連絡事項の書き方・例文｜メール/ビジネス/件名/敬語
更新日：2024年08月14日
連絡事項を伝える時の正しい書き方は？
社会人として、仕事や日々の生活を行なって行く中で、相手に連絡事項を伝えるという機会が多くあります。その際、手紙やメールなど色々な方法があります。しかし、連絡事項を伝える時の正しいマナーについて勘違いしている人も多くいます。
この記事では、連絡事項を伝える時の正しい書き方についてご紹介します。特に、手紙、メールなどの分野別、社内やビジネスなどの状況別についてご紹介します。正しい連絡事項の書き方を覚えましょう。
メールでの連絡事項の書き方とは？
スマートフォンやパソコン、タブレットなど、ネット社会になっている今、メールでの連絡事項は当たり前になってきています。メールには相手の時間を拘束せずに相手のタイミングでみてもらうことができる。すぐに発信することができるというメリットがあります。
しかし、相手がいつ読むかわからない、微妙なニュアンスを伝えるのが難しいというデメリットもあります。それを意識しながら連絡事項を送る手段としてメールを利用することができます。では、メールでの連絡事項を送るときに、どのような書き方をしたら良いのでしょうか。
メールでの連絡事項の基本的な書き方
まず、メールで大切になってくるのは件名の書き方です。会社によっては、1日に何十通ものメールを処理することになりますので、件名をわかりやすくしておくことは相手に対する配慮になりますし、自分が早く返事をもらいやすくなります。
まず件名に書きたいのは、メールの内容の要点です。例えば、「何月何日、〇〇のお取引について」「先日お問い合わせいただいた〇〇について資料を追加で送信します」など、相手がどのような内容で送っているのが人目にわかるように心がけましょう。
メールの本文
メールの本文で書く際、まず宛先をしっかりと書きましょう。「〇〇株式会社、〇〇部、〇〇様」といった具合にです。会社名、部署、名前の順番で書くのがマナーとなっていますので、気をつけましょう。
その後、いよいよ本文に突入です。まずは相手に対する挨拶から始まります。例えば「お世話になります。〇〇会社の××です」という始まりが無難ですが、久しぶりにメールを送る際は「ご無沙汰しております」といったところから始めることもできます。
その後、本題に入りますが、このときに気をつけることは、誰がみても分かりやすく読みやすい文章を心がけることです。特に一斉送信をするような場合、複数の人が読むことになります。
一文をできるだけ短くする、重要な点は【】などの印をつけて際立たせるなどの工夫をすることができるでしょう。文章の終わりには、「引き続きよろしくお願いいたします」などの挨拶を添えます。
早速送ってみよう！
では、メールで連絡事項を実際に送るときにどのように書いたらいいのか、連絡事項の例文をご紹介します。今回は社内で水道工事が入るので、一定時間、水が使えなくなることについての連絡事項を伝えるメールという設定です。
・例文のように、件名をわかりやすくはっきり書く
・またどの部署の誰がメールを送っているのかはっきりと伝える
社内の一斉送信メールなので、間違えようのないくらいはっきりと要点を伝えることが大切になってきます。またメールで文章を書く場合、程よい分の長さで改行したり、文と分の間を開けたりすることによって、読みやすい文章を作ることができます。
一目で相手が読みやすいか、読みにくいかということも、メールでの連絡事項では大切な要点になってきます。
メールの例文
業務連絡をメールで行う場合の例文です。
件名：社内【水道工事】のお知らせ
お世話になります。〇〇部の××です。
この度、社内に水道工事を行うことが決定致しました。
以下の日程で工事を行いますので、各部署で情報共有を行い、
業務に支障をきたさないようご協力をお願いいたします。
一階エリア○月○日（○）○：〇〇〜○：〇〇
二階エリア○月○日（○）○：〇〇〜○：〇〇
なお工事中は、水道が使えなくなりますので、ご注意ください。
ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
ビジネスでの連絡事項の書き方
初回公開日：2018年05月29日
記載されている内容は2018年05月29日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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