Search

検索したいワードを入力してください

連絡事項の書き方・例文|メール/ビジネス/件名/敬語

初回公開日:2018年05月29日

更新日:2020年03月04日

記載されている内容は2018年05月29日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスの場で、社内で、連絡事項を送ることは日常茶飯事に行われています。正しい連絡事項の書き方を知らない場合、相手の信用を失ったり、不快な思いをさせてしまったりします。逆に丁寧な連絡事項の書き方によって仕事をスムーズに行うことができます。

data-max-num-ads=8 data-matched-content-rows-num="2" data-matched-content-columns-num="4" data-matched-content-ui-type="image_stacked" data-ad-format="autorelaxed">

連絡事項を伝える時の正しい書き方は?

社会人として、仕事や日々の生活を行なって行く中で、相手に連絡事項を伝えるという機会が多くあります。その際、手紙やメールなど色々な方法があります。しかし、連絡事項を伝える時の正しいマナーについて勘違いしている人も多くいます。

この記事では、連絡事項を伝える時の正しい書き方についてご紹介します。特に、手紙、メールなどの分野別。また、社内やビジネスなどの状況別についてご紹介します。正しい連絡事項の書き方を覚えましょう。

メールでの連絡事項の書き方とは?

スマートフォンやパソコン、タブレットなど、ネット社会になっている今、メールでの連絡事項は当たり前になってきています。メールには相手の時間を拘束せずに相手のタイミングでみてもらうことができる。すぐに発信することができるというメリットがあります。

しかし、相手がいつ読むかわからない、微妙なニュアンスを伝えるのが難しいというデメリットもあります。それを意識しながら連絡事項を送る手段としてメールを利用することができます。では、メールでの連絡事項を送るときに、どのような書き方をしたら良いのでしょうか。

メールでの連絡事項の基本的な書き方

まず、メールで大切になってくるのは件名の書き方です。会社によっては、1日に何十通ものメールを処理することになりますので、件名をわかりやすくしておくことは相手に対する配慮になりますし、自分が早く返事をもらいやすくなります。

まず件名に書きたいのは、メールの内容の要点です。例えば、「何月何日、〇〇のお取引について」「先日お問い合わせいただいた〇〇について資料を追加で送信します」など、相手がどのような内容で送っているのが人目にわかるように心がけましょう。

メールの本文

メールの本文で書く際、まず宛先をしっかりと書きましょう。「〇〇株式会社、〇〇部、〇〇様」といった具合にです。会社名、部署、名前の順番で書くのがマナーとなっていますので、気をつけましょう。

その後、いよいよ本文に突入です。まずは相手に対する挨拶から始まります。例えば「お世話になります。〇〇会社の××です」という始まりが無難ですが、久しぶりにメールを送る際は「ご無沙汰しております」といったところから始めることもできます。

その後、本題に入りますが、このときに気をつけることは、誰がみても分かりやすく読みやすい文章を心がけることです。特に一斉送信をするような場合、複数の人が読むことになります。

一文をできるだけ短くする、重要な点は【】などの印をつけて際立たせるなどの工夫をすることができるでしょう。文章の終わりには、「引き続きよろしくお願いいたします」などの挨拶を添えます。

早速送ってみよう!

では、メールで連絡事項を実際に送るときにどのように書いたらいいのか、連絡事項の例文をご紹介します。今回は社内で水道工事が入るので、一定時間、水が使えなくなることについての連絡事項を伝えるメールという設定です。

・例文のように、件名をわかりやすくはっきり書く
・またどの部署の誰がメールを送っているのかはっきりと伝える

社内の一斉送信メールなので、間違えようのないくらいはっきりと要点を伝えることが大切になってきます。またメールで文章を書く場合、程よい分の長さで改行したり、文と分の間を開けたりすることによって、読みやすい文章を作ることができます。

