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依頼のメールの書き方・返信方法|件名/ビジネス/見積もり

初回公開日:2018年04月04日

更新日:2020年06月02日

記載されている内容は2018年04月04日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネス上、依頼のメールを送るケースは多いです。依頼メールを送る場合には、通常のメールよりもさらに丁寧で失礼のない表現で送るようにしなければなりません。ここでは、社内や社外への依頼メールの書き方や例文、その返信方法など、さまざまな依頼メールをみていきます。

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依頼のメールの書き方

依頼のメールの書き方・返信方法|件名/ビジネス/見積もり
※画像はイメージです

ビジネス上、メールで協力を願ったり、何かを依頼することは珍しくありません。その際、マナーのない失礼な書き方をしてしまうと、相手に快くない印象を与えてしまい、その後の関係性にも影響を与える恐れがあります。ここでは、依頼のメールを送る場合の書き方についてみていきます。

件名

依頼のメールを送る場合に、件名は簡潔にかつわかりやすくすることが重要です。メールは一つ一つ確認する方よりも一覧でまずは重要なものから確認する方が多いでしょう。そのため、一目みただけで誰からのメールか、どんな内容かがわかる件名にすることが理想的です。

(例)「件名:見積書作成依頼 株式会社○○」

書き出しと本文

依頼メールの場合は、本文の内容も変にダラダラと長い文章ではなく簡潔かつ明確に依頼内容を書きましょう。例えば、以下のようになります。

(例文)「株式会社○○ 営業担当〇〇様 いつもお世話になっております。○○株式会社の●●です。先日は、資料を送っていただきありがとうございました。早速ですが、○○様の見積もりをお願いしたくご連絡させていただきました。できれば、1週間以内を目途に見積もりできればと考えております。もし、問題があればご連絡お願いします。」

締め

依頼メールの締めとしては、相手への配慮と再度のお願いの言葉を入れましょう。

(例文)「ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。」

依頼メールでNGな表現

依頼メールの書き方についてみてきましたが、ここでは、依頼メールで使ってしまうと相手に不快感を与えてしまう表現をいくつかご紹介します。あまり意識しないと、つい使ってしまいそうな表現ですので、きちんと覚えておきましょう。

1.「ご確認ください」

「ご確認ください」というフレーズは、一見丁寧な表現のようにおもえますが、依頼メールの場合は冷たく言い放つ印象を与えてしまいます。同じ意味でも、「ご確認をお願いいたします」とか「ご確認いただけますでしょうか」などの表現に変えると印象が全く違ってきます。

2.「~してください」

「~してください」というフレーズは、命令口調ですので相手に悪い印象を与えてしまいます。「なんで命令されるの」と反感を買ってしまいます。依頼メールを送る場合は、こちらはお願いする立場ですので、「~していただけますでしょうか」「~していただければ幸いです」といった、丁寧な言葉遣いをしましょう。

3.「お願いします」

「お願いします」というフレーズは、依頼メールでつい使ってしまいがちですが、これだけでは相手に一方的に押し付けるような印象を与えてしまいます。同じような意味でも「お願いいたします」「お願いできますでしょうか」と丁寧かつへりくだった表現をするようにしましょう。

4.「依頼させていただきます」

「依頼させていただきます」は、相手に選ぶ権利がないかのような文章で、相手は、上から目線な表現に感じるでしょう。そのため、「ご依頼申し上げます」と謙譲表現にしましょう。ちょっとした違いですが、相手の受け取り方は全く異なりますので、依頼メールの場合は特に言葉遣いには細心の注意が必要です。

社内での依頼のメールの書き方

上司や同僚など社内の人に協力を求める依頼メールを送る場合には、失礼のない文章を書かなければなりません。といっても、曖昧で何を依頼しているかわからないようでは、元も子もありませんので、明確にかつ丁寧な印象のメールにすると良いでしょう。ここでは、社内での依頼メールの書き方についてみていきます。

依頼メールの構成

社内で協力を依頼するメールを送る場合の文章の構成は以下になります。

1.書き出しの挨拶
2.用件
3.具体的な依頼内容

4.回答を依頼する言葉
5.結びの挨拶

相談内容の結論

社内メールで依頼をする場合には、簡潔にわかりやすい内容を書くことが基本です。まずは、最初に用件の要点を「〇〇の件でご意見を伺いたくメールいたしました。」などと書いて、その後に詳しい依頼内容を書くとわかりやすい文章となります。

最後には相手を気遣う一文

社内での依頼メールの最後には、相手を気遣う一文を入れましょう。例えば、「お忙しい中、大変恐縮ではございますが、よろしくお願い申しあげます。」などの一文になります。本文途中にこのような文章を入れると、わかりにくい文章となるため、本文にはこういった気遣いの文章は入れないようにして、最後に入れるようにします。

社内での依頼メールの文例

以下が、社内での依頼メールの文例になります。

(文例)「件名:会議用企画書について ○○課長 おつかれさまです。開発部○○です。来月、会議を予定している○○の件につきまして、企画書が完成いたしました。この内容につきまして、○○課長のご意見を伺いたくご連絡させていただきました。内容は、メールに添付しております。お忙しい中、大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。」

