【縦・横書き別】始末書の書き方と例文｜事故/社内/介護

縦・横書き別始末書の書き方と例文

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始末書は、会社に損失を与えた場合、または、社内規定に違反した場合、さらに、会社の社会的イメージを著しく傷つけた場合などに、反省や謝罪を表わすために提出する文書です。ぜひ、正しい始末書の書き方をマスターしてください。

一般的に始末書には、このような事情に至った経緯や原因とともに、反省の気持ちを文章で表わします。

経緯や原因は、再発防止を検討する資料としても利用されるので、できるだけ詳しく書かれていなければなりません。また、自分からの主観的な味方ではなく、客観的に書かれている必要があります。

また、反省の気持ちの文章は、ここから反省しており、再発防止を誓う内容でなければなりません。始末書の書き方のポイントは、再発防止の近いを、迷惑をかけた相手に納得してもらえるかにかかっています。ぜひ、丁寧な文章で書いてください。

縦書きの書き方

社内で始末書のフォーマットがある場合はそれに記述しますが、もし、無かった場合は便せんに縦書きで手書きで書くのが正式な始末書の書き方です。

縦書きによる始末書の書き方の基本は右から左へです。最も右側に「始末書」と、次に宛先を記載します。宛先は、迷惑をかけた方です。次から本文ですが、まず、何についての始末書かを簡潔な文章で序文を書きます。

次に、そのような事態に陥った経緯と原因を書きます。そして、最後に、謝罪の文章を書きます。さらに、左端に、提出する年月日と、その下に氏名を書いて終わりです。

始末書の書き方とは直接関係ありませんが、便せんに手書きで書く場合、バランスよく書くことは慣れていないと難しく感じます。そのため、あらかじめワープロで文章を書いてみて、文字の大きさを文字数や行数に合わせて書くことをおすすめします。

横書きの書き方

横書きで書く場合は、社内で使う報告書などと同じように書くのが普通です。また、社内用のフォーマットがある場合は、それを使います。

縦書きによる始末書の書き方の基本は、縦書きの上から下への書き方が、右から左に変わるだけで内容は、基本的に縦書きと同じです。

なお、始末書の書き方において、注意してほしいのは文章の読みやすさです。ワープロで文章だけ書いていると、非常に読みにくい始末書になってしまいます。時系列に合わせて経緯を説明したり、改行を入れるなどして読みやすい文章を心がけましょう。

序文の例文

始末書の書き方で最も注意したい点は、この始末書が何を謝罪したものか、読み始めてすぐにわかるように書くことです。そのため、始末書の本文の冒頭で、何の始末書なのかを、1つの文章で簡単に説明しましょう。そして、そこに必ず謝罪の言葉を入れてください。

例えば、「〇月〇日、〇〇にて、〇〇を行ってしまい、私の不注意で会社に大変なご迷惑をかけてし、誠に申し訳ございませんでした。」といったことを書きます。いつ、どこで、誰が、何で迷惑をかけたか、に気を付けて短い文章で書いてください。

経緯と原因の例文

序文の次には経緯と原因を記載します。なお、始末書の書き方で難しいのは、経緯と原因の書き方です。

経緯は、客観的にできるだけ詳しく、いつ、どこで、何をやったかを書いてください。また、原因は、できるだけ自分の落ち度について書くといいでしょう。

例えば「〇月〇日に、担当した〇〇の作業において、本来やるべき〇〇の手順を面倒だと感じて、省略してしまいました。これまでに、上司からは再三注意を受けていましたが、勝手に問題ないと判断してしまったのが原因です。」といったことを書きます。

ただし、始末書とは別に、報告書や顛末書を書いて、詳細を報告する場合は、簡単に書いても問題ありません。始末書の書き方で注意してほしい点は、読みやすさです。もし、経緯が長くなるようでしたら、別紙に書く、という方法もあります。

謝罪の言葉の例文

始末書の書き方の最後は、謝罪の言葉です。謝罪の言葉には、今後、このようなことが起さない、といったことを誓う内容を書きます。

なお、始末書の書き方で注意したい点として、迷惑をかけた相手に納得してもらわなければないらい、ということがあります。謝罪とともに、今後の対策も簡潔に書いてください。

例えば、「今後、今回のようなミスを二度と起こすことのないように努めます。深く反省すると伴に、会社並び関係者各位に対して心から深くお詫び申し上げます。」といった具合です。

なお、対策は「努めます。」といった表現よりも、具体的に「〇〇を行います。」とした方が、迷惑をかけた相手の印象がよくなります。始末書を書く前に、どのような対策を行うか、上司と必ず相談してください。

上司との相談を緊密に

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会社の業務でミスをした場合、100%あなたの責任ではありません。あなたに仕事を指示した上司にも責任があります。

また、同じミスを繰り返して会社に迷惑をかけたとしても、上司がこれまでに何もしていない場合は、100%あなたの責任ではありません。やはり、上司も管理責任が問われます。

軽微なミスや失敗は、上司がカバーするのが会社の基本です。しかし、上司がカバーしきれない場合もあります。そういった場合、上司もその上の上司や経営陣に、説明しなければなりません。始末書はそういった説明でも用いられます。

始末書の書き方で留意すべき点は、上司がその上の上司や経営陣への弁明にも使う、ということです。そのため、始末書の書き方については、上司と十分に相談してください。

シーン別始末書の書き方

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始末書の書き方は、基本的なフォーマットは同じですが、シーンに応じて書き方は違っています。次から、始末書を書くシーン毎に書き方を簡単に解説します。

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