「下記」の意味と正しい使い方・例文４つ・「下記の通り」とは

例文3：社内メール

社内の報告や連絡をするためにメールを送付する場合は、文書とは少し異なる形式となります。形式的すぎると余計にメールが読みにくくなるので注意しましょう。

例文：
表題の件、下記のとおり会議を開催いたします。

議題：○○について
日時：○月○日　○時から○時
場所：○○棟○○会議室

以上

ご不明な点がございましたらご連絡ください。

ビジネス文書のルール

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ビジネス文書とは、ビジネスにおける連絡事項や伝達しなければならないことを相手に伝える文書のことです。ビジネス文書は社内に送付するものか、社外に送付するものかによっても表現が異なります。

社会人であれば「下記のとおり」という言葉を使う場合と同じく、正しいビジネス文書の書き方を把握しておく必要があります。ではビジネス文書の正しい書き方とルールについてくわしくご紹介していきましょう。

前付・書き出し

ビジネス文書の書き出しは、なぜこの文書を送付するのかがわかりやすく明記されているかがポイントです。記入した日時や宛名はもちろん、文書番号を記載する場合もあります。

ビジネス文書の書き出しも本文と同じくあまり長い文章にならないよう、内容は短く簡潔に記入することが重要です。ではビジネス文書の書き出しに必要な項目を１つずつ見ていきましょう。

文書番号

ビジネス文書を送付する場合は、文書番号を紙面の右上に記載する場合があります。文書番号を明記することは、ビジネス文書を保存する際にわかりやすいなどのメリットがあります。

文書番号は、「営業部1－1」や「発10総ー第10号」のように記載します。「第○号」とすることで、いつ頃、何回目に文書を送付しているかということが明確にわかります。社内メールなどでは文書番号を明記しないため注意しましょう。

発信年月日

ビジネス文書を郵送で送付する場合などは、相手がいつ発送したかが明確にわかるように発信年月日を必ず記入することが一般的です。発信年月日がビジネス文書の右上に記載します。

文書作成した日を発信年月日とする方もいますが、正確にはビジネス文書を発信した年月日となります。社内メールなどの場合は、いつメールを送信したかは自動的に明記されるため不要です。

宛名

ビジネス文書においても手紙と同じく「宛名」を明記します。「宛名」は氏名や部署名など、送付する相手によって敬称などが異なります。

個人に宛ててビジネス文書を送付する場合は「○○様」となります。また社内でも丁寧な表現を使いたい場合は「○○殿」と書きます。また相手が複数の場合は「○○各位」と明記する場合もあります。誰に対してビジネス文書を送付するかにより名称が異なる点に注意しましょう。

発信者名

発信者名とは、ビジネス文書を作成した人の氏名を記載します。発信者名を記入する場所は、宛名より少し下がった場所に記載します。

発信者名はビジネス文書を作成した人の氏名を明記しますが、公式の文書の場合はビジネス文書を作成した人ではない場合もあります。

ビジネス文書を会社として送付する場合は、会社の社長や役員名で記載する場合もあるため事前に確認しておきましょう。

本文

ビジネス文書の書き出しは、誰がいつ発信したものかを明記します。本文は相手に対する挨拶の言葉にはじまり、相手に伝えたい情報をわかりやすく簡潔にまとめるのがポイントです。

本文にも件名をはじめ、頭語「拝啓」などをつけるというルールがあります。相手に失礼のないよう正しくビジネス文書を作成しましょう。

ではビジネス文書を作成する上で重要な「本文」に関するルールを項目ごとにくわしく見ていきましょう。

件名

件名とは、ビジネス文書のタイトルを表わす部分です。「○○の件について」「○○のご案内」などの短い内容で示すのがルールです。

お見舞いなどの場合は「件名」は不要となります。相手にどのような内容に関する文書なのかが明確にわかるように記載しましょう。

頭語