連絡事項の書き方・例文｜メール/ビジネス/件名/敬語
更新日：2024年03月02日
敬語での連絡事項の書き方
連絡事項を伝える時に意外と難しいのは敬語の使い方です。上司などに敬意を払っているつもりでも実は失礼なことをしてしまっているということもあります。例えばちょっとした言葉の違いで大変な失礼になる場合があります。その一例について考えましょう。
ご報告とご連絡
「報告」と「連絡」はどちらも同じような意味の言葉として受け取りがちです。しかし、正しくは「報告」は完了したことについての連絡事項、「連絡」は今進行している事柄についての連絡事項をさします。
大抵報告は、上司から部下に知らされる通達です。ビジネス上で他者とのやりとりの場合「ご報告」として連絡事項を伝えることとなります。「連絡」の場合、主観を入れず、内容を正確に伝えることに徹します。
上司から部下、部下から上司などと発信源もその時によって異なります。知らないで使ってしまうと恥を書くことになりかねませんので気をつけましょう。
相手を不快な思いをさせる連絡事項の特徴とは？
反対に相手をイラっとさせてしまう連絡事項とは、まず、文章の内容が曖昧で、何が言いたいのかはっきりと伝わってこないということが挙げられます。これは文章が長すぎで、主語があちこちに飛んでしまうことが問題の一つとなり得ます。
そこで、一文を50文字以内に収めるなどの工夫をすることによって、防ぐことができます。また、適度に改行をすることで読みやすい文章にすることができるでしょう。
何が言いたいのかわからないという問題を防ぐためにさらにできることは、早いうちに今回連絡した理由について知らせることです。例えば「今回は〇〇のの件で連絡を差し上げました」などです。そのようにすることで相手に伝わりやすくなります。
また「よろしくお願い申し上げます」「〇〇していただけると嬉しく思います」などの言い回しをします。このようなことに注意し、相手を不快にさせる連絡事項を送ってしまうことを避けましょう。
丁寧な文章で相手に気持ちを伝えよう
連絡事項を送る相手は感情を持った人間です。時にはお願いの文章を送るなど相手に何か頼む時に使うこともあります。相手が快く読むことができるように、そしてきちんと意味を伝えることができるように、丁寧な文章で相手に連絡事項を送るように努めましょう。
初回公開日：2018年05月29日
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