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捺印と押印の違い・シャチハタ・サインでも良いのか|マット

初回公開日:2018年04月15日

更新日:2020年05月30日

記載されている内容は2018年04月15日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

日本ははんこ社会です。私たちは、銀行、役所、会社、荷物の受け取りなど、日常生活の様々なシーンで、はんこを使っています。今回は、意外と知らずに使っている「捺印」と「押印」の違いや、そのルールについて見ていきます。是非ご覧ください。

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同じじゃない!?「捺印」と「押印」の違いって?

実は、印鑑を押す行為は同じでも、「捺印」と「押印」はその使い方によって違うということをご存知でしたか。

通常、ビジネスの場面においては、「署名捺印」、「記名押印」という組み合わせで多く使われています。その呼び方のとおり「署名捺印」は「署名(本人が自ら氏名を書くこと)」したものに印鑑を押すこと、「記名押印」は「記名(代理人が書いたり、印刷したもの、ゴム印での可)」したものに印鑑を押すことを指しています。

重要度は「署名捺印」が最も高く、次に「署名」、「記名押印」となるため、通常契約書などには署名捺印が求められます。「記名」では印刷やゴム印でも良いため、あまり重要度は求められません。

「なんとなく「捺印」と「押印」を同じように使っていた。」という方は、「捺印」と「押印」とは明確に使い方が分けられていますので注意するようにしましょう。

「捺印」の読み方

「捺印」は「なついん」、「押印」は「おういん」と読みます。普段からあまり耳にしたり、言葉に出したりしない言葉なので、一瞬読み方に戸惑ってしまう方もいるでしょう。ビジネスの基本として読めるようにしておきましょう。

捺印はシャチハタでもいいの?

捺印と押印の違い・シャチハタ・サインでも良いのか|マット
※画像はイメージです

一般的に重要度の高い書類への捺印はシャチハタは向かないとされています。シャチハタはポンポン手軽に押せて、朱肉も不要ですから持ち運びにも便利ですが、なぜシャチハタではだめなのでしょうか。

そもそも、「シャチハタ」は会社の名称です。一般的に「シャチハタ」と呼ばれるものは実は「Xスタンパー」と呼ばれる商品です。その商品名からお分かりのとおり通称「シャチハタ」はスタンプですので、使用されているインクは朱肉よりも劣化しやすく、長期間放置しておくと、印影がにじんだり、薄くなってきたりします。

そのため、シャチハタで押した書類は長期保存には向かず、重要書類に使用することができないとされています。また、シャチハタの印影部分はゴムで作られており、変形しやすく、印影が崩れたりする可能性もあることも、シャチハタが重要書類への押印に向かない理由です。使う際は注意しましょう。

銀行印と認印って違うの?捺印する印鑑の例

シャチハタ以外にも、印鑑の種類は色々あります。代表的な印鑑は以下の3つになります。

・実印
役所に登録申請した印鑑のことで、契約書の取り交わし時などに必要になります。紛失すると悪用される恐れがありますので、万が一紛失、盗難が分かった場合には、すぐに役所や警察に届け出、改印の手続きをしましょう。

・銀行印
金融機関で口座開設などに必要な印鑑のことです。お金に関係するものですので、リスクを避けるためにも実印や認め印とは別に作っておきましょう。

・認印
印鑑登録をしていない姓のみの簡単な作りの印鑑のことです。100円ショップなどで売っているものを見かけます。

使う場面によって、印鑑を使い分けることは大変ですが、万が一のリスクに備えて持っておくことをお勧めします。念のため種類と保管場所は忘れないようにしましょう。

捺印はサインでも良いの?

では印鑑を持っていない時、サイン(署名)でも代用できるのでしょうか。

現在の日本においては、契約書類などの重要書類には署名とともに捺印も求められることがほとんどです。日本での昔からの慣習によるところも大きいのですが、訴訟などが起こった際に、書類が証拠として提出される場合は、捺印がないとその署名が本人の意思でされたものかどうかの判断が難しく、証拠能力が低いと判断される傾向があるからです。

そのためにも重要な書類には、署名(サイン)のほかに、捺印をそろえておく必要があります。どうしても署名(サイン)のみになる場合は、住所を記載するなど証拠能力を高めておくと良いでしょう。

領収書にはサインでも有効?

