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依頼のメールの書き方・返信方法|件名/ビジネス/見積もり

更新日:2020年06月02日

ビジネス上、依頼のメールを送るケースは多いです。依頼メールを送る場合には、通常のメールよりもさらに丁寧で失礼のない表現で送るようにしなければなりません。ここでは、社内や社外への依頼メールの書き方や例文、その返信方法など、さまざまな依頼メールをみていきます。

依頼のメールの書き方

ビジネス上、メールで協力を願ったり、何かを依頼することは珍しくありません。その際、マナーのない失礼な書き方をしてしまうと、相手に快くない印象を与えてしまい、その後の関係性にも影響を与える恐れがあります。ここでは、依頼のメールを送る場合の書き方についてみていきます。

件名

依頼のメールを送る場合に、件名は簡潔にかつわかりやすくすることが重要です。メールは一つ一つ確認する方よりも一覧でまずは重要なものから確認する方が多いでしょう。そのため、一目みただけで誰からのメールか、どんな内容かがわかる件名にすることが理想的です。

(例)「件名:見積書作成依頼 株式会社○○」

書き出しと本文

依頼メールの場合は、本文の内容も変にダラダラと長い文章ではなく簡潔かつ明確に依頼内容を書きましょう。例えば、以下のようになります。

(例文)「株式会社○○ 営業担当〇〇様 いつもお世話になっております。○○株式会社の●●です。先日は、資料を送っていただきありがとうございました。早速ですが、○○様の見積もりをお願いしたくご連絡させていただきました。できれば、1週間以内を目途に見積もりできればと考えております。もし、問題があればご連絡お願いします。」

締め

依頼メールの締めとしては、相手への配慮と再度のお願いの言葉を入れましょう。

(例文)「ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。」

依頼メールでNGな表現

依頼メールの書き方についてみてきましたが、ここでは、依頼メールで使ってしまうと相手に不快感を与えてしまう表現をいくつかご紹介します。あまり意識しないと、つい使ってしまいそうな表現ですので、きちんと覚えておきましょう。

1.「ご確認ください」

「ご確認ください」というフレーズは、一見丁寧な表現のようにおもえますが、依頼メールの場合は冷たく言い放つ印象を与えてしまいます。同じ意味でも、「ご確認をお願いいたします」とか「ご確認いただけますでしょうか」などの表現に変えると印象が全く違ってきます。

2.「~してください」

「~してください」というフレーズは、命令口調ですので相手に悪い印象を与えてしまいます。「なんで命令されるの」と反感を買ってしまいます。依頼メールを送る場合は、こちらはお願いする立場ですので、「~していただけますでしょうか」「~していただければ幸いです」といった、丁寧な言葉遣いをしましょう。

3.「お願いします」

「お願いします」というフレーズは、依頼メールでつい使ってしまいがちですが、これだけでは相手に一方的に押し付けるような印象を与えてしまいます。同じような意味でも「お願いいたします」「お願いできますでしょうか」と丁寧かつへりくだった表現をするようにしましょう。

4.「依頼させていただきます」

「依頼させていただきます」は、相手に選ぶ権利がないかのような文章で、相手は、上から目線な表現に感じるでしょう。そのため、「ご依頼申し上げます」と謙譲表現にしましょう。ちょっとした違いですが、相手の受け取り方は全く異なりますので、依頼メールの場合は特に言葉遣いには細心の注意が必要です。

社内での依頼のメールの書き方

上司や同僚など社内の人に協力を求める依頼メールを送る場合には、失礼のない文章を書かなければなりません。といっても、曖昧で何を依頼しているかわからないようでは、元も子もありませんので、明確にかつ丁寧な印象のメールにすると良いでしょう。ここでは、社内での依頼メールの書き方についてみていきます。

依頼メールの構成

社内で協力を依頼するメールを送る場合の文章の構成は以下になります。

1.書き出しの挨拶
2.用件
3.具体的な依頼内容

4.回答を依頼する言葉
5.結びの挨拶

初回公開日:2018年04月04日

記載されている内容は2018年04月04日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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