「ご担当者様」の意味｜使い方・例文・注意点・英語表現について紹介
更新日：2024年03月19日
「ご担当者様」という言葉を使う際には、理解しておいた方が良い注意点がいくつかあります。
「ご担当者様」という言葉を使ってビジネスでコミュニケーションをとる際には、ここで紹介されている注意点を参考にしてみて下さい。
二重敬語に注意する
「ご担当者様」という言葉は「ご」という尊敬語と「様」という尊敬語が2つ使用されているので、二重敬語ではと思ってしまう人もいるかもしれません。ですが「ご」と「様」はセットで用いられることも多く、正しい敬称となります。
一方で「様」と「各位」を一緒に使うと二重敬語となり、文法的に誤りとなります。担当者が1人と分かっている場合は「ご担当者様」、複数と分かっている場合は「ご担当者各位」と表現し、「様」と「各位」が同時に使われることがないようにしましょう。
個人名がわかる場合は使わない
すでに何度かメールのやりとりをしている場合や名刺交換が済んでいる場合は、担当者の名前を宛名に記載し「ご担当者様」という言葉を使用するのは避けましょう。
すでに面識があるのに「ご担当者様」という言葉を使ってしまうと、相手に対して失礼となり、相手が不信感を抱いてしまう場合もあります。
このようなミスが起こらないよう、注意が必要です。
担当部署は省略せずに正式名称を記載する
担当部署が分かっている場合は「〇〇株式会社 ご担当者様」だけでなく、担当部署名を記載して「〇〇株式会社 総務部 ご担当者様」とするように注意しましょう。
また担当部署名は正しく記載する必要があります。例えば、総務部人事課であれば「〇〇株式会社 総務部人事課 ご担当者様」と記載し、総務部だけまたは、人事課だけといった不完全な部署名の記載は避けるようにしましょう。
「御担当者様」とは記載しない
「ご担当者様」の「ご」を漢字にして「御担当者様」という表記も可能ですが、一般的には使用されていません。
「ご」は平仮名のまま、「ご担当者様」という表記をするようにしましょう。
目上の人に使うことができる
「ご担当者様」という言葉は「ご」と「様」の2つの尊敬語が使われている、とても丁寧な言葉です。
ビジネスシーンにおいて、目上となる方や取引先に対して使っても失礼にはあたりません。名前を間違えてしまう方が問題となるので、名前が不確かであれば「ご担当者様」という言葉を使うようにしましょう。
「ご担当者様」の英語表現
「ご担当者様」を表す英語として「To whom it may concern」という表記があります。担当者が誰かわからない時に一般的に使用されている表記です。またDear＋担当部署という表記も併用可能です。
「経理部 ご担当者様」を英語で表したい時は「Someone in charge of Accounting Department」と表記します。
もし総務部のご担当者様としたい場合は経理部の英語表記となる「Accounting Department」の部分を、総務部の英語表記となる「General Administration Department」へと変更してみましょう。
「ご担当者様」の意味を理解して正しく使いましょう
「ご担当者様」の意味、使い方、例文、注意点や英語表現について紹介してきました。
手紙や郵便物の封筒やメールの宛名、訪問時や電話など、色々な場面で使用される「ご担当者様」という言葉には、二重敬語にあたる使い方や部署の省略はしないといったいくつかの注意点がありました。
ビジネスシーンにおいて使用頻度の高い言葉となるので、是非この記事を「ご担当者様」の正しい使用方法の習得に向けて、役立ててみてはいかがでしょうか。
初回公開日：2017年11月13日
記載されている内容は2022年11月14日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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