一目で相手が読みやすいか、読みにくいかということも、メールでの連絡事項では大切な要点になってきます。

メールの例文

業務連絡をメールで行う場合の例文です。

件名:社内【水道工事】のお知らせ

お世話になります。〇〇部の××です。

この度、社内に水道工事を行うことが決定致しました。

以下の日程で工事を行いますので、各部署で情報共有を行い、
業務に支障をきたさないようご協力をお願いいたします。

一階エリア○月○日(○)○:〇〇〜○:〇〇
二階エリア○月○日(○)○:〇〇〜○:〇〇

なお工事中は、水道が使えなくなりますので、ご注意ください。
ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

ビジネスでの連絡事項の書き方

ビジネス上で連絡事項のお知らせは、毎日、頻繁に行われます。社内である場合や、取引先の場合があります。

相手に信用してもらい、きちんと取引を行う上できちんとした連絡事項を行うことは大切となってきます。ここでは、ビジネスでの連絡事項の書き方についてご紹介します。

取引先とのビジネスでの連絡事項の書き方は?

取引先との連絡事項は相手に好印象を与えるか与えないかの瀬戸際ともなり得ますのでとても重要です。まず、気をつけたいのが件名です。取引先に連絡する際、現在社会では、メールでの連絡事項が主になります。

取引先は、1日に何十件ものメールをチェックしていることがありますので、メールの件名次第では、開けてもらえないこともあります。それで、どのような内容のメールなのか、どのような要件でメールを送信しているのかはっきりと件名に入れる必要があります。

特に初めてメールを送るときには、会社名、送信者の名前、要件が一目でわかるように注意しましょう。

シンプルを心がける

多くの人は長々と読みにくい文章を読みたいと思いません。それで、連絡事項を送るときには、相手が読みたいと思えるものにする必要があります。そのためにはシンプルなものにするように心がけましょう。

冒頭は「初めまして突然のメールを失礼します」「お世話になります」「ご無沙汰しております」など挨拶を入れ、その後、自分の会社名や部署、名前など簡単な自己紹介をします。その後、連絡事項をシンプルにわかりやすい文章にして送りましょう。

特にメールでの文章の場合、短い文章が好まれます。慣れないときには、書きたいことを箇条書きにし、それを少しずつ肉付けしながら文章にしていきましょう。

お願いしたいことがある場合も、何をお願いしたいのか、相手は何をしたらいいのか具体的にわかるように伝えることが必要です。

「お手数ですが」「〇〇していただけると幸いです」など押し付けにならないような表現をすることも大切です。

社内での連絡事項を行うとき

社内での連絡事項を行うとき、まず連絡事項の種類によって書き方が異なります。誰を対象にしたものなのか、どのような目的によるのかによって変わりますので、まずそれを把握しておくと良いでしょう。

例えば、社内に連絡事項を行うための回覧文、案内所などがあります。また上司への連絡事項として、報告書、提案書、届け文などがあります。そして、部下への連絡事項として通達文、指示書などがあります。

案内などの連絡事項を行う場合

社内の案内を連絡する場合、「お世話になります」などの挨拶文は必要ありません。いきなり本文に移ることができます。そして書き始めを「社員各位」「〇〇部御中」などにします。

また、社員研修の案内など、社内での連絡事項を行う場合、誰が見てもわかるようなシンプルなものにする必要があります。場所、日程、要件がはっきり表示されているか確認するようにしましょう。

そして、「お願い申し上げます」「今後ともよろしくお願いいたします」といった文章は、控えます。

社員研修の連絡事項を行うときの書き方の例文

〇〇部御中
社内研修の件

今回××社員研修を以下のとおり取り行います。



日時:平成〇〇年、○月○日(○曜日)午後○時から午後○時まで
場所:会議室A

以上
担当者〇〇課〇〇

社内の上司に連絡事項を送る場合

社内の上司に連絡事項を送る場合、報告書、提案書、届け文などがあります。上司なので相手に敬意を込めた文章を書くように勤めますが、「殿」「様」などは社内では使いませんので注意しましょう。

またメールの文章は20文字から30文字になるように心がけ、できるだけ短い文で要点を伝えるように努力しましょう。勘違いしがちなのが「ご苦労様」という言葉遣いです。「ご苦労様」は目下の者に対する労いの言葉になりますので、使わないようにします。

