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ビジネスではじめましての人に対してのメールの送り方・例文付き

初回公開日:2017年10月06日

更新日:2018年05月22日

記載されている内容は2017年10月06日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスメールに慣れている人でも、「初めまして」に始まるビジネスメールを送る際には、相手に失礼にならないような配慮と心配りが必要です。どのような配慮と心配りを行なえば、「初めまして」の素直な気持ちが、相手に伝わるビジネスメールになるかを紹介します。

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「初めまして」の人へのビジネスメールの送り方

ビジネスの場においては、一度も直接会ったことのない相手にビジネスメールを送る機会もあります。「初めまして」のビジネスメールが、自分の第一印象の良し悪しを左右しますので、心を込めて内容を考えましょう。当記事では「初めまして」のビジネスメールを送る際の対象別例文と、初めてメールする相手にわかりやすく丁寧なあいさつを伝えるコツをご紹介します。

ビジネスメールで使える「初めまして」の例文

送る相手との関係性によって「初めまして」のビジネスメール表現は変わってきます。特に、社外の人に送るビジネスメールの場合、「誰」とならないような工夫をした挨拶が必要です。ここでは、相手別のビジネスメール文面例を挙げていきます。

取引先に送る「初めまして」のビジネスメール

「初めまして」という言葉は元々、口頭で「初めてお目にかかります」という意味で使われる言葉なので、実際に会ったことのない人にメールする場合には「初めてメールさせていただきます。」や「初めてご連絡させていただきます。」などの表現を使うと良いでしょう。

社外の人にビジネスメールを送る時は、自分を信頼してもらうにはどういったメールを送るのが適切か考えながら文面を組み立てましょう。そのためには、自分の身分とメールの目的をはっきりと示し、何の意図で送ったメールなのかが相手に理解しやすいようにします。

取引先から来たビジネスメールへの返信例

先ほどの例は、自分からビジネスメールを送る場合の例ですが、逆に自分があったことのない「初めまして」の相手からメールをもらう機会もあるでしょう。その場合の文面例は下記のようになります。

「例:ご連絡ありがとうございます。担当させていただきます山田です。こちらこそよろしくお願いいたします。早速第1回の打ち合わせをお願いしたいと存じますので、恐縮ですがご都合のよろしい時間をご提案いただいてもよろしいでしょうか。」

採用情報からの応募があった時の返信例

Webから採用選考への応募があった時は、直接会ったことのない「初めまして」の人と説明会や面接の日程を調整することになります。そうした時のメールの文例を挙げてみます。「例:初めまして。この度は弊社の採用選考にご応募ありがとうございます。早速ですが、面接の日程についてご連絡させていただきます。」

今度配属される配属先の社内の人に宛てたメール例

社内の直接面識のある人が相手であれば、メールをするのは初めてであっても「いつもお世話になっております」を使って問題ないと考えられます。

「例:いつもお世話になっております。10月から〇〇課から○○課に転属になります山田と申します。心機一転新しい職務に励んでいきたいと考えておりますので、何卒ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。」

ビジネスメールの「初めまして」で使える挨拶表現

ビジネスメールで会ったことのない相手にメールで「初めまして」の挨拶をする場合は、メールでの印象が第一印象のすべてになりますので、とりわけ注意が必要です。

大切なのは要件がきちんと伝わることなので、最初の挨拶文は簡潔にした方が伝わりやすいです。ですが、いきなり要件から入ると不躾な印象を与えてしまうこともありますので、礼を失しないようにしっかりと挨拶を入れたほうが良いでしょう。

「初めまして」の挨拶表現例

ビジネスメールでは最も伝えたい内容である結論を先に書くのが定石ですが、やはり例えメールであっても唐突に要件に入るより「初めまして」や「突然のメール失礼いたします」「〇〇様のご紹介で連絡させていただきました」など、文頭には挨拶があった方が丁寧な印象を受けます。

ビジネスメールで重要な件名

「初めまして」ビジネスメールを送る際には、相手が自分のメールアドレスを知らないというケースもあり得ます。受信トレイには件名しか表示されないため、はじめての相手にメールを送る際には件名で自分の名前と所属や用件が分かるようにする必要があります。

