インターンを辞退する理由とは｜電話・メールでの辞退の伝え方
辞退の電話をかける場合のポイントは4つです。辞退を目的とした電話だからといって特別なことをする必要はありません。基本的なマナーを守ってはっきりと伝えましょう。
辞退の電話だろうが何だろうが大きな声ではきはきと話しましょう。声が聞き取りにくいと誤って伝わる可能性もありますので注意してください。
電話に出た相手に自分が何者なのかを名乗り、担当者を呼び出してもらいます。「インターンシップ辞退の連絡」と用件を先に伝えましょう。
担当者が出たらもう一度名前を名乗り、「インターンシップ辞退の連絡」を具体的に伝え、謝罪しましょう。
電話を切る際は必ずお礼をして終わります。
インターンを辞退するときの電話の受け答え例
インターン開始までにまだ時間がある場合は、辞退の連絡は電話・メールのどちらでも問題はありません。ただ謝罪をする時は直接伝えるのが一般的です。
１：当日に辞退電話をかける場合の受け答え例
当日に辞退の連絡を入れるのであれば、電話で連絡を入れてください。マナーや確実性から考えて最善の方法だからです。ただ担当者を不快にさせるような態度をとることだけは避け、しっかりとお詫びを伝えましょう。
また担当者が不在の時はインターンを辞退する旨を伝言してもらってください。その後インターン辞退のメールを送り、大きなトラブルにならないように注意してください。伝言を頼んだ方の名前はしっかりと控えましょう。
「お忙しいところ申しわけございません。
○○大学の○○○○と申します。
本日からのインターンシップに参加予定だったのですが、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」
「お世話になっております。
本日よりインターンシップに参加する予定となっておりました、○○大学の○○○○と申します。
大変心苦しいですが、本日からのインターンシップへの参加を辞退させていただきたく思い、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中お時間をいただき、調整をしていただいたにも関わらず、辞退させていただくことになってしまい大変申しわけございません。
お忙しい中、お手数おかけして申しわけございませんでした。
失礼いたします。」
２：当日以外に辞退電話をかける場合の受け答え例
「お忙しいところ申しわけございません。
○○大学の○○○○と申します。
○月○日からのインターンシップに参加予定だったのですが、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」
「突然のお電話申しわけありません。
私、○月○日からのインターンシップに参加予定だった、○○大学の○○○○と申します。
所用のため、○月○日からのインターンシップにお伺いすることが難しくなりました。
大変心苦しいのですが、インターンシップへの参加を辞退させていただきます。
突然の辞退となりご迷惑をおかけしてしまい、大変申しわけございません。
お忙しい中、お手数おかけして申しわけございませんでした。
失礼いたします。」
インターンを辞退することは選考に影響する？
インターンを辞退することが選考に影響を与えることは「基本的に」ありません。
ただ企業の採用担当者も人間だということを理解しておいてください。インターンを当たり前のように辞退したり、辞退の連絡の対応が悪かったりした学生にいい感情を持つわけはありません。ですので丁寧にきちんと事情を説明し、心から謝罪を行えば選考において不利になることはないでしょう。
インターンの採用にしても、企業側は採用担当者を中心に多くの時間とコストをかけて採用活動を行なっています。学生の皆さんはそのことを十分に理解して行動してください。
