「社外秘」の意味と使い方・スタンプの位置・持ち出しへの罰則
更新日：2024年05月06日
関係者外秘
「関係者外秘」という書類を見たことはありますか。「関係者外秘」とは社外秘の一部です。社外秘の小概念が「関係者外秘」という位置づけになります。「関係者外秘」とは関係者以外には秘密にしなければいけないという意味です。
例えば、新しい発明をした場合に、特許を出願する前に第三者にその発明の内容が知れてしまうと、特許取得ができなくなってしまう可能性があります。そういった大切な情報は関係者以外に知られないように、会社の中でも一部の人しか知らないように管理して、「関係者外秘」扱いとするのが一般的です。
「関係者外秘」と書かれた書類を扱うことになれば、十分に注意をして扱うようにしましょう。会社の人だからと言って同僚などにも見せないように気を付けてください。
社内秘
「社外秘」とよく混同されがちな言葉が「社内秘」です。社外秘という言葉は、会社の中だけの秘密であって、会社の外には情報を漏らしてはいけないという意味です。一方で社内秘という言葉は、会社の中の一部の部署が持つ情報であって、他の部署に対しては秘密にするという意味です。
例えば、人事部だと各社員の給与情報などを管理していますが、その情報を営業部やシステム部といった他の部署には秘密にするということです。関係のない部署がアクセスできないようにサーバーのアクセス権限が設定されている会社もありますが、こういったアクセス権限は社内秘の情報であることが多くあります。
営業秘密など
営業秘密という言葉をよく耳にし、皆さんも良く使うのではないでしょうか。営業秘密という言葉の意味については、実は不正競争防止法で規定されています。不正競争防止法においては営業秘密とは「秘密として管理されている生産方法、販売方法その他の事業活動に有用な技術上または営業上の情報であって、公然と知られていないものをいう。」と規定されています。
つまり、営業秘密であるための要件には、秘密に管理されているものであって、非公知であって、有用でなければいけません。
しかしながら、私たちが普段使う営業秘密は、いちいち上記の3条件を満たしているかを確認せずに、単に技術上における情報であったり、営業上においての秘密について営業秘密と言っています。
社外秘の情報の情報漏えい対策と廃棄方法
社外秘の情報が書かれた文書や記録媒体をどのように破棄するかについては、会社にとっては悩みの種ではないでしょうか。
シュレッダーで破棄することは可能ですが、CDRなどはシュレッダーで破棄できない場合もありますし、各自のパソコン上にあるデータについては物理上破棄することができません。パソコンでごみ箱に移動しても復元できてしまう場合もありますし、管理が難しいのが現状です。
最近では、ITセキュリティ専門の部署が社外秘の情報を削除も移動もできないように設定し、常に監視する会社も増えてきました。
また、溶解ボックスという社外秘の書類やCDRなどを溶解するための箱を設置し、定期的に業者の人に溶解してもらうというサービスを導入する会社もあります。
「社外秘」の意味と使い方
社外秘の書類を受け取った時に、みなさんはどのようにその社外秘の書類を扱いますか。何となく秘密の書類だから大切に扱おうというような曖昧な態度を取ったりしていませんか。
社外秘の意味は、会社の人以外には秘密にしておかなければいけないことです。自分の会社と取引がある会社の人にはもちろんのこと、会社とはまったく関係がない会社に勤めている親友にも話すことはできません。同様に、家族にも話してはいけない内容のことを社外秘といいます。
「この作り方については、社外秘とされています。」などと使うことができます。
社外秘って英語でなんて言うの？
グローバル社会になり、外国人を雇う企業も増えてきました。外国人の同僚や上司を持った日本人ビジネスマンも多くいるのではないでしょうか。
さて、外国人に資料を取引先などに送るよう言われた時に、社外秘の資料だから送ることができないということもありますが、社外秘だから送れないと英語で言うことができますか。
「Internal use only」のように社内での使用専用というような言い方や「Confidential」と言う秘密ということもできます。ぜひ使う機会があったら、このような言い方をしてみてはいかがでしょうか。
就業規則は社外秘
多くの会社が就業規則を社外秘としています。その理由を皆さん知っていますか。
会社で働く従業員が就業規則を持ち出して、労働基準監督署や法律事務所に相談に行ったりして、就業規則を根拠に会社に何かしらの要求をするのではないかという気持ちが会社にあることは当然です。しかしながら、就業規則を社外秘とすることで、従業員たちの会社に対する不信感は募るばかりです。
残念ながら、多くの会社が就業規則を社外秘としているのが現状で、他の会社も同じようにしていて、一般的だからという理由で社外秘としていう企業が多いのが実情です。
社外秘の書類が違法の証拠の場合は？
初回公開日：2018年04月22日
記載されている内容は2018年04月22日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。