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【縦・横書き別】始末書の書き方と例文|事故/社内/介護

初回公開日:2018年05月02日

更新日:2018年05月02日

記載されている内容は2018年05月02日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

始末書の書き方が解らないからと、ネットで書き方を調べる方が増えています。とはいえ、始末書に慣れている方などおりません。また、具体的に書く内容はケース毎に違っています。そこで、読みやすい始末書の書き方のポイントとその例文について提案します。

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縦・横書き別始末書の書き方と例文

始末書は、会社に損失を与えた場合、または、社内規定に違反した場合、さらに、会社の社会的イメージを著しく傷つけた場合などに、反省や謝罪を表わすために提出する文書です。ぜひ、正しい始末書の書き方をマスターしてください。

一般的に始末書には、このような事情に至った経緯や原因とともに、反省の気持ちを文章で表わします。

経緯や原因は、再発防止を検討する資料としても利用されるので、できるだけ詳しく書かれていなければなりません。また、自分からの主観的な味方ではなく、客観的に書かれている必要があります。

また、反省の気持ちの文章は、ここから反省しており、再発防止を誓う内容でなければなりません。始末書の書き方のポイントは、再発防止の近いを、迷惑をかけた相手に納得してもらえるかにかかっています。ぜひ、丁寧な文章で書いてください。

縦書きの書き方

社内で始末書のフォーマットがある場合はそれに記述しますが、もし、無かった場合は便せんに縦書きで手書きで書くのが正式な始末書の書き方です。

縦書きによる始末書の書き方の基本は右から左へです。最も右側に「始末書」と、次に宛先を記載します。宛先は、迷惑をかけた方です。次から本文ですが、まず、何についての始末書かを簡潔な文章で序文を書きます。

次に、そのような事態に陥った経緯と原因を書きます。そして、最後に、謝罪の文章を書きます。さらに、左端に、提出する年月日と、その下に氏名を書いて終わりです。

始末書の書き方とは直接関係ありませんが、便せんに手書きで書く場合、バランスよく書くことは慣れていないと難しく感じます。そのため、あらかじめワープロで文章を書いてみて、文字の大きさを文字数や行数に合わせて書くことをおすすめします。

横書きの書き方

横書きで書く場合は、社内で使う報告書などと同じように書くのが普通です。また、社内用のフォーマットがある場合は、それを使います。

縦書きによる始末書の書き方の基本は、縦書きの上から下への書き方が、右から左に変わるだけで内容は、基本的に縦書きと同じです。

なお、始末書の書き方において、注意してほしいのは文章の読みやすさです。ワープロで文章だけ書いていると、非常に読みにくい始末書になってしまいます。時系列に合わせて経緯を説明したり、改行を入れるなどして読みやすい文章を心がけましょう。

序文の例文

始末書の書き方で最も注意したい点は、この始末書が何を謝罪したものか、読み始めてすぐにわかるように書くことです。そのため、始末書の本文の冒頭で、何の始末書なのかを、1つの文章で簡単に説明しましょう。そして、そこに必ず謝罪の言葉を入れてください。

例えば、「〇月〇日、〇〇にて、〇〇を行ってしまい、私の不注意で会社に大変なご迷惑をかけてし、誠に申し訳ございませんでした。」といったことを書きます。いつ、どこで、誰が、何で迷惑をかけたか、に気を付けて短い文章で書いてください。

経緯と原因の例文

序文の次には経緯と原因を記載します。なお、始末書の書き方で難しいのは、経緯と原因の書き方です。

経緯は、客観的にできるだけ詳しく、いつ、どこで、何をやったかを書いてください。また、原因は、できるだけ自分の落ち度について書くといいでしょう。

例えば「〇月〇日に、担当した〇〇の作業において、本来やるべき〇〇の手順を面倒だと感じて、省略してしまいました。これまでに、上司からは再三注意を受けていましたが、勝手に問題ないと判断してしまったのが原因です。」といったことを書きます。

ただし、始末書とは別に、報告書や顛末書を書いて、詳細を報告する場合は、簡単に書いても問題ありません。始末書の書き方で注意してほしい点は、読みやすさです。もし、経緯が長くなるようでしたら、別紙に書く、という方法もあります。

謝罪の言葉の例文

始末書の書き方の最後は、謝罪の言葉です。謝罪の言葉には、今後、このようなことが起さない、といったことを誓う内容を書きます。

なお、始末書の書き方で注意したい点として、迷惑をかけた相手に納得してもらわなければないらい、ということがあります。謝罪とともに、今後の対策も簡潔に書いてください。

例えば、「今後、今回のようなミスを二度と起こすことのないように努めます。深く反省すると伴に、会社並び関係者各位に対して心から深くお詫び申し上げます。」といった具合です。

なお、対策は「努めます。」といった表現よりも、具体的に「〇〇を行います。」とした方が、迷惑をかけた相手の印象がよくなります。始末書を書く前に、どのような対策を行うか、上司と必ず相談してください。

上司との相談を緊密に

会社の業務でミスをした場合、100%あなたの責任ではありません。あなたに仕事を指示した上司にも責任があります。

また、同じミスを繰り返して会社に迷惑をかけたとしても、上司がこれまでに何もしていない場合は、100%あなたの責任ではありません。やはり、上司も管理責任が問われます。

