管理不行き届きとは?管理不行き届きの始末書|お詫びの仕方・例文
更新日：2024年03月12日
⑧再発防止策
こういう防止策をとることで、二度と同じことが起きないようにしますと書きます。
ここで、こうした防止策をとることによって、自分の管理も行き届き、同じことが起こらないと納得してもらえるような防止策をきちんと考えて書く必要があります。自分の管理不行き届きでしたので、今後は管理を徹底します、では通りません。
自分の管理不行き届きだった
↓
こういった防止策をとります
↓
更に管理を今とは違い、このようにし、再発防止を徹底します
といったように、防止策プラス、今後は今とは違いこのように管理をすることで再発防止を徹底します、という流れで締めくくります。
管理不行き届きの場合のお詫びの仕方
管理不行き届きにより始末書を書くだけでは当然終わりません。お取引先様など相手があることのトラブルの場合、始末書といった社内文書だけではなく、先方様に謝罪、お詫び文書の提出が必要になります。謝罪の場合、直接謝罪に行く場合と、お詫び文書を郵送またはメールなどでご提出する場合とあります。
直接謝罪とお詫び文書送付では、同じことですが、始末書同様、大事な項目をチェックしていきましょう。
管理不行き届きである点を丁重に謝罪する
お取引先様へ謝罪をする際、まずはこちらの非を認め丁重に謝罪をしなければなりません。その際、部下のミスだとしても、社会では上司のあなたの責任となります。あなたは何も悪くなくとも、上司であるあなたの管理不行き届きで部下がミスをしてしまったと謝罪する必要があります。
お取引先様にとっては、誰が、どうして、という点はもちろん知る必要がありますが、既にトラブルが発生し、損失・不利益が生じている事実は変わりませんので、とにかくひたすら謝罪をするしかありません。
その際、ミスをした部下は既にお取引先様に謝罪をしているでしょうから、あなたは、あくまでも私の管理不行き届きにより大変なご迷惑をお掛けしてしまったという前提で謝罪が必要です。部下のミスはあなたのミス、上司であるあなたは会社を代表して謝罪をします。
ミスを起こしてしまった部下をきつく叱ったことを伝える
お取引先様へ直接謝罪をする際、ミスを起こしてしまった部下をきつく叱り今後同じことのない様、このように再発防止を致します。という文言は必要です。お取引先様にとって、ミスを起こした部下に対しての怒りはもちろんですが、会社に対しての怒りも当然あります。お取引先様にとっては、あなたの会社に損失を与えられたというのが事実は、誰が起こしたミスだとしても変わりません。しかし、ミス・トラブルの発端となった人物を多少大げさでも、きつくきつく叱ったことを伝えます。
個人ではなく、会社全体として謝罪の意を伝える
上司であるあなたは、管理不行き届きにより・・・という謝罪が必要です。しかし、お取引先様にとっては、取引をしているのはミスを起こした部下でも、あなた個人でもありません。会社対会社のお取引なので、上司であるあなた、そしてお取引をさせて頂いている会社全体として謝罪の意を伝える必要があります。
管理不行き届きの際に使える例文
平成○○年○○月○○日
株式会社○○○
○○部 ○○課
役職○○（分かっていればフルネーム）様
株式会社***
**部 鈴木 太郎
会社住所
電話番号
誤納品のお詫びと納品日ご変更のお願い
拝啓
○○の候、貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は、格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、この度弊社が納品をさせて頂きました商品がご注文と異なる商品であるとご指摘を頂きました。今回の誤納品は、ご注文を頂きました商品をお手配するにあたりまして、受注入力をする段階で入力間違いをしたことが原因でございます。
つきましては、正しい商品を○○月○○日納品にてお手配をさせて頂けましたら幸いでございます。
この度の事は、私の管理不行き届きにより、多大なるご迷惑をお掛けしてしまいました事、心よりお詫び申し上げます。
今後は、二度とこの様な事を起こさない様、入力の際に２度確認をしたうえで入力を完了させるルールを新たに設け、社員の教育にも徹底して参りますので、この度は何卒ご容赦頂けます様、何卒、お願い申し上げます。
敬具
トラブルこそ絶好のチャンス！
誰だって謝罪やトラブルは避けたいものです。今回起きてしまった事により、あなたは自分は悪くないのに、自分の管理不行き届きでと謝罪が必要な状況にあります。
しかし、トラブルこそ絶好のチャンスなのです！大変なトラブルなら尚更、ここでどれだけ誠意を持ってきちんと謝罪と対応したかで、今後そのお取引先様との関係は全く変わってきます。今はもちろんお怒りだとしても、お取引が継続できれば、言い訳をせず、自分の管理不行き届きだと認め、素直に必死に謝罪をし、トラブル解決・再発防止に努めたことを評価・信用に繋がる時期が来ます。
また、部下からの信頼も得られます。部下としては、自分が大変なミスを犯してしまった事に悔い、落ち込みます。もちろん部下をきちんと叱ることは必要ですが、今後どうやったら再発を防げるか一緒に考え、正し、「一緒にやっていこう！」と上司から言われれば励みになり、意欲向上にも繋がります。
上司がお取引先様にミスを犯した自分のせいだと言わず、管理不行き届きの上司自身のせいだと謝罪している姿を見て、部下は深く反省し、自分を庇ってくれたと、あなたに対して信頼も厚くなります。トラブルは絶好のチャンスです！対応次第で良い事も沢山あるのがトラブルですから、冷静に、確実に対応していきましょう。
その他のコンプライアンスについてもきっちりしておく必要もあります。
ビジネスや情報管理に強いWORK SUCCESSというメディアのコンプライアンスに関する記事がとても参考になるので、ぜひ見てください。
初回公開日：2017年07月27日
記載されている内容は2017年07月27日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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