キックオフミーティングのアジェンダ・資料の作り方・進め方

ここからは、具体的にキックオフミーティングの内容について触れていきます。キックオフミーティングの内容は、プロジェクトをどのような方向性にしていくのか決定するために大切です。

議事録

大きなプロジェクトのキックオフミーティングは、複数の担当者だけではなく複数の企業が関わることが多いため、誰が何を発言したのか議事録を取っておきます。一番よい方法は、ボイスレコーダーに録音してから、キックオフミーティングが終わった後に議事録を起こすやり方です。

議事録は重要な発言をしたり、スケジュールの変更が発生した時にとても役立ちますのでおすすめです。

スケジュール

キックオフミーティング前に、タスクを担当する関係者に確認をしてスケジュールを決めておくとスムーズに進みます。ただし、プロジェクトのキックオフミーティングは、必ずしもスケジュールが確定してから開催されるとは限りません。

キックオフミーティング前におおよそのスケジュールを線引きしておいて、キックオフミーティングの協議中に変更したり確定されるケースがあります。

メンバーごとの役割の明確化

プロジェクトに関わる全ての関係者を明確化します。誰がどういうタスクを担当するのかといった詳細まで把握する必要があります。登場人物と役割を明確化することが、キックオフミーティングのキーとなります。この場で、自分のタスクとあの担当者が関わるなど確認をするタイミングとなるため大切です。

この時に使用するのは、体制図をパワーポイントで作成して、メンバーの役割の概要をかいつまんで説明します。

組織の目的と目標を共有

キックオフミーティングの目的を説明します。その後、目的を達成するための目標も伝えます。例えば、目的は「Aという商材の売り上げを伸ばす」、目標は「決算期の3月末を目標に昨年より1.5倍の売り上げ」とします。目的の背景をざっと説明します。

例えば「マーケティングの調査によると、一昨年は土地開発の影響でターゲットエリアから多くの企業の流出があり売り上げが減った。」という内容です。目的、目標、目的の背景を説明するとよりよく目標への意識が高まります。

議題と提案

キックオフミーティングで目的と目標を伝えた後、議論する問題点や課題を挙げていきます。その際、課題と問題点に対し、暫定的な提案内容を盛り込みます。もし、課題と問題点に対し、多くの意見を受けたい場合は、それぞれの担当者へ意見を振ります。その際、司会者が各担当者の役割を理解しているのが理想的です。

ファシリエーターの役割

キックオフミーティングでは、課題や問題点を予定していた通りに進めていても、必ず脱線することがあります。それぞれの人が考えることなので、思ったことをその場で言うこともあります。そういう時に、話の筋道を戻していくファシリエーターが重要になっていきます。大抵、司会者がファシリエーターになることが多々あります。

ファシリエーターが話の筋道を戻すことで、効率良くキックオフミーティングを進めることができます。

質疑応答

キックオフミーティングのお題目を全部話し終わった後、質疑応答の時間を作ります。ここでメンバー全員が疑問に思ったことや確認したいことを自由に話をします。質疑応答は発言内容に誤りがあるないの問題ではなく、全員の疑問を解消する場です。認識のずれをなくすためのプロセスなのでとても大切です。

また、この質疑応答の際、質問をしやすい雰囲気作りというのも大切になります。恥ずかしがり屋の担当者もいるため、こちらから該当の担当者へ質問を投げかけて質疑応答へ結びつけたりしながら、会話を円滑に進めていきます。

ルールを共有

キックオフミーティングで決まった課題と問題点に着手する際、課題管理表などを作成してメンバー全員と共有することがあります。この課題管理表を更新するのは毎週月曜日にするなど、共通のルールがある場合はここで共有をしていきます。

次の予定を確認する

キックオフミーティングを終える前に、定期的なミーティングを設ける場合は、次の日程を調整します。この時点で決まらない場合は、開催者がスケジュールを調整して、スケジュール管理をします。

プロジェクトの管理者はほとんどがプロジェクトマネージャーになるため、プロジェクトマネージャーが管理表を管理し、スケジュール調整はリーダーという体制になることが多いです。プロジェクトメンバーはそれぞれのタスクがあるため、キックオフミーティングの最後についでに日程を抑えてしまった方が後々スムーズです。

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