Search

検索したいワードを入力してください

【職種別】引継書の書き方・作り方・内容|表紙/退職/事務

初回公開日:2018年04月25日

更新日:2020年05月23日

記載されている内容は2018年04月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

異動や退職などで引継書を作成したり作成された引継書を見て業務をした経験はありますか。中には、わかりにくい引継書を見てイライラした人経験を持つ方もいるでしょう。引継書はわかりやすくないとうまくいかないですね。この記事では、引継書の作り方について紹介します。

引継書とは?

「引継書」は、「ひきつぎしょ」と読みます。「引継書」とは、異動や退職などの事由によってこれまでの業務から離れる場合に、公認の担当者にスムーズ引きつぐ目的で作成される書類のことです。前任者から新任の担当者へスムーズに業務を引き継ぐためのカギを握る書類です。

引継書を作る目的は?

企業などの会社組織では、全部の担当者がずっと同じ業務をやるわけではありません。会社の方針が変わったり、定期の異動などもあります。また、定年や一身上の都合・リストラなどで退職することもあります。

担当者が変わったからといって業務はこれまでどおり進めなくてはいけません。業務の停滞は、取引先にも迷惑をかけ信用を失ってしまいます。前任者から行っていた作業を後任者が業務を滞りなく行うために、引継書は重要な役割を果たします。

わざわざ引継書を残さなくても口頭で引き継げば充分だと考える人もいるでしょう。しかし、口頭のみの引継ぎだと大事なことが漏れたり、細かい部分を伝え忘れたり、伝えたとしても後任の担当者が忘れてしまったりすることがあります。また書面で残していないと種々のトラブルのもとになってしまいます。

引継書作成の流れは?

引継書を作成する流れとしては「引継書作成のスケジュールの決定」「引継書記載内容の決定」「引継書の作成」「後任への引継ぎ」という流れになります。

引継書作成のスケジュールの決定は?

「異動」や「退職」の決まった日から最終出社日の3日位前には、引継ぎが終わるようにスケジュールを組みます。突発的な業務が入る可能性を考慮して余裕を持ったスケジュールで設定します。

重要な業務を洗い出し重要な業務については、特に時間を割き、念入りに準備します。

引継書記載内容の決定は?

スケジュールを作成したら、引継書に記載する内容を決めます。具体的には「該当業務の社内的位置づけ」「業務のフローチャート」「業務に関わる関係者」「過去に起こったトラブルや対処法」「必要なデータや書類・ファイルの保存場所」などです。

引継書の作成は?

引継書の記載内容を決定したら引継書の作成に入ります。まとめた業務についてすぐにわかるようにします。パソコンでデータを作成する際は、業務によってフォルダをわけたりして、データ自体がどこにあるのかすぐわかるようにしておきます。この業務を全くやったことのない人でもこの引継書を見て業務ができるかを基準にして作成します。

後任への引継ぎは?

引継ぎの日がきたら、後任の人に引継書を渡して引き継ぎます。引継書に沿って業務の内容を説明しながら可能な操作は実際にやってもらいます。疑問点や間違いが出てきたら引継書に追記して、引継書をよりわかりやすい内容にします。

項目別引継書の作り方は?

「項目別引継書」の作り方を「表紙」「フローチャート」「関係者の連絡先」「手順書」「過去のトラブルと対処法」「顧客リスト」について説明します。フォーマットについては、会社にフォーマットがあれば会社の物を利用します。なければインターネットからダウンロードもできます。一番イメージに近いテンプレートをダウンロードして下さい。

また、前任者から引き継いだときの引継書が残っていれば変更のないものは、利用して作業を効率化させます。

表紙は?

「引継書」の表紙には、「○○業務引継書」というように何の業務の引継書かすぐわかるように見えやすいように大きな字で書きます。

業務の社内的位置付けは?

