エントリーシートの封筒と添え状の書き方と郵送方法

企業にエントリーシートの郵送を求められたとき、就活生は書類送付のマナーを順守した封筒を作成する必要があります。「とりあえず届けばいいだろう」という考えで、宛名だけを書いた封筒にエントリーシートを入れて郵送してはいけません。

エントリーシートの裏面には、「自分の住所または学校の住所」「自分の所属学科」「自分の名前」「郵送した日付」を記入します。在学中であれば学校名と所属学科を書き入れますが、すでに卒業している場合や転職活動の場合は、住所氏名だけで構いません。それ以外の項目は、在学中・卒業後に関わらず同じ書き方となります。

封筒の裏面を書くときに気を付けたいポイントは2つです。

一つ目のポイントは「住所の書き方」です。
エントリーシートを入れる封筒に書く住所は、必ずしも自宅の住所ではありません。在学中の就活生の場合は、学校の住所を書き入れる場合があります。裏面に「○○大学○○学部○○学科」と所属学科を書き入れる場合は、自宅ではなく学校の住所を書きましょう。

ただし、大学や専門学校によって方針が違い、自宅の住所で就職活動を行うよう指導している学校もあります。在学中の就活生は、学校と自宅、どちらの住所を封筒に記載すべきか、学校の就職課に問い合わせてみましょう。

二つ目のポイントは「郵送した日付」の書き方です。
エントリーシートを企業に郵送する際、封筒裏面の左上に送付した日付を書き入れておく必要があります。これは封筒が企業に到着する予定日ではなく、封筒を閉じた日（エントリーシートを記入した日）の日付になります。書類を作成し終えてから何日も提出せずに手元に置いておくと、記入した日付と書類の到着日にズレが生じるため、封筒に日付を記入したらその日のうちに郵送しておきましょう。

〒000‐0000
○○県○○市○○丁目　○○大学○○学部○○学科
山田　太郎

2017年〇月〇日

エントリーシートの封筒の色・サイズ

エントリーシートを郵送するときに使う封筒は、決して何でも良いというわけではありません。一般的にエントリーシートを入れる封筒は「角2サイズ」で、「白または茶色」が望ましいと言われています。

角2サイズの封筒は、エントリーシートのサイズとして一般的なA4サイズの紙を折り曲げずに入れることができます。また、添え状や履歴書などの添付書類を数枚まとめて入れても余裕があるため、書類の郵送に適したサイズの封筒であるといえます。市販の履歴書についてくる長方形の封筒（長封筒）はエントリーシートの郵送には使用できません。

長封筒にエントリーシートを入れるためには三つ折りにする必要があり、正式な書類送付のマナーに違反してしまうためです。封筒の色は、白または茶色である必要があります。

ただし、昔は白の封筒の方がエントリーシートにはふさわしいと考えられていました。茶色の封筒は企業に送られてくるダイレクトメールや領収書などと混同されやすく、白い封筒のほうが応募書類だと見分けやすかったためです。

また、赤文字で書く「エントリーシート在中」の文字も、白い封筒の方が目立ちやすいという理由もあったようです。最近では白でも茶色でも良いとする企業が増えてきているようですが、心配なら白い封筒を使っておけば問題ないでしょう。

エントリーシートはどんなボールペンで書くべきなのか

エントリーシートは、黒のボールペンで書くのが望ましいとされています。ただしどんなボールペンを使用しても良いというわけではありません。ボールペンには、水性インクと油性インクの二種類があります。

このうち、エントリーシートに使用できるボールペンは「油性タイプ」のものだけです。水性インクは少しの湿気や水滴でにじみやすく、ふとしたきっかけで文字が読み取れなくなる場合があるため、正式な書類には向いていないとされています。

また、最近流行りの「消えるボールペン」もエントリーシートには使用しない方が良いでしょう。消えるボールペンは、熱に反応してインクが薄くなるという仕組みのボールペンです。ゴムで擦らなくても夏場の社内に放置したり、日光に当たる場所で保管しておくだけでインクが消えてしまう可能性があります。完全に消えるとまでいかなくとも、インクが薄くなって読みづらくなる場合もあるため、エントリーシートでの使用は控えたほうがよいでしょう。

水性インクや消えるボールペンの使用は、トラブルの元になる可能性があるだけでなく、面接時の評価にも直結します。採用担当者の中には、こうしたビジネスに不適切なボールペンの使用を見破り、マイナス評価をつける方がいるのです。
せっかく作成したエントリーシートを無駄にしないためにも、使用するボールペンは黒の油性ボールペンに限定しましょう。