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退職時の挨拶状の書き方・例文|縦書き/横書き/封筒

初回公開日:2017年09月19日

更新日:2020年07月04日

記載されている内容は2017年09月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

退職が決まれば、それまでお世話になった方に挨拶状を送付しましょう。退職する日まで時間がなく直接会って挨拶するのが難しい場合があるので、決まった書き方の挨拶状を書いてみましょう。書き方も難しいものではありませんので、丁寧な字で書いて送ってみましょう。

退職時の挨拶状の書き方

退職することが決まったら、それまでお世話になった方々に挨拶状を出すのが丁寧だと言えます。最近では、電子メールで簡単に済ませてしまう方もいるでしょうが、それまで勤めていた会社の社風などに合わせてもいいでしょう。

しかしながら、お世話になった気持ちを伝えるには、手書きでお礼を記して郵送するとより相手に気持ちが伝わります。それでは、退職時の挨拶状の書き方はどのようにすれば良いのでしょうか。

挨拶状の書き方:縦書き

退職時の挨拶状など改まった文章や手紙の書き方としては、目上の方や取引先の方に出したりする場合には縦書きで書くのがいいでしょう。特に年配の方については、横書きより縦書きで書かれたものが好まれやすいです。

挨拶状の書き方:横書き

挨拶状でも、親しい方や同僚や後輩に送る場合は、横書きでの書き方でもかまいません。感謝の気持ちを伝えるものですので、形式にこだわる必要はありません。内容のマナーは抑えて書くようにしましょう。

読書をよくする方は縦書きがしっくりくる場合もあるかもしれませんが、学生時代のノートやレポートなど横書きでの書き方で慣れている人には横書きが書きやすいでしょう。

筆記用具はボールペンでも大丈夫?

手紙やお礼状や挨拶状などの書き方では、筆記用具にも気を配りたいものです。鉛筆や消せるボールペンのような消えるタイプの筆記用具はもちろんNGです。毛筆や筆ペンなどの筆で書くタイプのものや、万年筆やインクペンなどのインクで書くタイプの筆記用具で書くのが丁寧だと言えます。

同じインクでも、ボールペンで書いた場合は、ボールペンの先が小さなボールとなっていて細い線になりますので、筆跡も細い線になります。そのため、ボールペンで書いた字は軽い印象になります。これまでお世話になった目上の方やお客様に挨拶状を送る場合は、ボールペンを使用しないほうが良いでしょう。

退職時の挨拶状の書き方例文

退職時の挨拶状の書き方としては、こった内容ではなく決まりきった定形の文章でいいでしょう。挨拶状ですので、拝啓-敬具で締める形で文章をかきます。

冒頭の書き方は、送付する月に合わせた挨拶を記入します。それに続き、退職日と退職の旨などを報告します。その後、在職中にお世話になった旨のお礼を綴り、手紙での挨拶でのお詫びを記入し、最後にお礼を記入する形の書き方をします。

この時、転職先については伝えないほうが良いでしょう。特に同業種に転職する場合は、のちにトラブルになる可能性もありますので、具体的な社名は記載しないほうが良いでしょう。

書き方のマナー

退職の挨拶状の書き方のマナーとしては、まずは「具体的な退職理由」を書かないことです。一般的には「一身上の都合」と書くのが良いでしょう。具体的な理由を書いてしまうと、角がたってしまう場合があります。

例えば「さらなるステップアップのため」などという理由を書いてしまうと、今の会社のレベルが低いような印象を与えてしまいます。退職後に余計なトラブルを発生させないためにも、要らない情報は記入しないようにしましょう。

次にお礼文の書き方ですが、相手に合わせた内容で記入するようにしましょう。それぞれの人に別々の内容で記入することで、感謝の気持ちを個々に合わせて伝えることができるようになります。そして長さですが手短に記入するようにしましょう。お世話になった人の中でも思い入れの強い人などには、どうしても長文で書いてしまう可能性があります。

しかし読み手からすると、長文の手紙はどうしても読むのが煩わしくなってしまったりするものです。退職後も何かの縁でつながる可能性もありますので、いくらビジネス仲間だからと言っても、失礼の無いように送付するようにしましょう。

例文1

早春の候、貴社ますますのご繁栄のこととお慶び申し上げます。さて、私事で恐縮なのですが、3月31日をもちまして○○○○株式会社を退職することにいたしました。在職中は、皆様には言葉では言い表せないほどお世話になり、心より感謝いたしております。

これまで○○年間勤めることができましたのも、至らないわたくしに、御社社員の皆様が、いつもいつも親切にしてくださったおかげと存じます。本当にありがとうございました。本来でしたら直接ごあいさつにお伺いすべきところですが、略儀ながら書中をもってごあいさつとさせていただきます。

