【職種別】引継書の書き方・作り方・内容｜表紙/退職/事務

更新日：2024年01月17日

異動や退職などで引継書を作成したり作成された引継書を見て業務をした経験はありますか。中には、わかりにくい引継書を見てイライラした人経験を持つ方もいるでしょう。引継書はわかりやすくないとうまくいかないですね。この記事では、引継書の作り方について紹介します。

営業の引継書は、顧客リストがメインになります。顧客ごとの特徴や趣味、会った時の話題も書いておくと実際に会わなくてもその人が頭の中でイメージできると理想です。

営業の場合書類だけでは、不十分です。徹底したヒアリングを行い顧客の特徴を些細なことでもできるだけ多く伝えるようにします。実際に引き継ぐ際には、新任の人と一緒に回って挨拶します。営業の場合は、書類よりも人間関係が重要です。新任の人は、半月から1ヶ月以内には口実をつけて1人で再訪するようにして前任者と変わらない人間関係を持つようにしましょう。

販売では？

販売の引継書では、開店前から閉店後までの一日のタイムスケジュールでまとめると業務の内容がわかりやすくなります。その上で月次カレンダーで定期的に開催しているイベントをまとめます。

販売する上での接客マニュアル、顧客リスト、過去のトラブルと対処法も重要になります。

工場では？

工場の引継ぎでは、工場の管理、製品管理、部品のチェックなどさまざまな工程がありますので漏れのないようにします。工場の場合、安全第一なので引継書でも安全管理に関することが最重要事項です。過去の事故やトラブルと対処法も漏れがないように作成します。

関係者への連絡先、製品の仕入先のリストも引継書に盛り込みます。

シーン別引継書の作り方は？

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引継書の作り方は、引継ぎの理由が「退職」か「異動」かによっても変わってきます。シーン別の引継書の作り方について説明します。

退職では？

「退職」の場合は、遅くても一ヶ月前にはわかっているので早めに引継書の作成にかかります。日程の余裕はありますが、あまりのんびり進めているとすぐに退職の日は来てしまいます。計画的に引継書を作成して余裕をもって作成できるようにしましょう。

退職後は、会社と関係がなくなってしまうので新任の担当者が困らないように細かいところまで気を配って作成します。上司や転職エージェントに過去の転職者に関するアドバイスをもらい、トラブルの内容にしましょう。

異動では？

「異動」の場合は、一ヶ月くらい前までにわかっていれば、充分な引継ぎ期間が取れるので「退職」の場合同様に、早めに引継ぎ書の作成に取り掛かり計画的に余裕を持って作成します。引継書がきちんとしていないと異動後も異動前の職場から問い合わせに振り回されてしまうことになりかねません。

「異動」の場合、直前に急な辞令で異動になるケースもあります。中には当日異動になることもあります。さすがに、当日の異動では、引継書の作成は、無理なので残った人に後を託し、不明点などは、電話で対応となります。

急な異動の場合、引継ぎ期間がどれくらいあるのかを確認して、そこから優先順位を決め、優先順位に沿って引継書を作成します。優先順位の低い業務については、間に合わなければ異動後でも仕方ありません。

全部が中途半端で全体がわからないということだけは避けて優先順位の高い業務の引継ぎ書は、わかりやすく漏れのないように作成します。