引継書に記載している業務の社内的位置付けについて作成します。社内的位置付けを書くことによって業務の重要性を理解して後任者のモチベーションにもつながります。また、その業務についての作業も覚えやすくなります。

フローチャートは?

作業や業務は、必ず他の業務や作業と繋がっています。フローチャートで表示して作業や業務の繋がりを表示してわかりやすくします。

関係者の連絡先は?

それぞれの作業や業務には、その設備やシステムの関係者や問い合わせ窓口があります。作業や業務で疑問点の問い合わせやメンテナンス。システムトラブル時の問い合わせ先がすぐわかるようになっていると、新しい担当者がその作業や業務について関係者に相談することができます。

作業や業務の関係者をわかりやすくすることで、新しい担当者が一人で結論を出さざるを得ない状態を作らないためにも重要です。

手順書は?

手順書については、新しい担当者の立ち位置に立って分かりやすくを念頭においてしつこいくらいに丁寧に書きます。自分自身が失敗したことのある部分やその他、間違えやすいと思われる箇所については、赤字で注意を促します。

いくら丁寧に書いても丁寧すぎるということは、ありません。手順書を作成したらまず自分自身で引継書にそって実際にやってみて間違ってたり抜けてるところがないかチェックします。チェック修正後、今度はその業務をやったことのない部下などに実際に手順書とおりに実際にやってもらうと素人目線からのチェックができます。

過去のトラブルと対処法は?

引継書には、手順だけでなく過去に起こったトラブルとその対処法についても載せる必要があります。過去に起こったトラブルは、再発する可能性は高いといえます。再発した場合にその対処法を知っているか否かで結果が大きく変わってきます。漏れがなくまた対処法が読んだだけで対処できるようにわかりやすさを心がけて書きます。

顧客リストは?

顧客リストは、大事な引継ぎ書類ですが、個人情報も含まれている大事な書類なので通常、引継書とは別に管理します。引継書に顧客リストを載せる場合は、鍵のかけられるキャビネットなどにいれ施錠して管理保管します。顧客リストは、機密書類なので大事に扱い、外部へは絶対に持ちだしてはいけません。

職種別引継書の書き方は?

引継書の内容は、職種によっても変わってきます。「事務」「営業」「販売」「工場」それぞれの引継書の書き方について説明します。全部の職種に共通していえるのは、わかりやすさと漏れてる部分がないことです。

事務では?

事務の場合は、書類の引継ぎがメインになります。業務や作業の繋がりをテンプレートでフローチャートで表示して、業務や作業の関係者の連絡先を漏れがないように載せて、作業手順をわかりやすく記入します。また、過去のトラブルや対処法も記入します。

営業では?

営業の引継書は、顧客リストがメインになります。顧客ごとの特徴や趣味、会った時の話題も書いておくと実際に会わなくてもその人が頭の中でイメージできると理想です。

営業の場合書類だけでは、不十分です。徹底したヒアリングを行い顧客の特徴を些細なことでもできるだけ多く伝えるようにします。実際に引き継ぐ際には、新任の人と一緒に回って挨拶します。営業の場合は、書類よりも人間関係が重要です。新任の人は、半月から1ヶ月以内には口実をつけて1人で再訪するようにして前任者と変わらない人間関係を持つようにしましょう。

販売では?

販売の引継書では、開店前から閉店後までの一日のタイムスケジュールでまとめると業務の内容がわかりやすくなります。その上で月次カレンダーで定期的に開催しているイベントをまとめます。

販売する上での接客マニュアル、顧客リスト、過去のトラブルと対処法も重要になります。

工場では?

工場の引継ぎでは、工場の管理、製品管理、部品のチェックなどさまざまな工程がありますので漏れのないようにします。工場の場合、安全第一なので引継書でも安全管理に関することが最重要事項です。過去の事故やトラブルと対処法も漏れがないように作成します。

関係者への連絡先、製品の仕入先のリストも引継書に盛り込みます。

シーン別引継書の作り方は?

