「進捗状況」の使い方・読み方・書き方｜いかがでしょうか

電話での進捗状況の使い方

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ではまず電話での進捗状況を確認の仕方と進捗状況の伝え方を見ていきましょう。

電話での進捗状況の聞き方

進捗状況を電話で聞く際は、「進捗状況を教えてほしい」ということを簡潔に伝える必要があります。確認したい相手が電話に出たら一通りの挨拶を交わした後で、「○○の件ですが、その後の進捗状況はいかがでしょうか」などと、さきほど挙げた言い回しを使って相手の状況を確認しましょう。

相手はその場で自分の資料を見たり、手帳を開いて確認したりすることが考えられます。スムーズに相手から聞きたいこと教えてもらうために、事前に聞きたいことをピックアップしておくことをおすすめします。

たとえば、「いまどこまですすんでいるか」「あとどれくらいで終わりそうか」「何か問題は発生していないか」といったことが考えられます。ほかにもプロジェクトの内容で特に確認したいことなどがあれば、聞き漏らさないピックアップしておきましょう。

電話での進捗状況の伝え方

進捗状況を伝える

電話で「進捗状況を教えてほしい」と言われた場合、なるべく瞬時に自分の状況を伝えることが望ましいです。とっさのことであれば自分の状況がきちんと把握できていないこともありますが、常に進捗状況を把握しているという姿を相手に見せることができると、相手に安心感を与えることができ、今後の仕事を進めるうえでもよい関係を築くことができます。

進捗状況の把握

めったに進捗状況を聞かれないのであれば、あまり気にかける必要はないでしょうが、自分の仕事に責任をもってスムーズに仕事をこなすためには、仕事の進捗状況を自分で把握しておくことも重要です。

そのため、仕事をするときには常に自分がどれだけその仕事を進められているのか意識し、メモや記録として残すことをおすすめします。いちいち記録することができないような場合でも、どこまでやったのかすぐわかるように資料をまとめておくべきです。

自分で進捗状況が把握できていると仕事を進める上でとても役に立ちます。ほかの仕事を入れる場合、その仕事を入れてスケジュールがうまくまわるか判断する材料とすることができます。

メールでの進捗状況の使い方

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次に、メールでの進捗状況の確認の仕方と進捗状況の伝え方について見ていきましょう。

メールでの進捗状況の聞き方

メールで仕事の進捗状況を尋ねる場合、要件を簡潔にわかりやすく伝える必要があります。「お世話になっております」といったあいさつ文のあとで、進捗状況を知りたいことを明記します。

この場合、電話で進捗状況を確認するときと同じく、進捗状況として知りたい情報をピックアップして記載すると、より明確な応えが得られます。ピックアップした内容は箇条書きにして、相手が返信する際にひな型として使用できるようにしておくと便利です。

メールでの進捗状況の伝え方

メールで進捗状況を伝える際は、とっさの電話とは違いしっかり自分の仕事の進捗状況について情報を集めたうえで内容を作成することができます。進捗状況を知りたい相手側も、メールで連絡するからにはきちんとまとまった情報が得られると考えているため、手を抜かずにメールを作成しなければなりません。

相手から進捗状況の情報提供について細かい指示があればそれに従うべきです。もしそれがなく「進捗状況を教えてほしい」と言われた場合には、進捗状況について「現在の進み具合」や「いつまでに終わりそうか」「気になる点はないか」など項目にわけて報告すると相手にとって読みやすい内容になります。

進捗状況の例文

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では、進捗状況について聞く際はどのような文章で聞くのがいいのでしょうか。ここでは、メールでの進捗状況の聞き方について例文をあげてみます。