依頼のメールの書き方・返信方法｜件名/ビジネス/見積もり

社内での依頼のメールの書き方

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上司や同僚など社内の人に協力を求める依頼メールを送る場合には、失礼のない文章を書かなければなりません。といっても、曖昧で何を依頼しているかわからないようでは、元も子もありませんので、明確にかつ丁寧な印象のメールにすると良いでしょう。ここでは、社内での依頼メールの書き方についてみていきます。

依頼メールの構成

社内で協力を依頼するメールを送る場合の文章の構成は以下になります。

1．書き出しの挨拶
2．用件
3．具体的な依頼内容

4．回答を依頼する言葉
5．結びの挨拶

相談内容の結論

社内メールで依頼をする場合には、簡潔にわかりやすい内容を書くことが基本です。まずは、最初に用件の要点を「〇〇の件でご意見を伺いたくメールいたしました。」などと書いて、その後に詳しい依頼内容を書くとわかりやすい文章となります。

最後には相手を気遣う一文

社内での依頼メールの最後には、相手を気遣う一文を入れましょう。例えば、「お忙しい中、大変恐縮ではございますが、よろしくお願い申しあげます。」などの一文になります。本文途中にこのような文章を入れると、わかりにくい文章となるため、本文にはこういった気遣いの文章は入れないようにして、最後に入れるようにします。

社内での依頼メールの文例

以下が、社内での依頼メールの文例になります。

（文例）「件名：会議用企画書について　○○課長　おつかれさまです。開発部○○です。来月、会議を予定している○○の件につきまして、企画書が完成いたしました。この内容につきまして、○○課長のご意見を伺いたくご連絡させていただきました。内容は、メールに添付しております。お忙しい中、大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。」

依頼のメールの返信方法

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ビジネス上の依頼のメールを貰った場合には、その依頼に対してどうするかの返信をしなければなりません。ビジネス関係の依頼の場合は、あまりに長い間保留にすることは、相手に失礼ですし、曖昧な返事も相手を混乱させてしまいます。

そのような失礼な返事をしてしまうと、今後のビジネス関係にヒビを入れてしまう可能性もあるため、依頼のメールを受けた場合には、今後のことを考えて適切な返信が必要です。ここでは、依頼メールの返信方法について以下で注意点などをご説明します。

依頼を断る場合

ビジネス上の依頼メールを貰って、それを断らなければならない場合には、きちんと断ったことが明確にわかる内容で返信が必要です。とはいえ、ただ「お断りします。」「お受けできません」などの言葉だけでは、相手に不快な印象を与えてしまう可能性があります。そのような場合には、断り方として以下のような返事をしましょう。

・「お気持ちだけ頂戴いたします。」
・「どうぞご勘弁ください」
・「わたしには荷が重すぎます」
・「わたしの出る幕ではございません」

同じ断るとしても、できるだけ丁寧に、また自分をへりくだたせるような言い回しにしてみると、断った相手に不快な感情を与えないで済むでしょう。

依頼を承諾する場合

ビジネス上の依頼メールに対して、その依頼を承諾する場合はどのように返信すれば良いのでしょうか。依頼メールを承諾する旨を返信する場合には、以下のようなフレーズで返信します。

・もちろん大丈夫です。
・喜んでお受けさせていただきます。
・ぜひ引き受けさせていただきたく存じます。

その他の承諾メールの書き方

仕事上の依頼メールの返信ですから、上記のように「喜んでお受けします。」というのもちょっと不自然な場合もあるでしょう。そのような場合には、以下のような返信をしてみてはいかがでしょうか。

・ご依頼の件、承りました。
・〇〇の変更につきまして、承知いたしました。
・○○の件、了承いたしました。
・○○の件、かしこまりました。