退職時の挨拶状の書き方・例文｜縦書き/横書き/封筒
更新日：2024年09月29日
挨拶状を入れて送付する封筒の書き方は、洋封筒を利用するよりは和封筒を利用するほうが良いでしょう。洋封筒は、横書きでの書き方で挨拶状を記入した場合に利用するようにしましょう。
封筒の書き方ですが、一般の郵便物を送付するとき同様に記入します。表面の書き方も裏面の書き方も特別な書き方があるわけではありませんので、中身の挨拶状同様に丁寧な字で書くようにしましょう。
退職時の挨拶状をメールで送る場合の書き方
手書きの挨拶状は頂いてもうれしいものですが、今の世の中ではビジネスの重要ツールとなりつつあるメールを使って退職の挨拶をすることは、珍しいことではなくなりつつあります。
もちろん、お世話になった社内の人や顔をあわせる機会が多い人には、できるだけ口頭で挨拶するべきですが、会えない人にはメールでの挨拶でも構いません。
これまでの仕事でお世話になったことに対してのお礼と別れの挨拶をきちんと伝えることは、社会人としてのマナーです。今後またどこかで一緒に仕事をすることもある可能性を考えると直接会って挨拶ができなかったり、直筆で一人一人に記入する時間がなかったりする人でもメールで手早く送付しましょう。
社内向けの場合、退職メールの書き方や送付タイミングについて暗黙のルールがあったりすることがあります。退職メールが最後の挨拶となる場合がほとんどですので、会社の慣例などに従い、１週間前に送付するべきなのか、退職日の勤務中に送付するのか、定時後に送付するのかを決めたらいいでしょう。
社内向けの内容
会社の規模が大きくなれば、仕事やプライベートでもあまり接点がない人もいます。そういう人には、一斉メールでも問題ないでしょう。このような場合は、一斉送信の相手がわからないようにBccで送付先を入れて送るようにしましょう。
書き方としては、件名にはパッと見てわかるように「退職のご挨拶」とし、件名だけで要件がわかるようにします。結婚や出産などのようなめでたい内容の場合は記載してもいいかもしれませんが、手書き同様「一身上の都合」と書くのが基本となります。
可能であれば、メールや電話番号などの退職後の連絡先を添えておくのも円満退職に繋がります。直接の上司や格別にお世話になった人には、一斉送信での挨拶ではなく個別に送付する手紙同様挨拶状として個別送信するようにしましょう。
メール添付など
退職の挨拶を送付する場合は、不要な添付物はつけないようにしましょう。メールで送付するのは、感謝の気持ちを簡潔に伝えるための手法です。接点の少なかった人ではスルーしても仕方ないでしょう。
そのような位置づけのメールでの挨拶ですので、不要な添付物は、手間をかけさせてしまいますので、退職前に添付物を送付したい場合は別に送付するようにしましょう。
適度な時期に送付して次につなげよう
退職時の挨拶状は、社会人のマナーとして送付するようにしましょう。あまり時間が経ちすぎてもよくありませんので、退職前後でなるべく退職日に近いところで挨拶状は書いて送付するようにしましょう。
他業種に転職した場合でも、その後の仕事でつながっていく場合もあります。少しでもその人の記憶に残してもらえるように、挨拶状を送付するようにしましょう。
手紙を書いたりする習慣の無い人には書き方もわからずめんどくさいことでしょうが、人生で何度もあることではありません。丁寧な字で書かれた挨拶状は、いただくとその人のことを思いだすとともにその後の記憶にもとどまるものです。
標準的な書き方に沿って感謝の気持ちを挨拶状にして伝えるようにしましょう。
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初回公開日：2017年09月19日
記載されている内容は2017年09月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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