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【シーン別】お問い合わせへの自動返信メールの例文|休暇/出張

初回公開日:2017年12月28日

更新日:2020年05月22日

記載されている内容は2017年12月28日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

自動返信メールとは、休暇等で不在の場合にメールが届いた際に、不在を伝える内容を相手へ自動的に返信したり、お問い合わせや注文があったに、確かに受け付けをした旨を自動返信するメールです。こちらの記事ではさまざまなケースごとの自動返信メールの例文をご紹介します。

自動返信メールとは

【シーン別】お問い合わせへの自動返信メールの例文|休暇/出張
※画像はイメージです

自動返信メールとは、出張や外出、産休などで会社に出社していない場合にメールが届いた際に、不在を伝える内容を相手へ自動的に返信したり、あるいはお問い合わせや注文を受け付けた際に、確かに受け付けをした旨を自動返信するメールのことです。

メールソフトの種類により、設定方法は異なりますが、大半のソフトにはこの自動返信メール機能が備わっており、どんな条件の時に、どんな内容のメールを相手へ自動返信するか、設定することができます。

こちらの記事では、休暇中や出張中など、会社を不在にしている場合の自動返信メールの例文や、求人・応募などを受け付けした際に相手へ送信する自動返信メールの例文、退職後の自動返信メールの例文など、いくつかのシーンに分けた例文をご紹介します。

お問い合わせへの自動返信メールの例文とは

【シーン別】お問い合わせへの自動返信メールの例文|休暇/出張
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お問い合わせへの自動返信メールのポイント

お問い合わせを確かに受け付けたことをお知らせするのが、お問い合わせへの自動返信メールの大きな役割です。
ただし、ケースにより異なりますが、基本的にはお問い合わせはお客様からのものであることがほとんどです。例文として、「お問い合わせを受け付けました。」などと要件だけを伝える素っ気ないものもありますが、たとえメールであっても丁寧で親切と好印象を持っていただけるような内容にしましょう。

また、お問い合わせ先が明記されていない例文も見かけますが、メールで問い合わせをしたものの、やはり早く返信が欲しいという方もいらっしゃいますし、自分はお問い合わせフォームへ氏名や連絡先を入力したのに、自動返信メールには連絡先が入っていないとなると、不信感を抱く方もいらっしゃいますので、必ず連絡先を明記しておきましょう。

その他、どんな内容を問い合わせたか、忘れてしまったという方も中にはいらっしゃいますので、自動返信メールの中に、実際に入力いただいたお問い合わせ内容も入れておくと、メールの返信や電話での対応時にもスムーズに話を進められますのでおすすめです。

これらのポイントをふまえた自動返信メールの例文を、以下にご紹介します。

お問い合わせへの自動返信メールの例文

<件名>【○○(会社名など)】お問い合わせ受け付けのお知らせ
<本文>
◇ご注意◇━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
このメールはお問い合わせフォームよりお問い合わせいただいた方へ自動送信しております。
お急ぎの場合はお電話(00-0000-0000、受付時間:平日9時〜18時)にてお問い合わせください。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

以下の内容でお問い合わせを受け付けいたしました。
改めて、担当より連絡をさせていただきます。

━━━━━━□■□ お問い合わせ内容 □■□━━━━━━

お問い合せ日時:20●●年XX月XX日 △時△△分
お問い合わせ番号:●●●●
お問い合わせ内容:□□という製品の在庫状況を教えて欲しい。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━


※本メールを受信された日より、3営業日を過ぎても担当より連絡がない場合は、大変お手数ではございますが、下記記載の担当窓口へ直接ご連絡くださいますようお願い申し上げます。

※このメールにお心あたりのない場合は、誠に恐れ入りますが、下記お問い合わせ先へご連絡いただけますようお願いいたします。

■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社○○
△△部(部署名など)
電話番号:00-0000-0000(受付時間:平日9時〜18時)
メールアドレス:otoiawase@xx.co.jp
ホームページ:○○@xx.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━■

休暇用の自動返信メールの例文とは

【シーン別】お問い合わせへの自動返信メールの例文|休暇/出張
※画像はイメージです

休暇用の自動返信メールのポイント

夏休みや産休など、休暇を取得されている場合は、まずは休暇前に取引先の方などへ、休暇を取得する旨とその期間を伝えておきましょう。
それでも休暇中にメールが届いた場合は、以下の例文のように、改めて不在にしている旨とその期間を自動返信メールの文章へ盛り込みましょう。

なお、急ぎの内容のメールが届く可能性がある場合や、長い休暇となる場合は、自分宛に届いたメールが同じ部署のメンバーや上司の方にも転送されるよう、メールの設定を変更されることもおすすめします。

不在の場合の例文

<件名>●月●●日~●●日まで休暇のため不在にしております
<本文>
このメールは自動返信によって送信されています。

誠に申し訳ございませんが、●月●●日~●●日までは休暇をいただいております。
恐れ入りますが、●●日以降に返信させていただきます。

お急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが、弊社△△まで、ご連絡くださいますようお願い申し上げます。


■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
(自分用の署名を記載)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━■

産休の場合の例文

<件名>不在のお知らせ
<本文>
このメールは自動返信によって送信されています。

ご連絡いただきありがとうございます。
ただいま、産休・育休のため不在にしております。

お急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが、弊社△△まで、ご連絡くださいますようお願い申し上げます。


■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
(自分用の署名を記載)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━■

産休の場合の自動返信メールの例文として、産休・育休中であることを明記しましたが、何らかの事情で、相手の方に出産したことを伝えたくないという場合もあります。
その場合は、不在時の自動返信メールの例文と同様に、不在にしている期間や、いつから出社予定なのか、また、急ぎの場合の連絡先を明記すれば問題ありません。

年末年始やゴールデンウィークなどはメールを送る方も少ないですが、休暇中の自動返信メールの例文を年末年始やゴールデンウィーク用にアレンジして設定しておくのもおすすめです。

出張中の自動返信メールの例文とは

【シーン別】お問い合わせへの自動返信メールの例文|休暇/出張
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出張中の自動返信メールのポイント

出張中の自動返信メールも、基本的には休暇用の自動返信メールの例文と同じく、会社を不在にしている期間、いつから出勤するのか、そして緊急時の連絡先を明記すれば問題ありません。
出張中の自動返信メールの例文は以下の通りです。

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