料作成としては、パワーポイントで概要を説明する方法がおすすめです。その際には、文章を多くすることより、視覚で訴える明確でわかりやすい図で表現します。言葉を要点を伝えるように添えていきます。

また、明確な工程表を説明する場合はエクセルを利用すると便利です。資料の内容により表現するアプリケーションを使い分けます。

キックオフミーティングの挨拶

キックオフミーティングの挨拶は、メンバー全員をまとめるのにとても大切なプロセスです。大抵、プロジェクトマネージャーが司会を務めます。司会者は、各メンバーの名前を読み上げ、各担当者は名前と担当タスクと作業概要を端的に説明します。名前と担当するタスクが明確になり、挨拶することで担当者同士のコミュニケーションがしやすくなります。

プロジェクトメンバーの中に、自分が共有化を図らなければならないメンバーがいた時は、挨拶の際に「Aさんとは開発フェーズの際にご協力いただくことになりますが、どうぞよろしくお願いします。」と言葉を添えておくと、相手も自分を覚えてくれましし、気持ちよく仕事ができるので挨拶は大切です。

海外の人との挨拶の注意点

最近では、海外のメンバーもプロジェクトに参画することが多々あります。一番注意が必要な点は、外国から来たビジネスマンにいきなり名刺を渡すのはマナー違反になります。これは日本と逆ですが、注意するべきポイントです。

まずは、海外の方と挨拶する際は名刺を渡すよりも、目と目を合わせて笑いながら挨拶をしながら右手で握手をします。親愛を伝えるためには、右手で握手をしながら左手で相手の手を包みます。名刺は海外のメンバーにとってはメモ程度と思われることがあるため、名刺の裏に突然メモし始めても失礼だと思わないで下さい。

キックオフミーティングの進め方

キックオフミーティングの進め方をご紹介します。具体的に、どのように進めれば良いのでしょうか。

司会

キックオフミーティングのはじめに、司会が進行を進めます。大体はプロジェクトマネージャーが務めます。司会者は会場の一番前、つまり上座に座ります。事前準備として、会場のメンバー全員の配置図を作成し、司会者へ渡しておくとスムーズに進みます。

大きいプロジェクトの場合、複数の企業が関わるケースもあるため、座席表を作成しておくと大変便利です。大規模になると司会者も進行が大変なので、こういった事前準備をしておくと重宝がられるため大事なタスクです。

キックオフミーティングの目的

キックオフミーティングの目的は、プロジェクトなどのゴールをメンバー全員で共有することです。また、メンバー全員が一致団結してゴールへ向かう一体感を生み出すのにも役立ちます。キックオフミーティングの目的を説明する場合、わかりやすい言葉で端的に伝えます。また、PowerPointのように視覚的に訴える方法で説明するのが得策です。

キックオフミーティングの内容

次のページ:議事録

初回公開日:2018年04月13日

記載されている内容は2020年02月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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