月報の書き方や例文とフォーマット｜評価される月報を書くポイント

更新日：2024年01月01日

会社組織の中で月の実績や問題点などを上司及び関係部署に報告する月報は、昔はワープロや手書きで作成していましたが、今の時代はエクセルをはじめ、パワーポイントなどのソフトを使った月報の書き方が主流です。誰が見ても分かりやすい月報の書き方をご紹介します。

月報の書き方

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月報の書き方は様々にありますが、一番重要なのは、棒グラフ、円グラフなどの図形や強調する文字などを使った分かりやすさと簡潔にまとめた程よい量でしょう。

月報はその月の成果の報告と今後の行動計画などを会社の幹部に伝えるとても重要なドキュメントです。分かりやすい月報の書き方をすれば、その部署の成果が認められて評価があがります。そして、サラリーマンには嬉しい給料やボーナスなどの高い評価が得られるでしょう。

最初にしっかりとしたフォーマットを考えて月報の書き方のテンプレートにしておけば毎月分かりやすい月報が作成できます。以下職種ごとの月報の書き方について触れます。

月報の必要性

月報の書き方について説明してきましたが、そもそも月報とはどのようなものなのでしょうか。

1日の業務の内容と問題点などを上司に報告して業務の進捗状況など伝えるのが日報です。一方、月の目標を定めてその目標達成に向けた自分の行動計画を立て、その成果を報告するのが月報です。月の行動計画が明確になり自分のやることが定まりモチベーションアップするなどのメリットがあります。

また、効率よく仕事ができることや上司が部下の評価する材料にも最適なのが月報です。さらに、問題点なども素早く把握できるなど担当者にも上司にも非常に便利なドキュメントです。

営業マンの月報の書き方

営業マンの月報の書き方について紹介します。営業マンにとってとても大事なのは、まず実績報告です。営業マンの悩みの種でもあり、またアピールするのに最適な実績報告は会社の上司や幹部が興味を示します。

新規及び取引先への訪問予定件数、商談回数、目標値などの自分の行動計画と実績を示した表などが分かりやすく、また努力の度合いも理解されやすいのでおすすめです。

この行動計画は販売目標の達成に向けた自分の行動が分かりやすく、時間の管理の能力がつき、効率的に仕事ができるようになります。自分の行動計画は自分で立てることに意味があり、モチベーションアップにもつながります。

検査員や品質管理者の書き方

検査員や品質管理者の月報の書き方は営業のような売上には直接関係しないので書き方も変わってきます。

まず、一番大事なのは、製造部門で作成された製品の合格数と不合格数の提示と問題点の洗い出しです。さらに、今回の不具合の原因と今後の再発防止対策への製造部門へのフィードバックなどがわかる表やグラフが最適です。特に、納品された製品に対して良品数と不良品数がすぐにわかる棒グラフは必須です。

さらに、不良数の中の人的なミスなのか、マシントラブルなのかなどの分析した結果の報告は今後の製品の品質管理の上でとても重要なポイントです。

そして製造部門へのフォローとして期限を明記した不良の再発防止対策書の提出項も必要になってきます。

作業月報の書き方

物を作る製造関係の人が書いている作業月報の書き方について少し触れてみます。

製造業の方は品質管理などをする検査やマシンのメンテや作業手順書などを作成する生産技術者、設計といった間接的な部署と違って、直接製品を作りながらの報告書の作成になりますので、より簡単な書き方ができる月の目標の計画、実績がわかる実行、目標に対しての評価、今後の改善、いわゆるPDCAの項目が入ったテンプレートが求められます。

また、追加項目が簡単に作れるテンプレートは喜ばれます。このようにテンプレートを活用することでいつも同じような書き方ができ、よりスピーディーに作成することができるようになります。

例文

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さて、月報の書き方の中で話しましたが、わかりやすい報告書の書き方とはどんなものがあるのかご紹介します。

報告書には月の成果や問題点を報告する月報、一週間の仕事内容などを報告する週報、毎日の仕事内容などを報告する日報があります。

わかりやすい報告書を作成するポイントとしてはまず、会社の部内の上司や会社の幹部、取引先のお客様なのかなど報告する相手によってもかなり変わってきます。部内の上司に対しての月報報告の場合は部の行動計画に沿った内容の報告が求められます。

また、幹部への報告はいつもより簡潔な報告が求められます。会社の幹部は他部署をはじめ、多くの報告を受けることになるので一目でわかる報告書を作成することが大事です。

どんな報告書がわかりやすい

では、どんな報告書がわかりやすいかについて説明します。全ての報告書に共通して言えることは、作文のようにダラダラとした文章ではなく、箇条書きのように文字は少なく、棒、円などのグラフや図、表などを多く取り入れた構成のビジュアル的な報告書です。

また、作成する時は表題、要旨、詳細など筋道の通った構造で説明するのがポイントです。書く順番もまず、詳細を書きあげて、その詳細の内容のポイントを押さえた要旨、最後に表題を書く方が、全体的によくまとまっていてわかりやすい報告書になります。

会社で使っている報告書

会社では一日の業務内容を報告する業務日報、取引先、及び製品やサービスを買っていただいた会社や個人からの製品やサービスに対しての不具合などのクレームを受けて後に報告するクレーム報告書、設計や生産技術に携わっている人がよく提出する研究結果報告書、出張した後に直属の上司に提出する出張報告書、その他、事故報告書、調査報告書などたくさんの報告書を作成します。

その日に行った業務の内容や問題点、相談点などを報告する業務日報は毎日書かなければならないのでサラリーマンにとっても面倒な報告書です。でも、自分の業務内容と時間の使い方などがよく分かって、効率的な仕事ができるメリットもあります。