依頼のメールの返信方法

ビジネス上の依頼のメールを貰った場合には、その依頼に対してどうするかの返信をしなければなりません。ビジネス関係の依頼の場合は、あまりに長い間保留にすることは、相手に失礼ですし、曖昧な返事も相手を混乱させてしまいます。

そのような失礼な返事をしてしまうと、今後のビジネス関係にヒビを入れてしまう可能性もあるため、依頼のメールを受けた場合には、今後のことを考えて適切な返信が必要です。ここでは、依頼メールの返信方法について以下で注意点などをご説明します。

依頼を断る場合

ビジネス上の依頼メールを貰って、それを断らなければならない場合には、きちんと断ったことが明確にわかる内容で返信が必要です。とはいえ、ただ「お断りします。」「お受けできません」などの言葉だけでは、相手に不快な印象を与えてしまう可能性があります。そのような場合には、断り方として以下のような返事をしましょう。

・「お気持ちだけ頂戴いたします。」
・「どうぞご勘弁ください」
・「わたしには荷が重すぎます」
・「わたしの出る幕ではございません」

同じ断るとしても、できるだけ丁寧に、また自分をへりくだたせるような言い回しにしてみると、断った相手に不快な感情を与えないで済むでしょう。

依頼を承諾する場合

ビジネス上の依頼メールに対して、その依頼を承諾する場合はどのように返信すれば良いのでしょうか。依頼メールを承諾する旨を返信する場合には、以下のようなフレーズで返信します。

・もちろん大丈夫です。
・喜んでお受けさせていただきます。
・ぜひ引き受けさせていただきたく存じます。

その他の承諾メールの書き方

仕事上の依頼メールの返信ですから、上記のように「喜んでお受けします。」というのもちょっと不自然な場合もあるでしょう。そのような場合には、以下のような返信をしてみてはいかがでしょうか。

・ご依頼の件、承りました。
・〇〇の変更につきまして、承知いたしました。
・○○の件、了承いたしました。
・○○の件、かしこまりました。

承諾メールには「引き受ける」旨の一文も

承諾メールの場合は、上記のような「承知しました」とか「お引き受けします」といった一文の他に、「お受けいたします」とか「受諾いたします」というフレーズも使うことができます。例えば、「○○の申請をいただいていた件につきまして、下記のとおりお引き受けいたします。」のように使います。

ビジネスでの依頼のメールの書き方

ビジネス関係で依頼メールを書く場合には、どのように書けば良いのでしょうか。ここでは、ビジネスで依頼メールの書き方と注意ポイントをいくつかご紹介します。

依頼メールの構成

ビジネス上依頼メールを書く場合には、以下のポイントを守って書きましょう。

1.依頼理由を明確に

依頼理由や依頼主旨がはっきりしないメールは、相手を不審にさせてしまいます。依頼メールは、何を依頼したのかはっきりとわかるように簡潔にかつ明確に書く必要があります。例えば、「○○さんからの要求で、○○の資料を送ってほしい」「○○のために次回の会議の日程を遅らせてほしい」など依頼内容と理由が明確にわかるように書きましょう。

2.依頼内容を具体的に

例えば、相手に講演会を依頼するメールだった場合に、漠然と「○○の講演をお願いします」だけでは、相手も困ってしまいます。講演会を依頼する場合には、日時、場所、対象者、主催者、講演に対する謝礼、ほか条件などを提示した上で、依頼しなければなりません。見積もりや資料請求、日程変更などにおいても同じで、具体的に提示することが必要です。

3.誠実さと心遣い

ビジネス上の依頼メールを書く場合には、伝えたい依頼内容を事務的に連絡するだけでは、相手に不快な印象を与えてしまいます。もし、うまくいくはずだったものも、失礼な依頼の仕方によって、断られてしまう可能性があります。

依頼するメールを書く場合には、「お手数をおかけしますが」とか「お時間のあるときで結構です」など相手を気遣う一言を必ず入れるようにしましょう。

内容別依頼のメールの書き方

ビジネス関係で依頼メールを書く場合には、依頼する内容によって書き方が変わってきます。例えば、見積もり依頼や結婚式受付の依頼では、依頼の仕方が変わってきます。ここでは、内容別の依頼メールの書き方をみていきます。

見積もり

ビジネス上の依頼メールで、見積もりを依頼する場合のポイントは、以下のようになります。

・見積もり依頼の場合、取引条件や具体的な依頼内容を明確に示す
・複雑な見積もり依頼の場合には、一方的に依頼するのではなく相手の出方をみて丁寧に依頼する

見積もりの依頼メールの構成

ビジネス上の見積もり依頼のメールの構成は、以下のようになります。

1.日頃の感謝を伝える
2.見積書の作成を依頼し、依頼する理由を述べる
3.見積書ができたら送付してもらうよう依頼する
4.送付期限や条件などを提示し、相手の都合も考慮する旨を記述し、全体を締める

