「ご担当者様」の意味｜使い方・例文・注意点・英語表現について紹介

更新日：2024年03月19日

ビジネスシーンで見かけることの多い「ご担当者様」という言葉を正しく使用できていますか。この記事では「ご担当者様」を正しく理解するためのポイントを紹介しています。ビジネスシーンで正しいコミュニケーションを目指す際に、是非活用してみて下さい。

「ご担当者様」という言葉は、ビジネスシーンにおいて使用されることの多い表現の1つです。手紙などの郵便物の封筒やメールの宛名、電話や企業へ訪問する際など、いろいろな場面で使用されています。

ですが、この「ご担当者様」という言葉を使用する時に、御中の代わりとして使用できるのか、二重敬語となってしまわないか、目上の人に対して使用できるのかなど、正しい使い方に不安があるという人もいるのではないでしょうか。

本記事では「ご担当者様」の意味や使い方、例文、注意点に加え、英語表現についても紹介しています。

記事を読むことで、「ご担当者様」を正しく使えるようになるでしょう。

「ご担当者様」という言葉の正しい使い方に自信のない人は、是非この記事を参考にして正しい使い方を理解しておきましょう。

「ご担当者様」の意味

「ご担当者様」という言葉は、団体や組織に属する個人を意味する言葉です。その団体や組織の担当者となる人の名前が分からない場合、担当者の名前を漢字でどのように書けば良いか自信がない場合に使用されます。

本来であれば個人名を宛先としてコミュニケーションをとるのが1番良いのですが、名前を確認するのに時間や手間がかかる、複数の担当者がいる場合に誰宛として良いか分からない場合には「ご担当者様」という書き方や呼び方を使用することが可能です。

「担当者様」という表現でも意味は通じるかと思いますが、より丁寧な表現となる「ご担当者様」という言葉の使用をおすすめします。

「ご担当者様」の使い方・例文

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「ご担当者様」という言葉は書き言葉だけではなく、口頭でのやりとりでも広く使われている言葉です。ここではメール、取引先訪問時や電話で使用する際の使い方や例文を紹介します。

担当者名が分からないなどといった場合のビジネスコミュニケーション方法として、是非参考にしてみて下さい。

社内向けメールの場合

社内向けでメールを出す時に、他部署における担当者の名前が分からない場合、「ご担当者様」という言葉をメールの宛名として使用できます。

ここでの使い方として「ご担当様」とならないように注意が必要です。かならず「ご担当者様」と表記するようにしましょう。

担当者が1人と分かっている場合は、部署名を加えて「総務部〇〇ご担当者様」とします。また社内メールであれば「ご担当者様」から「ご」をとって「総務部〇〇担当者様」という宛名でも大丈夫です。

担当者が複数と分かっている場合は「様」の代わりに「各位」を使って、「総務部〇〇担当者各位」という表現方法を使用します。

それぞれの場合によって、使い分けができるようにしておきましょう。

社外向けメールの場合

取引先など、社外との業務を進める際にメールを出す時、はじめてメールを送るので担当者が誰だか分からない場合や担当者氏名にどのような漢字が使われているか自信がない場合、「ご担当者様」という言葉をメールの宛名として使用することが可能です。

担当者が1人と分かっている場合は、会社名と部署名を前に加え「〇〇株式会社総務部〇〇ご担当者様」といった形で使用するようにしましょう。

担当者が複数の場合は、社内向けメール同様に「〇〇株式会社総務部〇〇ご担当者各位」という表現を使用します。

社外向けメールでは担当者の名前に誤りがあると、メールが担当宛に届くまでに時間がかかるなど、ビジネスに影響を与えかねません。担当者の個人名に少しでも不安がある時には、「ご担当者様」を使うようにしましょう。

取引先を訪問する際に担当者と面識がない場合

取引先などへ企業訪問する際、取引先の担当者とまだ面識がない場合で担当者に取り次いでもらう時に「ご担当者様」という言葉を使えます。

訪問先で取次をお願いする場合、まずは自分が名乗ってから、企業訪問の目的を説明した上で「ご担当者様にお取次お願いできますでしょうか」といった丁寧な対応を心がけるようにしましょう。

面識のある場合や事前にやりとりがある場合で担当者の氏名を忘れてしまったり、間違えてしまうと、とても失礼にあたります。

このようなミスが起こらないように名前を書きとめて確認する、どうしても名前がわからない場合は「ご担当者様」という言葉を使うようにしましょう。

電話で応対する場合

電話をかける際、担当者の名前がわからない時に取次をお願いする場合にも「ご担当者様」という言葉を使えます。

訪問時と同様に、まずは自分が名乗ってから電話の目的を説明した上で「ご担当者様はご在席でしょうか」などといった形で、丁寧な対応を心がけましょう。

担当者の部署が分かっている場合は「総務部のご担当者様はご在席でしょうか」と、部署名も伝えてあげれば、スムーズな取次が可能となります。