確認書の意味とは・書き方と書式・いつ発行するのか｜入金確認
更新日：2024年02月10日
確認書の意味とは
事実を確認する（認める）文章
仕事や契約でよく確認する確認書ですが、そもそも確認書は「事実」を確認する文章です。似たような書類の中に念書や覚書、同意書などといった書類もありますが、この似た書類は「事実」に対する同意ではなく、それに応じた法律効果の発生によった合意文書です。つまり、確認書は法律の効果を前提とする事実の確認を取る文書になります。
例えば料金を返済することを両者で確認する時には確認書を書き、お互いの念書とする場合もあります。その後、「必ず返済する」と返済者が確約する場合は確認書をベースに「確約書」を書くことになります。
ホテルの予約確認も
国内でも海外でも、ホテルを予約した際にはほぼ必ず「ホテルからの予約確認書」が送付されてきます。オンラインでの予約の場合メールで送付されることが多いです。
ホテルの予約確認書には部屋毎の代表者、宿泊人数の記載からホテルの名前、住所、チェックイン、アウトの日付が記載されます。また、予約した際に含まれるサービスや追記事項がある場合も確認書に記載されます。宿泊料金が後払いか先払いかも、ホテルの手配元も全て記載されているので確認書さえフロントに提出すれば海外のホテルでも心配なく宿泊することが可能です。
予約の確認書の書き方
何かの予約を受け付けてそれに対する確認書を記入する必要がある場合、これまで書いたことが無いと困ってしまうでしょう。今回は色々な事柄に応用できる確認書のいわゆる必須項目を説明します。
相手と自分の情報
確認書を作る際には相手と自分の情報が必要不可欠です。誰が誰に確認書を送るのかを明確に示しましょう。会社間の予約の場合、自身や相手の社名や担当部署なども忘れずに記入します。
事実（予約内容）
確認書で一番重要なのが双方で合意した予約内容です。5W1Hに基づいて内容を記入していきます。いつ（When）、どこで（Where）、だれが（Who）、なにを（What）、なぜ（Why）、どのように（How）の順に記入していきます。情報を漏れなく確実に伝えるための原則ですので5W1Hは守るようにしましょう。
予約確認の例
予約確認書の例を示しておきます。
①年月日
②株式会社○○ ○○部 ○○様（予約者）
③株式会社○○ ○○部 ○○（責任者）
④予約確認書（表題）
⑤この度は○○をご予約頂きましてありがとうございます。○○を予約された旨の確認として送付させて頂いております。必ず○○当日受付までお持ちください。（本文）
⑥予約日時年月日 場所○○会議室 時間○○時～（予約内容）
⑦間違いや変更がございましたらお早めにお知らせください（末文）
確認書の書式
確認書を記入する際には、基本的に契約書と同じように記入すべき書式があります。当事者両方の署名捺印、確認書を記入した日付、内容をお互いに確認した日付と内容はもちろんの事、文頭に「拝啓 時下ますますご清栄（個人宛の場合はご清祥）のこととお喜び申し上げます」などという挨拶が必要です。
確認内容を記す際には長々と記すのではなく簡潔に箇条書きで記していきます。そして最後にはカスタマーセンターや担当部署の連絡先を書くと相手が万が一確認内容について連絡したいと思った場合に親切でしょう。
入金確認書の書き方
初回公開日：2018年01月29日
記載されている内容は2018年01月29日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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