軽微なミスや失敗は、上司がカバーするのが会社の基本です。しかし、上司がカバーしきれない場合もあります。そういった場合、上司もその上の上司や経営陣に、説明しなければなりません。始末書はそういった説明でも用いられます。

始末書の書き方で留意すべき点は、上司がその上の上司や経営陣への弁明にも使う、ということです。そのため、始末書の書き方については、上司と十分に相談してください。

シーン別始末書の書き方

始末書の書き方は、基本的なフォーマットは同じですが、シーンに応じて書き方は違っています。次から、始末書を書くシーン毎に書き方を簡単に解説します。

事故

過失により事故を起こしれ社用車や生産設備などを壊してしまった場合、修理の出費の他に、生産停止による被害や、や社会的信用を傷つけるなど、大変な迷惑をかけてしまいます。事故に至った原因の究明も大事ですが、自分の過失に対する謝罪が重要です。

この場合の始末書の書き方は、別途、過失に至った詳細な顛末書を用意して再発防止を行うとともに、簡潔で読みやすい始末書を心がけてください。

紛失

会社の物品を紛失してしまった場合は、速やかに報告しなければなりません。

例えば、社外でパソコンを紛失すると、その中に入っている顧客情報などが流失すれば、関係者に多大な迷惑をかけてしまいます。また、紛失で失われたパソコンの中の情報は、金額では表せないほど会社にとって価値があります。

紛失の場合、始末書の書き方で注意してほしいことは、紛失した情報によるリスクを明確にすることです。

遅刻

1回や2回の遅刻で始末書を求められることはありません。何度も繰り返し、上司などが再三注意しても改めない場合、会社は従業員規則違反で解雇できます。それを回避するために、始末書で今後遅刻しないことを誓う場合に提出します。

始末書の書き方のポイントは、何度も繰り返し遅刻したことを謝罪し、これを改める宣言を簡潔に書くことです。

金銭

もし、顧客に迷惑をかけてしまった場合は、会社のお金で弁済します。業務で行ったことだとしても、会社に大変な迷惑をかけたことには変わりません。会社のお金を出してもらうために、上司に始末書を提出します。

上司は、提出された始末書を基に、会社のお金で弁済を依頼する伺い書を会社の経営者に提出し、お金を出してもらいます。そのため、上司が経営者に説明するために、経緯や原因、そして対策をすり合わせしなければなりません。

会社にお金を出してもらう場合は、あなたの始末書だけでは済みません。始末書の書き方を含めて上司と相談し、会社の経営者に納得してもらう始末書を作成しましょう。

社内の始末書の書き方

一般的に社内向けに始末書は、簡潔にあなたの名前で記述します。一方、社外向けの始末書は、丁寧に詳しく、社長や支店長など会社を代表する役職者の名前で記述します。

もし、自分が勤めている会社に迷惑をかけてしまった場合は、これまで説明した始末書の書き方を参考に記述してください。

一方、ビジネスでミスをしてしまい、あなたの顧客に迷惑をかけてしまった場合は、あなたの名前で始末書を提出して終わりではありません。

始末書は誰が書いても構いませんが、必ず会社を代表する役職者の名前で提出します。事前に社内での報告を済ませてから、会社を代表する役職者の指示で作成してください。

業種別始末書の書き方と例文

何について謝罪するかによって始末書は書き方が変わりますが、業種によっても書き方が違っている場合があります。

介護

介護の分野では、他の業界とは違った始末書の書き方が必要です。これは、介護とは、ハンディを持った人を相手にした仕事であり、介護する方の感じ方と、介護を受ける方の感じ方が違ってしまうからです。

介護する健康な方にとってはなんでもないことでも、ハンディを持つ介護を受ける方にとっては、重大なことがあります。そのため、始末書を書くことになったことへの経緯や原因は、関わった他の人の見方も含めて詳しく調べなければなりません。

そのため、介護分野での始末書は、第3者の目線で書かれることが求められます。

建設業

建設業では、始末書は違った意味で使われます。具体的には、建設業許可手続きにおける始末書で、建設業の許可を行う県庁に提出します。

建設業の許可は、必要な書類をきちんと提出していれば、問題ありません。しかし、必要な書類の提出を怠ってしまうこともあります。そのような場合、始末書を提出して、建設許可を受けるのが一般的です。

建設業の許可を求める始末書の書き方は、契約している弁護士に相談するといいでしょう。なお、この始末書は、県知事宛てに、不注意を謝罪することと建設許可を求める内容を簡潔に記述します。

始末書の書き方のポイントは読みやすさ

始末書の書き方についての解説でしたがいかがだったでしょうか。始末書の書き方で注意してほしい点は読みやすいことです。提出した相手が、最後まで読まないと何を謝罪しているのか解らないような始末書は、提出した相手を怒らせるだけです。

せめて、冒頭の文章を読んだだけで、何について謝罪した文書かすぐわかるような書き方を心がけてください。

始末書は、迷惑をかけた相手に謝罪するとともに、社内で同じようなミスが起きないようにするためにも使われます。そのため、始末書に書かれた件を知らない人でも、経緯や原因、対策がわかるように書くと有効活用できます。

ぜひ、誰にとっても読みやすい始末書の書き方を大切にして書いてみてください。

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