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ビジネスではじめましての人に対してのメールの送り方・例文付き

初回公開日:2017年10月06日

更新日:2020年05月31日

記載されている内容は2017年10月06日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスメールに慣れている人でも、「初めまして」に始まるビジネスメールを送る際には、相手に失礼にならないような配慮と心配りが必要です。どのような配慮と心配りを行なえば、「初めまして」の素直な気持ちが、相手に伝わるビジネスメールになるかを紹介します。

「初めまして」の人へのビジネスメールの送り方

ビジネスの場においては、一度も直接会ったことのない相手にビジネスメールを送る機会もあります。「初めまして」のビジネスメールが、自分の第一印象の良し悪しを左右しますので、心を込めて内容を考えましょう。当記事では「初めまして」のビジネスメールを送る際の対象別例文と、初めてメールする相手にわかりやすく丁寧なあいさつを伝えるコツをご紹介します。

ビジネスメールで使える「初めまして」の例文

送る相手との関係性によって「初めまして」のビジネスメール表現は変わってきます。特に、社外の人に送るビジネスメールの場合、「誰」とならないような工夫をした挨拶が必要です。ここでは、相手別のビジネスメール文面例を挙げていきます。

取引先に送る「初めまして」のビジネスメール

「初めまして」という言葉は元々、口頭で「初めてお目にかかります」という意味で使われる言葉なので、実際に会ったことのない人にメールする場合には「初めてメールさせていただきます。」や「初めてご連絡させていただきます。」などの表現を使うと良いでしょう。

社外の人にビジネスメールを送る時は、自分を信頼してもらうにはどういったメールを送るのが適切か考えながら文面を組み立てましょう。そのためには、自分の身分とメールの目的をはっきりと示し、何の意図で送ったメールなのかが相手に理解しやすいようにします。

取引先から来たビジネスメールへの返信例

先ほどの例は、自分からビジネスメールを送る場合の例ですが、逆に自分があったことのない「初めまして」の相手からメールをもらう機会もあるでしょう。その場合の文面例は下記のようになります。

「例:ご連絡ありがとうございます。担当させていただきます山田です。こちらこそよろしくお願いいたします。早速第1回の打ち合わせをお願いしたいと存じますので、恐縮ですがご都合のよろしい時間をご提案いただいてもよろしいでしょうか。」

採用情報からの応募があった時の返信例

Webから採用選考への応募があった時は、直接会ったことのない「初めまして」の人と説明会や面接の日程を調整することになります。そうした時のメールの文例を挙げてみます。「例:初めまして。この度は弊社の採用選考にご応募ありがとうございます。早速ですが、面接の日程についてご連絡させていただきます。」

今度配属される配属先の社内の人に宛てたメール例

社内の直接面識のある人が相手であれば、メールをするのは初めてであっても「いつもお世話になっております」を使って問題ないと考えられます。

「例:いつもお世話になっております。10月から〇〇課から○○課に転属になります山田と申します。心機一転新しい職務に励んでいきたいと考えておりますので、何卒ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。」

ビジネスメールの「初めまして」で使える挨拶表現

ビジネスメールで会ったことのない相手にメールで「初めまして」の挨拶をする場合は、メールでの印象が第一印象のすべてになりますので、とりわけ注意が必要です。

大切なのは要件がきちんと伝わることなので、最初の挨拶文は簡潔にした方が伝わりやすいです。ですが、いきなり要件から入ると不躾な印象を与えてしまうこともありますので、礼を失しないようにしっかりと挨拶を入れたほうが良いでしょう。

「初めまして」の挨拶表現例

ビジネスメールでは最も伝えたい内容である結論を先に書くのが定石ですが、やはり例えメールであっても唐突に要件に入るより「初めまして」や「突然のメール失礼いたします」「〇〇様のご紹介で連絡させていただきました」など、文頭には挨拶があった方が丁寧な印象を受けます。

ビジネスメールで重要な件名

「初めまして」ビジネスメールを送る際には、相手が自分のメールアドレスを知らないというケースもあり得ます。受信トレイには件名しか表示されないため、はじめての相手にメールを送る際には件名で自分の名前と所属や用件が分かるようにする必要があります。

メールのタイトルで、誰から何の要件で送られてきたメールか相手に伝わらなかった場合、最悪の場合ダイレクトメールや広告と間違われて読んですらもらえない可能性もありますので、注意が必要です。

それでは、具体的な件名の記載例を見てみましょう。

件名例:〇〇(会社名)の山田と申します。先日ご提案いただいた□□の件でご相談です。

件名例:担当者交代のご挨拶[○○社 山田 太郎]

のように、簡潔に送り手の情報とメールの目的を伝えましょう。

「初めまして」のビジネスメールで使える結びの句

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