例文2

拝啓  皆様にはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、この度、私は平成○年○月をもちまして、株式会社▲▲を退職いたしました。在職していた○○年間、無事勤務しえましたのも皆様のご指導と深く感謝いたしております。

新しい勤務先は、前職場と同業種の衣類販売業ですが、子供向けの衣類を中心に扱うことになりました。これまで培った販売のノウハウとこれまでの経験を生かしつつも新しいことを学んで努力を続けて行く所存です。

つきましては、何卒、変わらぬご指導ご鞭撻をお願い申し上げます。失礼とは存じましたが、取り急ぎ書面をもちましてご通知かたがたご挨拶申し上げます。 敬具 平成○○年○月○日 東京都○○区○丁目○番○号 △△ △△

退職時の挨拶状の封筒の書き方

挨拶状を入れて送付する封筒の書き方は、洋封筒を利用するよりは和封筒を利用するほうが良いでしょう。洋封筒は、横書きでの書き方で挨拶状を記入した場合に利用するようにしましょう。

封筒の書き方ですが、一般の郵便物を送付するとき同様に記入します。表面の書き方も裏面の書き方も特別な書き方があるわけではありませんので、中身の挨拶状同様に丁寧な字で書くようにしましょう。

退職時の挨拶状をメールで送る場合の書き方

手書きの挨拶状は頂いてもうれしいものですが、今の世の中ではビジネスの重要ツールとなりつつあるメールを使って退職の挨拶をすることは、珍しいことではなくなりつつあります

もちろん、お世話になった社内の人や顔をあわせる機会が多い人には、できるだけ口頭で挨拶するべきですが、会えない人にはメールでの挨拶でも構いません。

これまでの仕事でお世話になったことに対してのお礼と別れの挨拶をきちんと伝えることは、社会人としてのマナーです。今後またどこかで一緒に仕事をすることもある可能性を考えると直接会って挨拶ができなかったり、直筆で一人一人に記入する時間がなかったりする人でもメールで手早く送付しましょう。

社内向けの場合、退職メールの書き方や送付タイミングについて暗黙のルールがあったりすることがあります。退職メールが最後の挨拶となる場合がほとんどですので、会社の慣例などに従い、1週間前に送付するべきなのか、退職日の勤務中に送付するのか、定時後に送付するのかを決めたらいいでしょう。

社内向けの内容

会社の規模が大きくなれば、仕事やプライベートでもあまり接点がない人もいます。そういう人には、一斉メールでも問題ないでしょう。このような場合は、一斉送信の相手がわからないようにBccで送付先を入れて送るようにしましょう。

書き方としては、件名にはパッと見てわかるように「退職のご挨拶」とし、件名だけで要件がわかるようにします。結婚や出産などのようなめでたい内容の場合は記載してもいいかもしれませんが、手書き同様「一身上の都合」と書くのが基本となります。

可能であれば、メールや電話番号などの退職後の連絡先を添えておくのも円満退職に繋がります。直接の上司や格別にお世話になった人には、一斉送信での挨拶ではなく個別に送付する手紙同様挨拶状として個別送信するようにしましょう。

メール添付など

退職の挨拶を送付する場合は、不要な添付物はつけないようにしましょう。メールで送付するのは、感謝の気持ちを簡潔に伝えるための手法です。接点の少なかった人ではスルーしても仕方ないでしょう。

そのような位置づけのメールでの挨拶ですので、不要な添付物は、手間をかけさせてしまいますので、退職前に添付物を送付したい場合は別に送付するようにしましょう。

適度な時期に送付して次につなげよう

退職時の挨拶状は、社会人のマナーとして送付するようにしましょう。あまり時間が経ちすぎてもよくありませんので、退職前後でなるべく退職日に近いところで挨拶状は書いて送付するようにしましょう。

他業種に転職した場合でも、その後の仕事でつながっていく場合もあります。少しでもその人の記憶に残してもらえるように、挨拶状を送付するようにしましょう。

手紙を書いたりする習慣の無い人には書き方もわからずめんどくさいことでしょうが、人生で何度もあることではありません。丁寧な字で書かれた挨拶状は、いただくとその人のことを思いだすとともにその後の記憶にもとどまるものです。

標準的な書き方に沿って感謝の気持ちを挨拶状にして伝えるようにしましょう。

ほとんどのケースで、退職は今の仕事や職場に不満があるから起こることです。逆に言えば、ほとんどの人はより良い場所を求めて辞めていくということです。

今の会社や、同僚を非難していると思われるようなことは避けましょう。転職エージェントを使うと転職活動だけでなく、退職時のアドバイスなどももらえるので、円満退職を目指すなら使っておいて損はありません。

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近年では働き方やキャリアに多様性や自由を求める風潮が強くなり、より自分にあった環境を求めて退職・転職をする人が年々増えています。

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