エントリーシートの封筒と添え状の書き方と郵送方法
エントリーシートの封筒の書き方
企業にエントリーシートの郵送を求められたとき、就活生は書類送付のマナーを順守した封筒を作成する必要があります。「とりあえず届けばいいだろう」という考えで、宛名だけを書いた封筒にエントリーシートを入れて郵送してはいけません。
いくら素晴らしい出来栄えのエントリーシートを作成していても、封筒の取り扱いがなっていなければ、ビジネスマナーを知らないと見なされてマイナス評価に繋がりかねません。採用される確率を上げたいなら、封筒ひとつにも丁寧な書き方を心がけましょう。
まず大きなポイントですが、エントリーシートの封筒の書き方として、基本的には縦書きが望ましいとされています。稀に横書きの封筒がありますが、一般的に横書きの封筒は正式な書類送付には適していません。封筒に記載する「住所」「氏名」「宛名」など、全ての項目は縦書きで行います。
ただし、あらかじめ郵便番号を記入する欄が用意されている封筒を使用する場合は、郵便番号のみ横書きで行いましょう。封筒の例文や、使用すべき封筒の種類、ペンの種類などの細かいポイントは以下の項目でまとめておきます。
エントリーシートの封筒の例文
エントリーシートは、添え状や履歴書といった添付書類と共に封筒に入れてから郵送します。この際、封筒には記入しておかなければならない項目がいくつかあります。
企業に郵送する封筒には、表面に「企業の住所」「企業名と部署名」「採用担当者名」「エントリーシート在中の文字」を書き入れます。そして裏面には、「自分の住所または学校の住所」「自分の所属学科」「自分の名前」「郵送した日付」を書き入れておきましょう。
添付書類の枚数や内容に関しては、同封する添え状に記載します。封筒には、「どこの誰がどのような目的でいつ送ったものなのか」が分かるような情報を書かなければなりません。特に「エントリーシート在中」という表示は封筒を受け取る企業にとって大変重要な項目です。この一文があるのと無いのとでは、書類を判別する際の手間が大きく変わります。
軽く考えられがちですが、エントリーシートは企業に送る正式な書類であり、書類の受け取り手のことを考えて作成・郵送する必要があります。相手に失礼にならないよう、エントリーシートを入れる封筒は書類送付のマナーに則って正しく作成しましょう。
エントリーシートの封筒の例文は以下の通りです。表面と裏面で書く項目が違いますので、間違えないよう注意しましょう。
１：表面の例文
エントリーシートを郵送する際の封筒は、表面と裏面で書き込むべき項目が異なります。封筒の表面に書くべき項目は、「企業の住所」「企業名と部署名」「採用担当者名」「エントリーシート在中の文字」です。
封筒の表面を書くときに気を付けたいポイントは3つあります。
一つ目のポイントは「株式会社を（株）と略さないこと」です。
これはエントリーシートを郵送するときだけの話ではありませんが、相手の企業名を書類に記入する際、（株）と省略して書くのは失礼にあたるとされています。こうした略式の書き方をしてよいのは、領収書などの簡易的な書類に自社名を記入する時などです。少なくとも、これから採用試験を受ける企業の名前は省略して良いものではありません。
二つ目のポイントは「”御中”と”様”の使い分け方」です。
郵送するときの宛名が、企業名や部署名だった場合、敬称は「御中」になります。
企業説明会や一次面接などで、すでに採用担当者名が判明している場合など、宛名が個人名になるときの敬称は「様」です。
個人名なら「様」、団体名なら「御中」と覚えましょう。
三つ目のポイントは「エントリーシート在中」の書き方です。「エントリーシート在中」は、赤のボールペンで記入しなくてはなりません。宛名と同じ黒のボールペンで書くと、常識知らずと見なされる可能性がありますので注意しましょう。
表面の左端に「エントリーシート在中」と書いたら、同じく赤ペンで四角く囲みます。こうすることで、企業に届いたエントリーシートが、ダイレクトメールなどの雑多な書類に埋もれずにすむという効果があります。また、文具店などで販売されている「エントリーシート在中」のハンコを使っても構いません。
〇〇県○○市○○丁目○○タワー
〇〇株式会社 人事採用ご担当 〇〇〇〇様
エントリーシート在中
