依頼のメールの書き方・返信方法｜件名/ビジネス/見積もり

更新日：2024年09月07日

ビジネス上、依頼のメールを送るケースは多いです。依頼メールを送る場合には、通常のメールよりもさらに丁寧で失礼のない表現で送るようにしなければなりません。ここでは、社内や社外への依頼メールの書き方や例文、その返信方法など、さまざまな依頼メールをみていきます。

承諾メールには「引き受ける」旨の一文も

承諾メールの場合は、上記のような「承知しました」とか「お引き受けします」といった一文の他に、「お受けいたします」とか「受諾いたします」というフレーズも使うことができます。例えば、「○○の申請をいただいていた件につきまして、下記のとおりお引き受けいたします。」のように使います。

ビジネスでの依頼のメールの書き方

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ビジネス関係で依頼メールを書く場合には、どのように書けば良いのでしょうか。ここでは、ビジネスで依頼メールの書き方と注意ポイントをいくつかご紹介します。

依頼メールの構成

ビジネス上依頼メールを書く場合には、以下のポイントを守って書きましょう。

1．依頼理由を明確に

依頼理由や依頼主旨がはっきりしないメールは、相手を不審にさせてしまいます。依頼メールは、何を依頼したのかはっきりとわかるように簡潔にかつ明確に書く必要があります。例えば、「○○さんからの要求で、○○の資料を送ってほしい」「○○のために次回の会議の日程を遅らせてほしい」など依頼内容と理由が明確にわかるように書きましょう。

2．依頼内容を具体的に

例えば、相手に講演会を依頼するメールだった場合に、漠然と「○○の講演をお願いします」だけでは、相手も困ってしまいます。講演会を依頼する場合には、日時、場所、対象者、主催者、講演に対する謝礼、ほか条件などを提示した上で、依頼しなければなりません。見積もりや資料請求、日程変更などにおいても同じで、具体的に提示することが必要です。

3．誠実さと心遣い

ビジネス上の依頼メールを書く場合には、伝えたい依頼内容を事務的に連絡するだけでは、相手に不快な印象を与えてしまいます。もし、うまくいくはずだったものも、失礼な依頼の仕方によって、断られてしまう可能性があります。

依頼するメールを書く場合には、「お手数をおかけしますが」とか「お時間のあるときで結構です」など相手を気遣う一言を必ず入れるようにしましょう。