【ケース別】OB訪問のアポを取る時のマナーと方法｜メール例文紹介

まずは件名に要件が簡単に伝わる内容を入れます。本文の内容は電話の時と同様、連絡先を知った経緯、OB訪問をしたいと思った理由、時間を作ってもらうことが可能かどうか、クッション言葉を入れながら丁寧な言葉で作成します。電話と違うのは、OB訪問の日時の候補をこちらから提示することです。

本来であれば先方から指定していただき、こちらが調整をする立場なのですが、メールの場合はやり取りの回数を減らすために、こちらの都合がいい日をいくつか挙げて、先方に選んでもらう形をとります。メールでのやり取りは長くなるとストレスになってしまうので、何往復もするようなやり取りにならないよう注意しましょう。参考までにメール文章の例文を一つ上げておきます。

メールを送った後は返信が来るまで、1週間ほど様子を見てください。もし返信が来ない場合はもう一度送ってみるか、会社に電話して取り次いでもらう方が早いかもしれません。

メール例文

（件名）
〔OB訪問のお願い〕○○大学〇年　○○　○○（氏名フルネーム）

（本文）
□□株式会社
△△部△△課
●●　●●（相手氏名）様

突然のご連絡失礼いたします。○○大学〇学部の○○　○○と申します。
大学のキャリアセンターの名簿で●●様の連絡先を知り、ご連絡させて頂きました。現在就職活動に際し××業界を中心に企業研究をしており、多くの実績を持つ貴社に非常に興味を持ちました。そこで□□株式会社で活躍されている●●様のお話を伺いたく、メールさせて頂いた次第です。

大変お忙しい中恐縮なのですが、OB訪問のご検討を頂けると幸いです。つきましてはこちらの都合で誠に申し訳ないのですが、下記日程で●●様のご都合はいかがでしょうか？

*月*日（月）13：00～20：00
*月*日（水）15：00～18：00
*月*日（木）10：00～20：00

もしいずれの日程も難しい場合には、再度日程を調整させていただきたいと存じます。お忙しい中大変恐縮ですが、ご検討の上お返事をいただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

（署名）
○○大学　○○学部
○○　○○（氏名フルネーム）
電話：000-0000-0000
Mail：メールアドレスを記載

OB訪問をした後にお礼の連絡をした方がいいのか

OB訪問後のお礼の連絡は、必ずしもしなければいけないというものではありません。しかしビジネスマン同士のやり取りの場合は、取引先など打合せで時間を作ってもらった場合には、お礼メールは基本の礼儀です。学生相手なので、相手方もお礼のメールが来なくても気にするケースは少ないと思いますが、来るとは思っていないからこそ、思いがけず気遣いのメールが届いたら嬉しいものです。特に入社したいと思っている会社であれば、送っておいた方が後々のためにも良いでしょう。

お礼の連絡は電話よりもメールの方が、応対に時間をとらせなくて済むので、相手方にとっても都合がいい方法です。メールを送る場合は、当日中もしくは翌日の午前中までに送信し、電話の場合は翌日もしくは翌々日までに入れるのが良いでしょう。あまり期間が開きすぎると、電話する側もしづらくなってしまいますので、早めにしておくのが無難です。

OB訪問後のお礼メールの送り方

お礼メールも感謝の気持ちを伝えるのが目的なので、書き方に決まりはなく失礼がないよう言葉遣いに気を付ければ大丈夫です。お礼のメールについてもスルーされないように、件名にきちんと要件を入れましょう。特に強く感想を持ったことや、OB訪問によって得られたことに触れつつ、OB訪問のために時間を取ってくれたことに対して、感謝の気持ちを自分の言葉で伝えましょう。

OB訪問に対応してくれた方が複数いる場合は、全員に一斉送信ではなく1人ずつ送信しましょう。一斉送信で届いたメールは相手方も読みたいとは思いませんし、あまりいい印象は与えません。複数いる場合は、名前を間違えないように特に注意してください。

お礼のメールについても例文を挙げておきますので、参考にしてください。

お礼メール例文