【職種別】引継書の書き方・作り方・内容｜表紙/退職/事務

表紙は？

「引継書」の表紙には、「○○業務引継書」というように何の業務の引継書かすぐわかるように見えやすいように大きな字で書きます。

業務の社内的位置付けは？

引継書に記載している業務の社内的位置付けについて作成します。社内的位置付けを書くことによって業務の重要性を理解して後任者のモチベーションにもつながります。また、その業務についての作業も覚えやすくなります。

フローチャートは？

作業や業務は、必ず他の業務や作業と繋がっています。フローチャートで表示して作業や業務の繋がりを表示してわかりやすくします。

関係者の連絡先は？

それぞれの作業や業務には、その設備やシステムの関係者や問い合わせ窓口があります。作業や業務で疑問点の問い合わせやメンテナンス。システムトラブル時の問い合わせ先がすぐわかるようになっていると、新しい担当者がその作業や業務について関係者に相談することができます。

作業や業務の関係者をわかりやすくすることで、新しい担当者が一人で結論を出さざるを得ない状態を作らないためにも重要です。

手順書は？

手順書については、新しい担当者の立ち位置に立って分かりやすくを念頭においてしつこいくらいに丁寧に書きます。自分自身が失敗したことのある部分やその他、間違えやすいと思われる箇所については、赤字で注意を促します。

いくら丁寧に書いても丁寧すぎるということは、ありません。手順書を作成したらまず自分自身で引継書にそって実際にやってみて間違ってたり抜けてるところがないかチェックします。チェック修正後、今度はその業務をやったことのない部下などに実際に手順書とおりに実際にやってもらうと素人目線からのチェックができます。

過去のトラブルと対処法は？

引継書には、手順だけでなく過去に起こったトラブルとその対処法についても載せる必要があります。過去に起こったトラブルは、再発する可能性は高いといえます。再発した場合にその対処法を知っているか否かで結果が大きく変わってきます。漏れがなくまた対処法が読んだだけで対処できるようにわかりやすさを心がけて書きます。

顧客リストは？

顧客リストは、大事な引継ぎ書類ですが、個人情報も含まれている大事な書類なので通常、引継書とは別に管理します。引継書に顧客リストを載せる場合は、鍵のかけられるキャビネットなどにいれ施錠して管理保管します。顧客リストは、機密書類なので大事に扱い、外部へは絶対に持ちだしてはいけません。

職種別引継書の書き方は？

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引継書の内容は、職種によっても変わってきます。「事務」「営業」「販売」「工場」それぞれの引継書の書き方について説明します。全部の職種に共通していえるのは、わかりやすさと漏れてる部分がないことです。

事務では？

事務の場合は、書類の引継ぎがメインになります。業務や作業の繋がりをテンプレートでフローチャートで表示して、業務や作業の関係者の連絡先を漏れがないように載せて、作業手順をわかりやすく記入します。また、過去のトラブルや対処法も記入します。

営業では？