「進捗状況」の使い方・読み方・書き方｜いかがでしょうか

「進捗状況はいかがでしょうか」を使う場合

○○様

お世話になっております。○○でございます。

先日依頼させていただきました○○の件についてご連絡いたします。
その後、進捗状況はいかがでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、大まかな現状についてお知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

「進捗状況についてお尋ねいたします」を使う場合

○○様

お世話になっております。○○でございます。

先日依頼させていただきました○○の件について、その後の進捗状況についてお尋ねいたします。
現在、作業はどの程度進んでいますでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、大まかな現状についてお知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

「進捗状況をお知らせください」を使う場合

○○様

お世話になっております。○○でございます。

先日依頼させていただきました○○の件についてご連絡いたします。

恐れ入りますが、進捗状況をお知らせくださいますようお願いいたします。
お知らせいただきたい内容は、以下の3点でございます。

■現在の状況
■納品予定日
■そのほか気になる点など

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

「進捗状況をご報告ください」を使う場合

○○様

お世話になっております。○○でございます。

○○の件について確認したいことがあり、ご連絡いたします。
恐れ入りますが、進捗状況をご報告くださいますようお願いいたします。

お知らせいただきたい内容は、以下の3点でございます。

■現在の状況
■納品予定日
■そのほか気になる点など

お忙しいところ恐縮ですが、最終期限が迫っておりますので
何卒ご対応のほどよろしくお願いいたします。

示された進捗状況の読み取り方

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進捗状況について相手から報告があった場合、内容があいまいで分かりにくいことも多いです。理由としては進捗状況として、報告できるほど、状況が前に進んでいないという場合が多いです。そのため、言い訳に近い理由を並べてしまうことで、読む側としては相手の状況を読み取りにくい内容になってしまいます。

聞きたいことがまったくわからないような場合であれば、再度聞き直すことも必要です。また、明らかに状況が進んでいないと読み取れる場合には、相手に仕事に取り組むよう注意喚起をすることも大切です。

進捗状況の書き方

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仕事が進んでいる場合

進捗状況の書き方については、すでに「現在の進み具合」や「いつまでに終わりそうか」「気になる点はないか」といった項目にわけてわかりやすく伝えるべきだと説明しました。

相手に状況が伝わりやすいようわかりやすくまとめたうえで、余裕があれば今後の取り組み方についてふれましょう。相手が進捗状況を確認しているということは、少なからず進捗状況について不安があるということです。いまの状況であれば期限に十分間に合うことや、自分のやる気をことばで表現することで、相手の不安感を取り去るようにしましょう。

仕事が進んでいない場合

仕事では信頼関係が重要であるため、誠意をもった対応が必要です。仮に思ったように仕事が進んでいない場合は、仕事が進んでいると嘘をついてはいけません。現状をきちんと報告したうえで、取り組み方に関する改善方法などをまとめるようにしてください。

仮にひとりで改善するのが難しいようであれば、相手に相談し、助言を求めることも必要です。お互いの関係性にもよりますが、正直に現状を伝えれば手を差し伸べてもらえることも少なくはありません。いずれにせよ、困ったことがあれば早めに相談することが重要です。

上司からとっさに進捗状況について声をかけられた場合

会議の終了時間が過ぎているのに話し続ける上司の写真素材 - ぱくたそ

メールや電話での進捗状況の確認以外にも、職場の席で仕事をしている際に、不意に上司から仕事の進捗状況について聞かれることがあります。常に、すべての仕事について進捗状況を把握するようにしていれば、どんなときにも困ることはありません。

かりに、仕事に取り組みはじめたばかりで、伝えられる内容がほとんどないような場合には、正直にその旨を伝えましょう。もし、仕事内容が難しくて困難を感じている場合には、それもきちんと相談するべきです。上司から仕事についてアドバイスを受けることができれば、相談せずに進めた場合よりも効率的に仕事を進めることができることもあります。