返信用封筒の行・宛の消し方と正しい直し方・封筒への書き方

入社承諾書が送られてくる際に、返信用封筒も同封されていることが多いです。同封されていた返信用封筒には、あらかじめ企業の住所、宛先が書かれていることがほとんどで、宛名の最尾に「行」が書かれています。書類を送付する際には、この「行」を「御中」または「様」に書き換えることを忘れないようにしましょう。

宛名に会社名＋「行」と書いてある返信用封筒でそのまま送ってしまっては大変失礼にあたります。くれぐれも「行」を消して「御中」または「様」に直してから送るようにしましょう。

封筒の宛先が部署名、課名なら「御中」、担当者名などの個人名の場合は「様」、担当者名が分からない場合は「部著名＋採用ご担当者＋様」に修正し、「行」を二重線で消します。
また、封筒の左下に書類の内容がわかるように赤字で「入社承諾書在中」と記載して赤枠で囲みます。

そして封筒の裏面の左下に、郵便番号、住所、氏名を忘れずに記載します。最後に封をして糊付けしたところに「〆」を書いて送ります。

お礼状や添え状を同封する

入社承諾書を返信用封筒に入れて返送する際には、お礼状や添え状を入れて送ります。お礼状、添え状は、書類を郵送する際に書類の概要をわかりやすく示し、またその内容に漏れがないように確認する役割も持っています。企業間では、書類を送る場合にはお礼状を入れるのが礼儀として一般的になっています。よって、入社承諾書や、内定承諾書でも同様にお礼状や添え状を同封します。

また、入社承諾書やお礼状・添え状は、クリアファイルに挟んで封筒に入れましょう。万が一封筒が雨に濡れても書類を守ることが出来ますし、折曲がり防止にもなります。細かいことのようですが心遣いとして、封筒の宛名を書く面を上として、中に入れる書類も全て同じ向きにそろえて入れましょう。封をする前に、裏になっていないか、逆さになっていないかを確認しましょう。

しっかりとのりで封をしたら、封筒の折り返した部分にかかるように真ん中に「〆」と書きます。

お礼状・添え状の書き方

入社承諾書が届いたら、長い間手元に置かないでお礼状を添えて出来るだけ早く返信します。素早い行動は、相手に誠実な印象を与えます。

入社承諾書にお礼状を添えて返信する場合は、書き方をきちんと押さえて企業の担当者に失礼のないように心がけましょう。お礼状には、感謝の気持ちと今後の抱負を書きましょう。ただし長々と書く必要はありません。必要以上の長文はかえって業務に差し支えます。また書いた日付を忘れずに記載します。

お礼状・添え状例文

　　平成〇年〇月〇日
○○株式会社
営業部　山本様
【郵便番号】
【住所】
【電話番号】
【メールアドレス】
　　　　　　　　　　　　　　書類送付のお知らせ　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
拝啓
○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、内定のご連絡を頂戴しましたこと、誠にありがとうございます。
4月からは今まで以上に身を引き締めて日々努力していく所存でございますので、ご指導の程よろしくお願い申し上げます。
つきましては、「入社承諾書」を署名の上、同封申し上げます。
ご査証の程よろしくお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

　　　　　　　　　　　　　　　　　　記
　　　　　　　　　　　　　　入社承諾書　1部
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

マナーは心遣いが基本

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「御中」の書き方と「行」の消し方を中心にまとめてみました。個人宛の場合は「様」、個人宛ではない場合は「御中」を使います。宛名の「行」の書き換えは、ビジネス以外でも、同窓会の出欠や、結婚式の出欠などの返信用はがきの返信の際にも当てはまることで、書き換え忘れていた人も多いでしょう。

しかし、書き換え忘れたからと言って、ビジネスの中では不利になったり、就活の選考で不利になったり、交友関係が疎遠になったりというものではありません。だから気をつけなくてもよいというものでもありません。

全ては相手に対する心遣いからです。返信用封筒を用意するのも相手に手間をかけさせない為、宛先の語尾を「行」にするのも相手を立てて自分がへりくだるため、クリアファイルに入れて送るのも書類が雨に濡れたり折曲がらないようにするためであり、全て相手に対する思いやりの心です。

返信用封筒の宛先に書かれた「行」を返信する際には、「御中」や「様」に書き換えるのも、こちらにへりくだって書いて用意してくださった封筒に、感謝と敬意と込めて「御中」や「様」に書き換えさせていただくという日本人の相手に対する思いやりや心配りのあらわれです。

はじめは、面倒で難しいと思うかもしれませんが、実は相手のことを考えれば自然の流れであるので難しいことではありません。

こうしなければならないというものではありませんが、心配りの行き届いた心は自然と相手に伝わるものです。少しずつ自然に出来るように身につけていきたいものですし、必ずビジネスの中であなたの人間性、信頼性という形で生きてくるものになるでしょう。