見積もり依頼と返信の書き方・例文｜お礼/断り/急ぎ/件名

更新日：2024年03月24日

お客様からの発注の前に見積もり依頼メールを承る事があります。スーパーのように値段を明記していない企業間のやり取りの場合が多いのではないでしょうか。見積もり依頼メールに記載しなくては行けない重要な事は何かを例文を交えながらご紹介します。

見積もり依頼の返信の書き方と例文

お客様からの発注前に見積もり依頼を承る事があります。スーパーのように値段を明記していない企業間のやり取りの場合が多いのではないでしょうか。また、結婚式のようなプランや料理、ドレス、お花に応じて金額が変わってしまう場合も見積もりを初めに依頼されるでしょう。

見積もりは、商品だけでなくサービスのような目に見えないものでも、支払う金額を事前に知りたいお客様に提示するものです。メールでのやり取りであれば、要点を簡潔に記して追加料金のような後で問題になりそうな事はあらかじめ明記しなくてはいけません。例文を使いながらメールでの見積もり依頼やその返信を考えていきます。

お礼

メールで頂いた見積もり依頼には、まずお礼の返信をしましょう。見積もりは後日しっかりと作ってメールすれば良いです。大事なのはお客様が自分たちの商品に興味を持ち、購入する意思がある事です。お礼をして見積もり依頼の返信期限を設定しましょう。

「○○様　この度は、弊社の商品にご興味を持って頂きお見積り作成依頼を承りました事、誠にありがとうございます。すぐに見積もり書の作成を開始いたします。遅くとも今週末までにはメールにて返信いたしますので、もう少々お待ち下さい。」

「◯○様　お見積もり作成依頼ありがとうございます。ご希望の商品のお見積もりと弊社開発のオリジナルパッケージのお見積もりを合わせて送らせて頂きます。ご希望の商品よりも低価格でハイスペックな商品ですのでぜひともご検討頂きたいです。商品カタログも同封させて頂きますので、比べて頂きたいと思います。」

というように、まずはお礼から入りましょう。まだ購入されていなくても既に興味を持っていますので、購入までは時間の問題です。潜在顧客を逃さないようにして下さい。

断りなど

せっかく見積もり依頼を頂いても、売り切れていたり廃盤になっていたりすればお断りしなくてはなりません。その場合は、代替品があればご案内するのがスムーズです。欲しいから見積もり依頼をしてくれるのですから、期待をできるだけ裏切らない返信メールを心がけましょう。

「○○様　お見積もりのご依頼誠にありがとうございます。ご依頼頂いた商品はただいま欠品しており、日本への到着が来年の4月以降になります。ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。ただいま、代替品として別メーカーの商品で対応しております。お見積もりは代替の商品でもよろしいでしょうか。」

「◯○様　お見積もりのご依頼得お頂き、ありがとうございます。ご依頼の商品はすでに廃盤となっており、現在弊社での取り扱いはございません。誠に申し訳ございませんがご理解の程、どうぞよろしくお願いいたします。」

どちらの例文も断りはしていても、必ず見積もり依頼に対するお礼はしています。見積もり依頼にはまずはお礼メールを返信することが基本です。

初めての見積もり作成依頼のメールの書き方

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見積もり依頼の作成をお願いする時に、メール上で書かなくてはならない事はなんでしょう。
・商品名
・個数または量
・見積もり返信期限
・納品日期限

上記の4つを抑えておけば、まず間違いは起こらないでしょう。実際に例文にしてみていきます。

例文

「△△商事　◯○様　初めまして、××と申します。今度、新しく始める弊社サービスに貴社の商品をお願いしたいと考えております。ただいま予算を作成する都合上、お見積もりを頂きたいです。お見積もりを今週木曜日までに頂けますでしょうか？また実際に購入する場合、納品予定日は3月上旬を予定しております。これも間に合うかご確認をお願いいたします。」

「△△会社様　私、飲食店を立ち上げるため厨房用品を一とおり揃えたいと考えております。新品の場合と中古の場合の価格差が見たいので、添付ファイルの商品の見積もりを1枚頂けますでしょうか。見積もりはできるだけ早く欲しいです。納期につきましては、店舗が決まり次第なので未定です。どうぞよろしくお願いいたします。」

見積もりを作る側は値段を出すだけなので、何をいくつ欲しいかがわかれば最低限の見積もりを作る事ができます。見積もり依頼をする場合、メールに見積もり返信期限を設けておくとスケジュールが管理しやすいです。ただ、「今日の今日で見積もり出して」のような無理難題はやめて余裕を持った見積もり依頼メールにしましょう。

急ぎの見積もり依頼のメールの書き方

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どうしても急に足りなくなってしまったり、壊れてしまったりと不慮の事態は避けられません。急いで見積もりを作って欲しい時の依頼メールはどうすれば良いでしょうか。

納期など

納期をできるだけ急いで欲しい場合は、メールでどのように依頼するべきでしょう。

「◯○様　いつも大変お世話になっております。弊社で今まで使用していたマシンが動かなくなってしまいました。年式が古かったので、買い替えを考えております。今回壊れたマシンは△△メーカーの型番は××です。新型のものを比較検討したいので、いくつか見積もり頂きたいです。また、壊れたままだと業務に支障が出ますので、納期がそれぞれ発注からどれくらいかかるかも知りたいです。こちら都合で申し訳ありませんが、見積もりはできれば今日、明日あたりで頂けますでしょうか？どうぞよろしくお願いします。」

納期に関しては、自分たちの都合がほとんどです。「無理を言って、申し訳ない」という気持ちをメールの文面に表す方が良いです。

納期を早めるために追加のお金が必要になる場合があります。その際は頂いた見積もりにも記載されているはずです。しっかりチェックしましょう。