見積もりの依頼メールの例文

では実際に見積もり依頼メールの例文を以下にご紹介します。

(例文)「件名:お見積書送付のおねがい ○○株式会社 ○○様 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。さて、下記貴社取り扱い品につきまして、至急お見積りをいただきたくお願い申し上げます。なお、お手数ですが、〇月〇日までにご返送いただきますようお願い申し上げます。

1.品名:○○
2.数量:○○個
3.支払い方法:返送後、翌月銀行振込」

結婚式受付

結婚式の受付を友達にお願いするという方は多いでしょう。そのような場合に、メールで依頼することがあります。近場にいるよく会う友人であれば直接会って依頼できますが、遠方に住む友人の場合は、最低でも2か月前までにはメールなどで依頼しておく必要があります。その際には、直接会って依頼できないことをお詫びする一文を入れましょう。

結婚式の受付を依頼できる人

結婚式の受付をお願いできる人は、以下のような人になります。

1.子育ての落ち着いた既婚者
既婚者でも、子供が中学生以上で子育てが落ち着いた人の場合は、忙しさも一段落しているため、結婚式の受付を頼みやすいです。ただし、子育てが一段落していそうだとしても本人が忙しい仕事をしている場合には、断られる可能性が高いため考えなおした方が良いです。

確実に受けてくれそうな人に依頼した方が、手間もかかりませんし、お互いに嫌な気持ちにならなくて済みます。

2.独身で仕事が忙しくない
独身で、仕事があまり忙しすぎない人の場合は、結婚式の受付を依頼しても受けてくれる可能性が高いです。

結婚式の受付の依頼メール例文

以下に結婚式の受付の依頼メール例文をご紹介します。

(例文)「〇月〇日に結婚することとなりました。遠方のところ、申し訳ございませんが、ぜひ○○さんに受付を頼みたい所存です。つきましては、〇月〇日までに可否をメールにてご返送いただきたくお願いします。

また、直接お会いして依頼することができないことをお許しください。受付についての詳細なミーティングは、LINEやメールなどで行う予定です。当日の交通費や宿泊費はこちらで出させていただく予定です。」

同行

大きな商談を目の前にして、自分の営業力に自信がない場合に、上司に同行をお願いすることがあります。そのような同行を依頼するメールは、どのように書けば良いのでしょうか。簡単にいえば、「○○社との商談にご同行よろしくお願いします」ですが、目上の人への依頼メールですので、言葉遣いには気を付けなければなりません。

また、いきなりメールのみで依頼するよりも、前もって口頭で頼んでOKをもらっておき、改めて依頼の詳細について書かれたメールを送るという二段階の手順を踏んだ方がより丁寧な印象を与えることができるでしょう。

同行を依頼するメール例文

以下が同行を依頼する場合のメールの例文になります。

(例文)「○○課長 おつかれさまです。○○です。○○課長に同行していただきたい案件があるため、お願いのメールになります。来月〇月〇日に○○の製品についての商談があります。この商談では、○○についての詳細やいままでの実績などもいろいろと聞きたい旨取引先より依頼されております。

そのため、○○について詳しい○○課長にお力添えいただきたく存じます。詳細日程は以下になりますので、大変恐縮ではありますが、ご同行可否についてご教示願います。

・会社名:○○株式会社・商談場所:○○株式会社第一ミーティング室・商談相手:総務部○○課長、○○主任・商談内容:過去の取引実績、製品の詳細説明」

余興

通常は、結婚式に招待する方には二人の門出を祝ってもらうべく、その時間を美味しい料理を楽しみつつ過ごしていただきますが、中には余興をお願いする場合があります。本来であれば、ゆったりと会場でお料理などを楽しんでいただくところ、いきなり「余興お願いします」と招待状に書いただけでは相手に失礼になります。

余興の依頼メールを送る場合には、事前にお願いし了承をいただいてから詳細についてメールで依頼するようにしましょう。

余興の依頼メール例文

では、実際にどういった文章で余興の依頼をすれば良いのでしょうか。以下に例文をいくつかご紹介します。

1.当日、誠に恐れ入りますが、披露宴にて余興を賜りたくお願い申し上げます。なお、ご準備には、控室をご利用ください。

2.誠に恐れ入りますが、当日披露宴にて歌の余興を賜りたく、お願い申し上げます。

3.誠に恐縮ではございますが、披露宴にてお言葉やなにかご趣向をいただきたく、お願い申し上げます。

依頼メールは丁寧な言葉遣いで

いかがでしたか。依頼メールを書く場合には、言葉遣いを丁寧にすること、相手の立場に立って、簡潔に依頼内容が明確にわかりやすい文を書くことが必要であることがわかりました。

ビジネス上は、なにかと依頼することは多いですので、依頼メールの書き方についてはきちんと覚えておくと良いです。また、依頼内容別では書く内容が異なりますので、その内容に合わせた文章を書くようにしましょう。

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