約束の変更をお願いする連絡事項の場合

上司に報告することがたくさんありますが、今回は、以前約束していた日程を変更する必要が生じたことを報告する際の連絡事項の書き方の例文をご紹介します。

このような連絡事項はメールで行うことが多いのですが、件名でもなんの連絡事項なのかしっかりとわかるようにしましょう。

打ち合わせ日程の変更の連絡事項を上司に送る例文

件名:〇〇の打ち合わせ日程の変更の依頼
本文:〇〇部〇〇さん
お疲れ様です。〇〇です。
○月○日(○曜日)に予定していた、××株式会社〇〇案件の打ち合わせの件ですが、
急遽、海外出張が入ってしまったため、日程変更をお願いできないでしょうか。
可能であれば、○月○日(○曜日)午後○時からお願いいたします。
ご都合が悪いようでしたら、別の日時を指定していただけたらと思います。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。どうぞよろしくお願いいたします。

△△部〇〇

手紙での連絡事項の書き方は?

手紙で連絡事項を送る場合もあります。この際も、まず、相手の名前を先に書き、その後本文へ入ります。最後に自分の名前を記入します。もしコンピューターで手紙を書くのではなく、一筆書きで手紙を送る際は、相手の名前が自分の名前より大きくなるように注意し書きます。

メールでの連絡事項と同じく、まずは、「いつもお世話になっております」「この度は〇〇していただきましてありがとうございます」などの簡単な挨拶から始まります。その後本文に入っていきますが、やはりシンプルでわかりやすい文章を心がけましょう。

最後に結びの挨拶を書き、文章を閉じます。このとき、「ますますのご発展をお祈り申し上げます」など相手の活躍を祈る気持ちを書いたり、感謝の気持ちを伝えることができます。そのほか簡単に「以上よろしくお願いいたします」などの締めくくりにすることもできます。

敬語での連絡事項の書き方

連絡事項を伝える時に意外と難しいのは敬語の使い方です。上司などに敬意を払っているつもりでも実は失礼なことをしてしまっているということもあります。例えばちょっとした言葉の違いで大変な失礼になる場合があります。その一例について考えましょう。

ご報告とご連絡

「報告」と「連絡」はどちらも同じような意味の言葉として受け取りがちです。しかし、正しくは「報告」は完了したことについての連絡事項、「連絡」は今進行している事柄についての連絡事項をさします。

大抵報告は、上司から部下に知らされる通達です。ビジネス上で他者とのやりとりの場合「ご報告」として連絡事項を伝えることとなります。「連絡」の場合、主観を入れず、内容を正確に伝えることに徹します。

上司から部下、部下から上司などと発信源もその時によって異なります。知らないで使ってしまうと恥を書くことになりかねませんので気をつけましょう。

相手を不快な思いをさせる連絡事項の特徴とは?

反対に相手をイラっとさせてしまう連絡事項とは、まず、文章の内容が曖昧で、何が言いたいのかはっきりと伝わってこないということが挙げられます。これは文章が長すぎで、主語があちこちに飛んでしまうことが問題の一つとなり得ます。

そこで、一文を50文字以内に収めるなどの工夫をすることによって、防ぐことができます。また、適度に改行をすることで読みやすい文章にすることができるでしょう。

何が言いたいのかわからないという問題を防ぐためにさらにできることは、早いうちに今回連絡した理由について知らせることです。例えば「今回は〇〇のの件で連絡を差し上げました」などです。そのようにすることで相手に伝わりやすくなります。

また「よろしくお願い申し上げます」「〇〇していただけると嬉しく思います」などの言い回しをします。このようなことに注意し、相手を不快にさせる連絡事項を送ってしまうことを避けましょう。

丁寧な文章で相手に気持ちを伝えよう

連絡事項を送る相手は感情を持った人間です。時にはお願いの文章を送るなど相手に何か頼む時に使うこともあります。相手が快く読むことができるように、そしてきちんと意味を伝えることができるように、丁寧な文章で相手に連絡事項を送るように努めましょう。

Latests