社会人のメモ帳の選び方｜仕事の効率化につながる使い方を紹介
更新日：2024年05月11日
「事実」「他者の意見」「自分の意見」などをペンで色分け
打ち合わせや会議、仕事中の何気ない会話をメモに記入する際、事実、他者の意見や自分の意見のような主観が異なるものをそれぞれ色分けしておくと良いでしょう。これらを分けておくと、改めて情報整理するときの手間が省けるようになります。
例えば、客観的に見たときに事実と感じたものは普段使いの黒、これに対する自分の意見は緑、この事実に対して出てきた他者の意見は青のように使い分けてみましょう。
それぞれの観点を色分けして管理することで、一目でどのような内容の会話だったのかが分かるようになります。
タスクは優先順位で並べる
重要なタスクだからといって無造作に書き並べてしまうと、後で優先順位の判断がつけられなくなってしまいます。そのため、重要なタスクをメモ帳に記載しておく場合、優先順位を決めた上で並べる工夫をするのが良いでしょう。
例えば、最初に1日のスケジュールやタスクをメモ帳に記載します。その後に、優先事項にはマーカーで色をつけたり、大きく丸印をつけておくだけでも大きく変わります。
また、複数のタスクをこなさなければいけない場合は、優先度が高いタスクごとに順位を振り分けておくのも良いでしょう。
追記できるよう余白を十分に取る
メモ帳は、そのときに思いついたアイデアを書き留めておくツールとして最適ですが、あとで見返したときに派生したアイデアが生まれることがあります。そのときのために、メモを記載する際は追記できる余白を残しておくと良いでしょう。
メモを書き留めておくことのメリットは、単純にその時の記録を残しておけることではありません。それ以外にも、メモを見返したときに新たなアイデアが生まれることがあるということです。そんなとき、追記できるスペースが無い場合は別のページに記載しなければなりません。
業務効率のことを考えた場合、追記できるスペースは残しておくようにしましょう。
わからない言葉・人名はカタカナで記入
社会人になると、わからない言葉や人名を初めて耳にするシーンは多数存在します。それを無理に理解しようとしてメモに残してしまう場合、後で致命的なミスにつながる可能性が出てきてしまいます。そのため、一度で完全な記録を残すことは不可能と割り切るのが賢明です。
わからない言葉、人名、うまく聞き取れなかった単語はカタカナで残すようにしてみましょう。
その後、落ち着いた状態でわからなかった単語を確認し、正確な言葉や人名を調べることで、新たな知見を得ることができます。
「5W1H」を意識して要点をまとめる
社会人には5W1Hという単語が重要になる場面が多数存在します。これは「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を簡略化した単語にあたり、これらをメモ帳に記録しておくことで、大切な情報の欠落を防げるようになるでしょう。
5W1Hを事前にメモ帳に記載しておくことで、当日のスケジュール管理に焦る心配が無くなります。スケジュール管理をしっかりできることは社会人としての評価を向上させるキッカケになるため、意識してメモするようにしましょう。
ポイントを絞って余計なことは書かない
相手の話やアイデアをメモに書き残そうとした場合、その言葉を全て間違いなく残してしまおうとする行為はメモ帳のポテンシャルを発揮できません。
そのため、あくまで話を聞いた上で重要な単語や自分自身が感じたことなど、後程必要になるであろうポイントだけに絞った上でメモ帳を活用すると良いでしょう。
どうしてもポイントを絞りきれない場合は、会話を記録する上で何を学びたいかや、何が重要かに着眼点を置いた上で、それを記録に残してみてください。
分散しがちな着眼点を一つに集中することで、メモ帳の精度は大きく飛躍することになるでしょう。
メモを取ることに夢中にならない
初回公開日：2022年08月16日
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