エントリーシートの封筒と添え状の書き方と郵送方法

50グラムまで 120円
100グラムまで 140円
150グラムまで 200円

角2サイズの封筒の重さは約13グラム、A4用紙が1枚で約4グラムなので、添付書類が9枚を超えない限りは120円切手で大丈夫そうです。エントリーシートを入れる封筒には、他にも「添え状」「職務経歴書」「履歴書」など、いくつかの書類を同封する場合があります。

それら全ての重さを含めて50グラムを超えた場合は140円切手、それ以下なら120円切手を使います。エントリーシートと添付書類を合わせても滅多に50グラムを超えることは無いかと思いますが、全ての書類がそろったら念の為に重量を量っておきましょう。

エントリーシートの封筒の封の仕方

エントリーシートを入れた封筒は、のりを使って封をします。使用するのりの種類に厳格な規定があるわけではありませんが、スティックのりの使用は控えたほうが無難です。スティックのりは比較的粘着力が弱く、何かの拍子にはがれてしまう可能性があります。

そのため、エントリーシートのような重要な書類が入っている封筒をとじるのには向いていないとされています。封筒をとじるときには、液体のりか、強力なテープのりを使用しましょう。

また、封筒にしっかり封をしたあとには「〆」の印を書いておくのもマナーです。「〆」印には「確かに本人が封をしました」という意味があり、相手に届くまでに開封されていないという目印にもなります。現代では郵送途中に誰かが勝手に封をとくことなど滅多にありませんが、「〆」印で封を厳重にすることは、重要な書類を扱う際のビジネスマナーとして今も根付いています。

エントリーシートはクリアファイルに入れるべきなのか

エントリーシートなどの応募書類は、封筒に入れる前にクリアファイルに入れるのがマナーとされています。比較的最近から広まった文化ですが、郵送する書類をクリアファイルで保護することは一般的なビジネスマナーとして広まりつつあります。

企業に郵送するエントリーシート、添え状、履歴書など全ての書類は、クリアファイルにまとめて入れておきましょう。クリアファイルに入れておくことで、不意の雨で書類が濡れたり、郵送途中の書類が折れ曲がるのを防ぐ効果が期待できます。

使用するクリアファイルは、ロゴの入っていない透明なものを選びましょう。クリアファイルは、文具点などに行けば数百円程度で購入することができます。企業に郵送するため、何かのおまけで貰ったようなイラスト入りや、他社のロゴ入りのクリアファイルは使用できません。

エントリーシートに添え状は必要か

エントリーシートを郵送するときには、必ず「添え状」を同封しておきましょう。添え状とは、封筒に「どのような書類が、何枚入っているか」を明記しておくための書類です。

添え状には時候の挨拶や郵送日時を書き、「エントリーシート1枚、職務経歴書1枚」のように、同封した書類の内容と枚数を書いておきます。こうして添え状と照らし合わせることで、企業は送られてきた封筒の中身が紛失していないことを確認できるのです。

仮に、郵送するのがエントリーシート1枚だけであったとしても添え状は必要です。添え状なしでエントリーシートだけを郵送してしまうと、企業は「エントリーシートだけを送ってきたのか」「エントリーシート以外の書類が紛失したのか」が判別できません。このような事態を避けるため、企業に郵送する書類には添え状を入れておかなければならないのです。

エントリーシートの添え状の書き方

エントリーシートを送る際の添え状の書き方は、そう難しくありません。添え状に書くのは、「日付」「宛名」「住所氏名」「連絡先」「時候の挨拶」「添付書類の内容と枚数」の6項目です。時候の挨拶だけは時と場合によって書き分ける必要がありますが、その他の項目の書き方はエントリーシートや封筒を記入したときと同じです。

ここでは、企業に郵送する書類がエントリーシート1枚だけであった場合の例文をご紹介しましょう。

・添え状の例文
2017年〇月〇日

○○株式会社
人事部担当　○○様