一方で、日常生活の中での受領書や領収書、荷物の受け取りなどについてはサインで済ませられることが多いです。

荷物の場合と、金銭(代金)の受け取りの場合については、考え方がやや異なります。荷物は「受領書」という扱いになりますので、会社の場合は社名ゴム印(必要であれば角印)、個人の場合は、名字のみのサインで足ります。

金銭(代金)は「領収書」という扱いになりますので、会社の場合は、住所、社名、社判と担当者印が求められることもあります。個人の場合は、フルネームの署名で足りますが、その署名の真偽を判断する証拠能力を考慮するのであれば、住所などの記載もしておくべきです。

捺印を依頼するときの注意点

社内の捺印依頼については、ほとんどの会社が「捺印台帳」のようなチェック表を用意していますので、台帳に記入、しかるべき部署に提出すれば事足ります。

ただし、外部の方へメールや郵送などで、捺印および書類の返送を依頼する場合は、相手のに配慮して送付する注意が必要です。注意点を以下のようにまとめましたので参考にしてください。

・捺印箇所には、付箋などで相手にわかるように捺印箇所を示すこと。
・「署名捺印」「記名押印」など用語を間違えずに使うこと。
・返信を依頼する場合は、返信用の封筒などを用意すること。
・送付の場合は必ず、簡易書留や配達記録郵便などで送ること。
・送付書類の概要や注意事項などを記載した送付状を添付すること。

契約書の取り交わしはビジネスの場においてとても重要な局面です。十分注意してやり取りするようにしましょう。

捺印依頼の送付状の書き方(文例)

では送付状に記載する捺印依頼の文章については、どのように書けばよいでしょうか。

・「○○をお送りさせていただきましたので、内容をご確認いただき、ご署名ご捺印のうえご返送くださいますようお願い申し上げます。」
・「(付箋箇所)にご捺印の上、折り返しご送付くださいますようお願い申し上げます。」
・「(付箋箇所)にご住所とお名前を記入いただき、ご捺印のうえ、折り返し○月○日までに(当社着)ご送付下さいますようお願い申し上げます。」
・「(付箋箇所)に必要事項を記載、押印のうえ、○月○日までに○○までご持参くださいますようお願いいたします。」

送付書類の種類などに応じて、文例は参考にしてください。送付状ですので時候の挨拶などは不要ですが、テンプレートなども参考にしながら、頭語となる簡単な挨拶などは入れて送るようにしましょう。

捺印する場所は決まっているの?

捺印と押印の違い・シャチハタ・サインでも良いのか|マット
※画像はイメージです

荷物の受け取りなどの場合に押す場合は、場所を決めずに、適当に押してしまっても問題ありません。ただし、契約書などの重要書類に捺印する場合は、好き勝手に押すわけにはいきません。

ほとんどの場合は、捺印を依頼する側から、「この場所に押してくださいね」という風に捺印場所が示されていますので、それに従って捺印します。

契約書などは、一番始めのページ若しくは一番最後のページに、契約当事者全員の署名捺印欄が設けられていることが多いです。書類が袋とじになっている場合や、(正)(副)でワンセットの場合は、帯などに割り印の場所が示されており、作り変えられた書類でないことを証明しています。

捨印などは、場所は定めず、余白を利用して捺印することがほとんどです。

捺印する位置は?

捺印する場所は、印鑑の種類によっても書類によっても異なります。ここでは、個人の場合と法人の場合とに分けてご説明します。

個人の場合の捺印位置

印鑑証明が必要な実印を押す場合は、その印鑑が本物かどうかを証明するためにも、住所や署名などの他の文字に重ならないに押すようにしましょう。

万が一他の文字などに重なってしまったことにより、印影が滲んてしまったり、見えなくなってしまったりした場合は、本物かどうかの証明ができなくなる可能性もありますので、はっきり見える位置に押す必要があります。

印鑑証明が不要な銀行印などを押す場合は、逆に他の文字と少し重なる程度に押したほうが良いでしょう。偽造やセキュリティの観点から、綺麗に印影が見えてしまうと写し取られてしまう危険性もあります。

