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捺印と押印の違い・シャチハタ・サインでも良いのか|マット

初回公開日:2018年04月15日

更新日:2020年05月30日

記載されている内容は2018年04月15日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

日本ははんこ社会です。私たちは、銀行、役所、会社、荷物の受け取りなど、日常生活の様々なシーンで、はんこを使っています。今回は、意外と知らずに使っている「捺印」と「押印」の違いや、そのルールについて見ていきます。是非ご覧ください。

同じじゃない!?「捺印」と「押印」の違いって?

実は、印鑑を押す行為は同じでも、「捺印」と「押印」はその使い方によって違うということをご存知でしたか。

通常、ビジネスの場面においては、「署名捺印」、「記名押印」という組み合わせで多く使われています。その呼び方のとおり「署名捺印」は「署名(本人が自ら氏名を書くこと)」したものに印鑑を押すこと、「記名押印」は「記名(代理人が書いたり、印刷したもの、ゴム印での可)」したものに印鑑を押すことを指しています。

重要度は「署名捺印」が最も高く、次に「署名」、「記名押印」となるため、通常契約書などには署名捺印が求められます。「記名」では印刷やゴム印でも良いため、あまり重要度は求められません。

「なんとなく「捺印」と「押印」を同じように使っていた。」という方は、「捺印」と「押印」とは明確に使い方が分けられていますので注意するようにしましょう。

「捺印」の読み方

「捺印」は「なついん」、「押印」は「おういん」と読みます。普段からあまり耳にしたり、言葉に出したりしない言葉なので、一瞬読み方に戸惑ってしまう方もいるでしょう。ビジネスの基本として読めるようにしておきましょう。

捺印はシャチハタでもいいの?

捺印と押印の違い・シャチハタ・サインでも良いのか|マット
※画像はイメージです

一般的に重要度の高い書類への捺印はシャチハタは向かないとされています。シャチハタはポンポン手軽に押せて、朱肉も不要ですから持ち運びにも便利ですが、なぜシャチハタではだめなのでしょうか。

そもそも、「シャチハタ」は会社の名称です。一般的に「シャチハタ」と呼ばれるものは実は「Xスタンパー」と呼ばれる商品です。その商品名からお分かりのとおり通称「シャチハタ」はスタンプですので、使用されているインクは朱肉よりも劣化しやすく、長期間放置しておくと、印影がにじんだり、薄くなってきたりします。

そのため、シャチハタで押した書類は長期保存には向かず、重要書類に使用することができないとされています。また、シャチハタの印影部分はゴムで作られており、変形しやすく、印影が崩れたりする可能性もあることも、シャチハタが重要書類への押印に向かない理由です。使う際は注意しましょう。

銀行印と認印って違うの?捺印する印鑑の例

シャチハタ以外にも、印鑑の種類は色々あります。代表的な印鑑は以下の3つになります。

・実印
役所に登録申請した印鑑のことで、契約書の取り交わし時などに必要になります。紛失すると悪用される恐れがありますので、万が一紛失、盗難が分かった場合には、すぐに役所や警察に届け出、改印の手続きをしましょう。

・銀行印
金融機関で口座開設などに必要な印鑑のことです。お金に関係するものですので、リスクを避けるためにも実印や認め印とは別に作っておきましょう。

・認印
印鑑登録をしていない姓のみの簡単な作りの印鑑のことです。100円ショップなどで売っているものを見かけます。

使う場面によって、印鑑を使い分けることは大変ですが、万が一のリスクに備えて持っておくことをお勧めします。念のため種類と保管場所は忘れないようにしましょう。

捺印はサインでも良いの?

では印鑑を持っていない時、サイン(署名)でも代用できるのでしょうか。

現在の日本においては、契約書類などの重要書類には署名とともに捺印も求められることがほとんどです。日本での昔からの慣習によるところも大きいのですが、訴訟などが起こった際に、書類が証拠として提出される場合は、捺印がないとその署名が本人の意思でされたものかどうかの判断が難しく、証拠能力が低いと判断される傾向があるからです。

そのためにも重要な書類には、署名(サイン)のほかに、捺印をそろえておく必要があります。どうしても署名(サイン)のみになる場合は、住所を記載するなど証拠能力を高めておくと良いでしょう。

領収書にはサインでも有効?

一方で、日常生活の中での受領書や領収書、荷物の受け取りなどについてはサインで済ませられることが多いです。

荷物の場合と、金銭(代金)の受け取りの場合については、考え方がやや異なります。荷物は「受領書」という扱いになりますので、会社の場合は社名ゴム印(必要であれば角印)、個人の場合は、名字のみのサインで足ります。

金銭(代金)は「領収書」という扱いになりますので、会社の場合は、住所、社名、社判と担当者印が求められることもあります。個人の場合は、フルネームの署名で足りますが、その署名の真偽を判断する証拠能力を考慮するのであれば、住所などの記載もしておくべきです。

捺印を依頼するときの注意点

社内の捺印依頼については、ほとんどの会社が「捺印台帳」のようなチェック表を用意していますので、台帳に記入、しかるべき部署に提出すれば事足ります。

ただし、外部の方へメールや郵送などで、捺印および書類の返送を依頼する場合は、相手のに配慮して送付する注意が必要です。注意点を以下のようにまとめましたので参考にしてください。

・捺印箇所には、付箋などで相手にわかるように捺印箇所を示すこと。
・「署名捺印」「記名押印」など用語を間違えずに使うこと。
・返信を依頼する場合は、返信用の封筒などを用意すること。
・送付の場合は必ず、簡易書留や配達記録郵便などで送ること。
・送付書類の概要や注意事項などを記載した送付状を添付すること。

契約書の取り交わしはビジネスの場においてとても重要な局面です。十分注意してやり取りするようにしましょう。

捺印依頼の送付状の書き方(文例)

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