引継書の作り方は、引継ぎの理由が「退職」か「異動」かによっても変わってきます。シーン別の引継書の作り方について説明します。

退職では?

「退職」の場合は、遅くても一ヶ月前にはわかっているので早めに引継書の作成にかかります。日程の余裕はありますが、あまりのんびり進めているとすぐに退職の日は来てしまいます。計画的に引継書を作成して余裕をもって作成できるようにしましょう。

退職後は、会社と関係がなくなってしまうので新任の担当者が困らないように細かいところまで気を配って作成します。上司や転職エージェントに過去の転職者に関するアドバイスをもらい、トラブルの内容にしましょう。

異動では?

「異動」の場合は、一ヶ月くらい前までにわかっていれば、充分な引継ぎ期間が取れるので「退職」の場合同様に、早めに引継ぎ書の作成に取り掛かり計画的に余裕を持って作成します。引継書がきちんとしていないと異動後も異動前の職場から問い合わせに振り回されてしまうことになりかねません

「異動」の場合、直前に急な辞令で異動になるケースもあります。中には当日異動になることもあります。さすがに、当日の異動では、引継書の作成は、無理なので残った人に後を託し、不明点などは、電話で対応となります。

急な異動の場合、引継ぎ期間がどれくらいあるのかを確認して、そこから優先順位を決め、優先順位に沿って引継書を作成します。優先順位の低い業務については、間に合わなければ異動後でも仕方ありません。

全部が中途半端で全体がわからないということだけは避けて優先順位の高い業務の引継ぎ書は、わかりやすく漏れのないように作成します。

引継書の内容は?

【職種別】引継書の書き方・作り方・内容|表紙/退職/事務
※画像はイメージです

引継書の内容は、「業務同士の関連がわかるフローチャート」「関係業者の連絡先」「顧客名簿」「過去のトラブルとその対処法」などをわかりやすく記入します。

箇条書き

引継書の内容をわかりやすく簡潔にまとめる方法として箇条書きがあります。箇条書きにすると整然として見えるので要点がわかりやすい特徴があります。箇条書きをうまく利用してわかりやすい引継書にします。

引継書に書けない事柄は?

引き継ぐ内容を、全部引継書に書ければ引継書だけで引継ぎが終了するのですが引継書に書けないものもあります。部下や上司、取引先、顧客などの人間性や特徴です。これについては、口頭でしっかりと伝えます。

引継書を理解してわかりやすく

これまで述べたように引継ぎ書には、いままでの担当者から新しい担当者へバトンを渡すためのマニュアルです。相手の目線に立ち、わかりやすさを第一にまとめます。引継書をスムーズに作成するためには、日頃から作業の手順について意識してメモを取っておくと引継書が作成しやすくなります

異動の多い職場に勤務している人は、日頃から引継書の書き方についてイメージしておくと必要になったときに落ち着いて作成することができます。

転職の場合でも、今後もビジネス上で関わる可能性もあるので、後腐れのないようにしておきましょう。

退職代行サービス「EXIT」を上手に利用しよう!

近年では働き方やキャリアに多様性や自由を求める風潮が強くなり、より自分にあった環境を求めて退職・転職をする人が年々増えています。

退職を考える理由としては「仕事が面白くない」「上司や同僚と合わない」「残業がつらい」または「給料が低い」など、人によってさまざまでしょう。しかし実際には、社員数の少ない職場である場合や、自分が入社したばかりの立場である場合などにおいては、会社の景況や自分の立場上の言いづらさからなかなか会社側に退職の旨を言い出せない人が多いのが事実です。

そんな時には、退職代行サービスのEXITが非常に便利です。EXITであれば、相談した当日から対応可能というスピーディーさに加え、今後の会社との連絡や手続きを全て代行してくれるために精神的にも楽に退職を完了することができます。

退職サービスを利用して、気持ちよく新しい人生のスタートを切りましょう。

自分でやらないからうまくいく!

Latests