よく、捺印箇所に「印」という文字を入れている書類がありますので、実印以外の印鑑の場合は利用すると良いでしょう。

法人の場合の捺印位置

法人の場合は、「丸印(実印、社長印など)」と「角印(社印)」の二種類が使われます。

丸印を押す場合は、個人の実印同様、文字に重ならないように名前の横に押印する位置が一般的です。

角印を押す場合は、社名の一番最後の文字に少し重なるように押すやり方が多く見られます。

まれに丸印と角印を両方押す場合がありますが、丸印は社名表示の横、角印は重ならないように、住所社名表記全体の真ん中に押すと綺麗に見えます。

おすすめの捺印用のマット

「マットは100円ショップのもので十分」という方も多いですが、最近は、よく見かける緑色のマットの他にもさまざまな種類のものが出ています。自分の仕事スタイルに合ったものを見つけてみましょう。

シャチハタ 捺印マット印マット4 なつ印 筆記用

筆記と捺印が両面で使えるタイプです。価格面でも購入しやすい金額です。小さすぎず大きすぎないので携帯にも便利です。

捺印用面と筆記用面があり、どちらも程よい固さで使いやすいです。

筆記面には「こちらは筆記面」というような記載があるので間違えることはありません。
寸法はだいたい約束手形ぐらいのサイズなので小さすぎず大きすぎずといったところですかね。

出典: https://www.amazon.co.jp/%E3%82%B7%E3%83%A3%E3%83%81%E3%8... |

共栄プラスチック 下敷 オリオンズ 硬筆用

こちらは筆記メインの下敷きタイプ。一枚持っていると、履歴書なども書きながら、捺印マットとしても利用できるという優れものです。下敷きタイプなので、持ち運びにもかさばらなくて使いやすい商品です。

説明を読んだだけではイメージがつかないでしょうが、事務職の机に強いてある柔らかくて厚手のビニールシートを下敷きに応用したものだと思うと、わかりやすいでしょう。下敷きというとプラスチックの板を連想しがちで、この重めでグニャッとした質感になじめないかもしれません。鉛筆で文書を書かねばならない人には重宝すると思います。

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クローバー カラフル 捺印 マット

女性で社内用でしたら、こんな色味のマットもかわいいです。二色のうちどちらかとのことですが、どちらも女性らしいカラーです。薄いので、机の中でも邪魔にならないのが嬉しい商品です。

色が選べなかったので購入前に悩みましたがどちらの色も綺麗だったので注文したら欲しかったピンクが届いて良かったです。柔らかいゴムで薄いのですが携帯用としては充分でした。

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捺印マットがない時は!?その代用品

不動産の契約の際など、連続して何枚も捺印をする場合などは、不動産屋や銀行の方が、捺印の際に下に敷くマットを用意してくれますので、困ることはありません。

ただし、普段からマットを一緒に持ち歩いている方は少ないでしょう。マットなしで押したら、印影が欠けてしまったり、はんこが滑って、ずれてしまったりしたことはありませんか。その際は何か手元にあるもので代用することもできます。

・手帳
手帳やスケジュール帳のカバーは大体柔らかい素材でできていることが多いので、これを下に敷いて押印すればほぼマットと同じ感触で捺印することができます。

・消しゴム
ちょっと小さいですが、ゴムですから、マットとほぼ同じ感覚で押すことができます。

・ティッシュ
ティッシュを何回か折り曲げて、書類の下に敷いて押すとマットの代わりになります。押した後のティッシュではんこを拭くこともできますので便利です。

「はんこ」にまつわる言葉のいろいろ

最後に「はんこ」にまつわる言葉を少し見てみましょう。

「はんこ」の語源は「版行」、「判子」は実は当て字と言われています。また、手にもって押すはんこのことを、印鑑と呼んだりしますが、実ははんこ本体は「印章」、そして、印章を押した跡、紙に押された形が「印影」、「印鑑」と本来は使われます。

ただ現在は、「はんこ」や「印鑑」も同じように使われていますので、あまり気にすることはないでしょう。

日本のはんこの歴史は、あの有名な「漢委奴国王」の金印まで遡ります。そして、明治6年に太政官布告が敷かれ、公式書類に実印を捺印する制度が始まるまで、さまざまな変遷を経てきました。興味のある方は調べてみると面白いでしょう。

知っていると得する!?はんこのルール

社会人になると、プライベートでもビジネスでも、印鑑を使う機会は格段に増えます。でも意外と捺印や押印のルールについて、理由も含めて教わる機会は少ないのではないでしょうか。

ルールを知っているのと知らないのとでは、大違いです。特にビジネスでは相手との信頼関係にも関わってきます。最低限のルールとマナーを覚えて、ぜひビジネスチャンスに活かして下さい。

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