連絡事項の書き方・例文｜メール/ビジネス/件名/敬語

ビジネス上で連絡事項のお知らせは、毎日、頻繁に行われます。社内である場合や、取引先の場合があります。

相手に信用してもらい、きちんと取引を行う上できちんとした連絡事項を行うことは大切となってきます。ここでは、ビジネスでの連絡事項の書き方についてご紹介します。

取引先とのビジネスでの連絡事項の書き方は？

取引先との連絡事項は相手に好印象を与えるか与えないかの瀬戸際ともなり得ますのでとても重要です。まず、気をつけたいのが件名です。取引先に連絡する際、現在社会では、メールでの連絡事項が主になります。

取引先は、1日に何十件ものメールをチェックしていることがありますので、メールの件名次第では、開けてもらえないこともあります。それで、どのような内容のメールなのか、どのような要件でメールを送信しているのかはっきりと件名に入れる必要があります。

特に初めてメールを送るときには、会社名、送信者の名前、要件が一目でわかるように注意しましょう。

シンプルを心がける

多くの人は長々と読みにくい文章を読みたいと思いません。それで、連絡事項を送るときには、相手が読みたいと思えるものにする必要があります。そのためにはシンプルなものにするように心がけましょう。

冒頭は「初めまして突然のメールを失礼します」「お世話になります」「ご無沙汰しております」など挨拶を入れ、その後、自分の会社名や部署、名前など簡単な自己紹介をします。その後、連絡事項をシンプルにわかりやすい文章にして送りましょう。

特にメールでの文章の場合、短い文章が好まれます。慣れないときには、書きたいことを箇条書きにし、それを少しずつ肉付けしながら文章にしていきましょう。

お願いしたいことがある場合も、何をお願いしたいのか、相手は何をしたらいいのか具体的にわかるように伝えることが必要です。

「お手数ですが」「〇〇していただけると幸いです」など押し付けにならないような表現をすることも大切です。

社内での連絡事項を行うとき

社内での連絡事項を行うとき、まず連絡事項の種類によって書き方が異なります。誰を対象にしたものなのか、どのような目的によるのかによって変わりますので、まずそれを把握しておくと良いでしょう。

例えば、社内に連絡事項を行うための回覧文、案内所などがあります。また上司への連絡事項として、報告書、提案書、届け文などがあります。そして、部下への連絡事項として通達文、指示書などがあります。

案内などの連絡事項を行う場合

社内の案内を連絡する場合、「お世話になります」などの挨拶文は必要ありません。いきなり本文に移ることができます。そして書き始めを「社員各位」「〇〇部御中」などにします。

また、社員研修の案内など、社内での連絡事項を行う場合、誰が見てもわかるようなシンプルなものにする必要があります。場所、日程、要件がはっきり表示されているか確認するようにしましょう。

そして、「お願い申し上げます」「今後ともよろしくお願いいたします」といった文章は、控えます。

社員研修の連絡事項を行うときの書き方の例文

〇〇部御中
社内研修の件

今回××社員研修を以下のとおり取り行います。

記

日時：平成〇〇年、○月○日（○曜日）午後○時から午後○時まで
場所：会議室A

以上
担当者〇〇課〇〇

社内の上司に連絡事項を送る場合

社内の上司に連絡事項を送る場合、報告書、提案書、届け文などがあります。上司なので相手に敬意を込めた文章を書くように勤めますが、「殿」「様」などは社内では使いませんので注意しましょう。

またメールの文章は20文字から30文字になるように心がけ、できるだけ短い文で要点を伝えるように努力しましょう。勘違いしがちなのが「ご苦労様」という言葉遣いです。「ご苦労様」は目下の者に対する労いの言葉になりますので、使わないようにします。

約束の変更をお願いする連絡事項の場合

上司に報告することがたくさんありますが、今回は、以前約束していた日程を変更する必要が生じたことを報告する際の連絡事項の書き方の例文をご紹介します。

このような連絡事項はメールで行うことが多いのですが、件名でもなんの連絡事項なのかしっかりとわかるようにしましょう。

打ち合わせ日程の変更の連絡事項を上司に送る例文

件名：〇〇の打ち合わせ日程の変更の依頼
本文：〇〇部〇〇さん
お疲れ様です。〇〇です。
○月○日（○曜日）に予定していた、××株式会社〇〇案件の打ち合わせの件ですが、
急遽、海外出張が入ってしまったため、日程変更をお願いできないでしょうか。
可能であれば、○月○日（○曜日）午後○時からお願いいたします。
ご都合が悪いようでしたら、別の日時を指定していただけたらと思います。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。どうぞよろしくお願いいたします。

△△部〇〇

手紙での連絡事項の書き方は？

Mail Stamp Envelope · Free vector gra...

手紙で連絡事項を送る場合もあります。この際も、まず、相手の名前を先に書き、その後本文へ入ります。最後に自分の名前を記入します。もしコンピューターで手紙を書くのではなく、一筆書きで手紙を送る際は、相手の名前が自分の名前より大きくなるように注意し書きます。

メールでの連絡事項と同じく、まずは、「いつもお世話になっております」「この度は〇〇していただきましてありがとうございます」などの簡単な挨拶から始まります。その後本文に入っていきますが、やはりシンプルでわかりやすい文章を心がけましょう。

最後に結びの挨拶を書き、文章を閉じます。このとき、「ますますのご発展をお祈り申し上げます」など相手の活躍を祈る気持ちを書いたり、感謝の気持ちを伝えることができます。そのほか簡単に「以上よろしくお願いいたします」などの締めくくりにすることもできます。