「下記」の意味と正しい使い方・例文４つ・「下記の通り」とは

「頭語」とは、手紙や文書のはじめ使う言葉で「結語」と言われる言葉とセットで使用する言葉です。「頭語」の代表例としては、「拝啓」があります。

「拝啓」はビジネス文書においても使用する頭語で、結語は「敬具」となります。ほかにも「前略」などの頭語もありますが、「前略」は親しい相手に対して使用する言葉のためビジネス文書には不向きです。「頭語」にもさまざまな種類があるため間違えないようにしましょう。

時候の挨拶

「時候の挨拶」とは、季節に合わせた挨拶のことを意味します。「時候の挨拶」は季節に合わせて表現を変えます。

たとえば1月の場合は、「新春の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます」などと表現します。2月の場合は「梅花の候」など、はじめの言葉を季節に合わせて変えましょう。

感謝の挨拶

ビジネス文書を送る相手は、頻繁に取引する相手の場合もあれば、半年に1度しか取引のない会社もあります。普段から頻繁に取引をしている会社や相手にビジネス文書を送付する場合は、日頃の感謝を込めて挨拶をしましょう。

たとえば、「いつも弊社をご愛顧いただき誠にありがとうございます」などの言葉を挨拶として使用してもいいでしょう。

用件

「下記のとおり」という言葉を使用する場合は、用件の部分の記載方法にも注意が必要です。ビジネス文書では「用件」を明確に記載するために、項目ごとに箇条書きにするといいでしょう。

1文が長い文章は相手にしっかりと情報を伝えづらく、結局何が大事なのか相手に伝わりづらくなるため注意しましょう。

結論

「結論」とは、ビジネス文書を送付するに際し相手に何をして欲しいのかを明確に記載することです。たとえば、式典やパーティーへの招待の場合は「出欠を○月○日までにFAXにて送付をお願いします」のように伝えます。

結語

ビジネス文書の頭に「頭語」という言葉を使用しますが、「頭語」は「結語」はセットで使用します。「結語」は文書の最後に締めくくる言葉となります。

頭語が「拝啓」の場合は、結語に「敬具」を使用するようにしましょう。

ビジネス文書で「下記」をうまく使いこなす

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ビジネス文書でよく使用する「下記」という言葉は、文書の内容を明確に伝える上で便利な言葉の1つです。

「下記」という言葉は「下記のとおり」「下記について」などと使用し、下に詳細を書いている旨を表わす言葉です。「下記のとおり」を使用した場合は文書をさらに見やすくするためにいくつかのルールがあります。

ビジネスマナーとしては基本的なことなのでしっかり覚えておきましょう。