Search

検索したいワードを入力してください

【職種別】引継書の書き方・作り方・内容|表紙/退職/事務

初回公開日:2018年04月25日

更新日:2020年05月23日

記載されている内容は2018年04月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

異動や退職などで引継書を作成したり作成された引継書を見て業務をした経験はありますか。中には、わかりにくい引継書を見てイライラした人経験を持つ方もいるでしょう。引継書はわかりやすくないとうまくいかないですね。この記事では、引継書の作り方について紹介します。

引継書とは?

「引継書」は、「ひきつぎしょ」と読みます。「引継書」とは、異動や退職などの事由によってこれまでの業務から離れる場合に、公認の担当者にスムーズ引きつぐ目的で作成される書類のことです。前任者から新任の担当者へスムーズに業務を引き継ぐためのカギを握る書類です。

引継書を作る目的は?

企業などの会社組織では、全部の担当者がずっと同じ業務をやるわけではありません。会社の方針が変わったり、定期の異動などもあります。また、定年や一身上の都合・リストラなどで退職することもあります。

担当者が変わったからといって業務はこれまでどおり進めなくてはいけません。業務の停滞は、取引先にも迷惑をかけ信用を失ってしまいます。前任者から行っていた作業を後任者が業務を滞りなく行うために、引継書は重要な役割を果たします。

わざわざ引継書を残さなくても口頭で引き継げば充分だと考える人もいるでしょう。しかし、口頭のみの引継ぎだと大事なことが漏れたり、細かい部分を伝え忘れたり、伝えたとしても後任の担当者が忘れてしまったりすることがあります。また書面で残していないと種々のトラブルのもとになってしまいます。

引継書作成の流れは?

引継書を作成する流れとしては「引継書作成のスケジュールの決定」「引継書記載内容の決定」「引継書の作成」「後任への引継ぎ」という流れになります。

引継書作成のスケジュールの決定は?

「異動」や「退職」の決まった日から最終出社日の3日位前には、引継ぎが終わるようにスケジュールを組みます。突発的な業務が入る可能性を考慮して余裕を持ったスケジュールで設定します。

重要な業務を洗い出し重要な業務については、特に時間を割き、念入りに準備します。

引継書記載内容の決定は?

スケジュールを作成したら、引継書に記載する内容を決めます。具体的には「該当業務の社内的位置づけ」「業務のフローチャート」「業務に関わる関係者」「過去に起こったトラブルや対処法」「必要なデータや書類・ファイルの保存場所」などです。

引継書の作成は?

引継書の記載内容を決定したら引継書の作成に入ります。まとめた業務についてすぐにわかるようにします。パソコンでデータを作成する際は、業務によってフォルダをわけたりして、データ自体がどこにあるのかすぐわかるようにしておきます。この業務を全くやったことのない人でもこの引継書を見て業務ができるかを基準にして作成します。

後任への引継ぎは?

引継ぎの日がきたら、後任の人に引継書を渡して引き継ぎます。引継書に沿って業務の内容を説明しながら可能な操作は実際にやってもらいます。疑問点や間違いが出てきたら引継書に追記して、引継書をよりわかりやすい内容にします。

項目別引継書の作り方は?

「項目別引継書」の作り方を「表紙」「フローチャート」「関係者の連絡先」「手順書」「過去のトラブルと対処法」「顧客リスト」について説明します。フォーマットについては、会社にフォーマットがあれば会社の物を利用します。なければインターネットからダウンロードもできます。一番イメージに近いテンプレートをダウンロードして下さい。

また、前任者から引き継いだときの引継書が残っていれば変更のないものは、利用して作業を効率化させます。

表紙は?

「引継書」の表紙には、「○○業務引継書」というように何の業務の引継書かすぐわかるように見えやすいように大きな字で書きます。

業務の社内的位置付けは?

引継書に記載している業務の社内的位置付けについて作成します。社内的位置付けを書くことによって業務の重要性を理解して後任者のモチベーションにもつながります。また、その業務についての作業も覚えやすくなります。

フローチャートは?

Latests