顛末書の書き方と例文｜始末書との違い・上手に書くには

＜例文３＞
平成◯◯年◯◯月◯◯日
代表取締役社長　〇〇〇〇様
◯◯工場　〇〇部
〇〇　〇〇　印
顛末書
このたび◯◯工場内で発生した〇〇に関しまして、調査いたしました。その結果、事故の原因究明と、再発防止のための対策を講じることができましたので、下記のとおりご報告申し上げます。
記
1.事故発生日時：平成◯年◯月◯日　◯時◯◯分頃
2.事故発生場所：◯◯工場◯◯付近
3.事故内容：〇〇〇〇事故
　　　作業員一名が左足骨折
4.当事者氏名：
　　〇〇（担当業務） 社員　 〇〇〇〇
　　怪我をした作業員　社員　〇〇〇〇
5.事故の原因：
6.負傷の程度：〇〇〇〇との診断を得ている。
7. 現状の対応：
8.今後の対策：

〇〇〇〇の怪我については、総務部〇〇〇〇に労災を視野に入れた処理を依頼しています。
以上

＜例文３＞が社外に向けた例文と大きく異なるのは、誰が、という社員の実名が出ることです。上司に報告する際に主語をしっかりと入れた書き方をすることで、経緯がきちんと伝わります。

謝罪文の書き方と共通して、原因・経緯・改善策は必ず書きます。

顛末書は手書きにすべき？

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社外に向けた顛末書では

個人商店や人の手仕事を売りにするサービスでない限りは、上でご紹介した例文のように、ワードを使って作成するのが無難です。直筆というのは、思いの外人に不快感や悪い印象を与えかねないリスクを含みます。若い子特有のクセ字や、止め・ハネ、書き順の間違いなどが露呈し、イメージを悪くしかねません。

もちろん筆に自信がある方がいれば、その方に代筆をお願いすることで年配の方や身分の高い方に響く詫び状が作れることもあります。しかし、達筆すぎて読めないといったこともあるため、やはりパソコンで作成した方が無難と言えます。

社内に向けた顛末書では

社内に向けたものでは、上司や会社によっては手書きが良いとする昔気質の場合もありますが、求められない限りはパソコンで作成するのが無難でしょう。

上層部へ報告するまでに何度か書き方に訂正を求められ、加筆修正することが考えられ、直属の上司の手を煩わせないためにも、自分の時間を短縮しミスの挽回にその分時間をまわすためにも、パソコンで作成することが建設的と言えます。

ただし、署名と捺印に関しては手書きで行います。

顛末書を上手に書くには

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顛末書は報告書の意味合いや詫び状・謝罪文の意味合いがあることがわかりました。起きてしまったこと、何故起きたのか、これから予想されること、改善にあたって、といったことを順序良く記載していくことが上手な書き方のポイントです。

失敗ばかりに目を向けずに、どうしたら同じことが起きずに済むか、挽回できるかを含めた前向きな顛末書が書けるよう、今回ご紹介した書き方と例文を是非参考になさってみてください！

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