【ケース別】OB訪問のアポを取る時のマナーと方法｜メール例文紹介
取次先の方が電話口に出られた場合は、再度身分を名乗ってから連絡先を知った経緯とOB訪問をしたいと思った理由を説明し、「お忙しいところ大変恐縮ですが、OB訪問のお時間を頂くことは可能でしょうか？」と尋ねます。OB訪問の承諾を得ることができたら、場所と日程を調整に入りますが、社会人は忙しく都合を調整するのが難しいこともありますので、日程は相手方の都合を優先してください。この時にいつがいいかを逆に聞かれる可能性もあるので、その時のために自分の都合がいい日時を、事前に確認していくつか候補に持っておきましょう。
時間と場所が確定したら、最後にもう一度間違いがないか復唱して確認し、電話の応対のために時間を頂いたことに対してお礼を述べ、相手が電話を切るのを確認して、通話を終了します。
OB訪問のアポを取る電話をするベストな時間帯
電話をかける時間にも注意しなければなりません。OB訪問先の企業の営業時間を事前にチェックしておき、土日に営業している企業であっても平日の営業時間内に電話をかけます。会社では朝一番の時間帯は、会議やミーティングが行われている可能性がありますのでなるべく避けましょう。また昼休憩の時間帯も、相手方が社内にいない可能性が高くなりますし、休憩時間を邪魔してしまうので控えた方がいいでしょう。
企業によって忙しい時間帯は違いますが、常識的に考えて始業時間・就業時間は忙しいことが多いので、ちょうど中間あたりの時間帯を狙って電話をかけます。一概には言えませんが、比較的電話応対がゆっくりできる時間帯は、平日14：00～16：00あたりが良いでしょう。
OB訪問のアポを取る電話は携帯からかけるべきか自宅の電話からかけるべきか
自宅に固定電話がある場合は、固定電話からかけるのが望ましいでしょう。携帯電話の場合、電波が安定していないと話が正確に伝わっているかどうか判断しにくいですし、不意に通話が切れてしまうことがあると、受付の方に再度取り次いでもらわなくてはなりません。その分企業の方の時間や手間をかけてしまいますし、あまり良い印象は与えません。
また自宅の固定電話からかける場合も、子機のようなノイズが入りやすいものは避け、親機を使って安定した通信状況で、話をするのがベストです。電話は予想以上に音を拾ってしまうこともありますので、テレビやラジオ、音楽は消して静かな環境で通話するようにしましょう。もちろん自宅に固定電話がない場合は、携帯からかけても問題はありませんが、携帯電話からかける場合には上で述べた注意点に十分気を付けてください。
電話した時に相手が留守だった時の対処法
電話をかけた時に相手が社内にいるとは限りません。取引先に外出している場合もありますし、社内にいても離席していてすぐに電話に出られる状態ではないかもしれません。そういった場合は、「何時ごろお戻りになりますか？」と伺って、その時間に再度かけ直しますと伝えて通話を終了させます。戻り時間を確認しておかないと何度もかけ直さなくてはなりませんし、その都度手間をかけさせてしまうので、可能であれば時間を確認しておくのがよいでしょう。
受付の方に折り返しの連絡を提案された場合は、確実に電話を取れる時間帯と連絡先を伝えます。折り返し連絡をもらえる場合は、着信番号の受信設定を解除するのを忘れないようにしましょう。確実に電話がとれる時間がない場合は、事情を伝えて再度こちらからかけ直しますと申し出ましょう。
OB訪問の相手方の携帯電話番号が分かっていて、かけても留守番電話だった場合には、身分を名乗った上で簡単に要件を伝え、再度かけ直しますとメッセージを残しておきます。携帯電話の場合は着信履歴が残りますから、留守番電話だからと無言で切ってしまうことがないように気を付けてください。着信に気付いて折り返し連絡を頂ける可能性もありますので、着信番号は通知してかけるようにしましょう。
メッセージを残すときは、折り返し連絡をくださいという内容ではなく、自分からまたかけ直しますと残してください。折り返し連絡をくださいとメッセージを残しても、留守番電話を聞いていないかもしれませんし、電話を待っている間ソワソワと身動きが取れなくなってしまいます。
かけ直しますとメッセージを残しておけば、しばらく時間をおいてかけ直せばいいだけなので無駄にソワソワする必要もありません。しかし折り返し連絡がある可能性も十分にありますので、多少の心構えは持っておきましょう。
OB訪問のアポを取る時はメールでもいいのか
メールアドレスが分かればメールの方が、相手が都合のいい時に見て返信できますし、こちら側も落ち着いて文章を考えて伝えたい内容を忘れてしまうこともないので便利です。OB訪問の相手の年齢によっては、メールでは失礼になることもありますが、若い方であればメールの方が都合がいいでしょう。
しかし注意しなければならないのは、メールを読まれずにスルーされてしまう可能性があることです。そのためメールの件名は、明確に要件が伝わるように入力し、こちらの氏名や連絡先の記載を忘れないようにしましょう。メールの場合は、声のトーンも伝わらず文字だけのやり取りになるため、電話以上に言葉遣いに気を使わなくてはなりません。
メールを作成したら送信する前に誤字脱字がないか、日本語の使い方はおかしくないか、相手の名前を間違えていないか、漢字の変換ミスがないか、メールの最後にはきちんと署名しているかをチェックしましょう。また意外と忘れがちなのが、改行のタイミングです。適宜段落を付けなければ、長々と文が続いて読みづらくなってしまいます。自分が受け取った場合でも、読みやすいと思えるメールを作成するよう心がけましょう。
また最近ではFacebookを通じて、OB訪問のアポを取る方法もあります。Facebookの場合は、自分のプロフィールをきちんと整えてからメッセージを送りましょう。プロフィールの名前は実名で登録しておかなければなりませんし、顔写真もある方が相手方は安心して返信することができます。相手は見ず知らずの人から突然メッセージが飛んでくることになりますので、十分注意してメッセージを作成してください。