メールのタイトルで、誰から何の要件で送られてきたメールか相手に伝わらなかった場合、最悪の場合ダイレクトメールや広告と間違われて読んですらもらえない可能性もありますので、注意が必要です。

それでは、具体的な件名の記載例を見てみましょう。

件名例:〇〇(会社名)の山田と申します。先日ご提案いただいた□□の件でご相談です。

件名例:担当者交代のご挨拶[○○社 山田 太郎]

のように、簡潔に送り手の情報とメールの目的を伝えましょう。

「初めまして」のビジネスメールで使える結びの句

メールの始めの挨拶文も大切ですが、ビジネスメールでは結びの挨拶も添えてきちんと体裁を整えると印象の良い整った文面になります。ここでは、ビジネスメールで汎用的に使いやすい結びの句の表現例をいくつか挙げていきます。

結びの句に適した表現とは?

結びの句は「初めまして」にビジネスメールの要件ごとに適切な表現が変わります。挨拶の場合は「今後ともお引き立てのほどよろしくお願いいたします。」などを使うと良いでしょう。

何かを提案するメールを送った場合には「ぜひご検討よろしくお願いいたします」の表現が使えます。打ち合わせの日程など、相手から折り返し連絡してもらう必要がある場合は「お返事お待ちしております」や「ご連絡お待ちしております」が適切です。

結びの句の後、メールの末尾に署名を

ビジネスメールの末尾には署名を付けましょう。署名は、パソコンのメールソフトならば、あらかじめ自分の署名を設定しておいて、メールの末尾に毎回自動でつけることができるので、設定しておくと良いでしょう。署名は「初めまして」のメールだけでなく毎回つけることをお勧めします。

署名は簡潔に、自分のフルネームと所属や電話番号やメールアドレスなど、必要最低限の情報のみ記載しましょう。署名は社外用や社内用など、用途別に何種類か保存しておくのをおすすめします。

「初めまして」のビジネスメール構成例

ここまでのまとめとして「初めまして」のビジネスメールの全体の構成例をまとめました。初めまして」のビジネスメールを送る際に参考にしてみてください。

「初めまして」の他社へのご挨拶

件名:株式会社○○ 営業部の山田と申します 文例:初めてご連絡させていただきます。○〇(自分の会社名)の営業部の山田と申します。〇〇社の斎藤さんからご紹介いただきました。

弊社の新製品の導入をご検討くださっているとのことで、よろしければ貴社に伺わせていただき、私から直接、資料のお渡しと詳細の説明をさせていただきたく存じますが、ご予定いかがでしょうか。ご連絡お待ちしております。

他社への担当者変更のご挨拶

件名:株式会社○○ 佐藤の後任の山田です。担当者変更のご挨拶 本文:突然のメール失礼いたします。この度弊社の○〇部門の先任佐藤から担当を引き継がせていただきました山田と申します。

担当者交代によってご不便をおかけしないよう万全を期して参ります。近日中にご挨拶に伺わせていただきたいと存じますが、取り急ぎメールでご連絡させていただきました。急な担当者変更となりご迷惑をおかけしますが、今後もお引き立てのほどよろしくお願いいたします。

採用選考のお知らせ

件名:〇〇社の人事担当山田です。採用選考について 初めまして。この度は弊社の採用選考にご応募くださり誠にありがとうございます。

説明会当日は9:30から弊社ビル1階で受付を行っております。説明会開始は10:00ですが当日記入していただく書類が何点かございますので、説明会開始10分前までにはお越しください。当日までに何かご不明な点がございましたら、下記の連絡先までご連絡ください。それでは、高橋さんにお会いできるのを楽しみにお待ちしております。

丁寧な「初めまして」のビジネスメールで印象UP

「初めまして」のビジネスメールの文例と伝え方のコツを紹介してきました。「初めまして」のビジネスメールは日頃大量のメールを処理している相手の人でも、さっと目を通せるように件名と内容は簡潔にわかりやすくすることを心掛けましょう。

「初めまして」のビジネスメールを送る際も普段のメールと同様、受け取る相手を考慮した伝え方をすることが大切になります。直接顔を合わせないメールでも相手や状況に合わせた挨拶と結びの句を使い、丁寧な文章を送ると相手に誠意が伝わります。

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