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改善報告書の例文|クレーム改善/消防立入検査・書き方や注意点

初回公開日:2018年02月16日

更新日:2020年03月05日

記載されている内容は2018年02月16日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

改善報告書について説明しています。業務に支障が出た際の原因と解決法、再発防止策を記載する改善報告書ですが、社会にはさまざま種類の改善報告書が存在します。今回は、改善報告書の書き方のポイントや、決してやってはいけない書き方を紹介します。

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改善報告書とはどのような書類なのか?

改善報告書とは、企業および会社の業務内容に不備や不手際があり、業務形態や管理形態を見直し、改善するために必要な事項を記載した報告書です。

仮に、上場企業などが証券取引所に業務改改善を指導した場合、企業は証券取引所へ業務改善措置と、その実施内容を記載した書面を提出しなければなりません。

また、改善報告書は、上場企業や証券取引所で使用されるものだけでなく、企業の社内改革や業務不備への対応、正が行われた場合の周知などにも使うことができます。

「失敗した時の反省文」と思われがちな改善報告書ですが、改善報告書を活かすことにより、職場の質を高め作業の効率化を進めることができます。

改善報告書の参考となる基本的な種類別の例文について

クレーム改善報告書

身近な改善報告書としては、顧客から発生したクレームを集約するクレーム改善報告書があります。飲食・小売り販売・接客・建設など業種を問わず、顧客や取引先からのクレームに対し、社内または部署間でどのような改善策を打ち出し、実施していくかを記載した改善報告書となります。

クレーム改善報告書のポイントと例文

改善報告書の提出先は、クレーム元や企業経営の上層部です。クレーム改善報告書は基本的に三つの構成で成り立ちます。

・なぜ、どうしてクレーム発生したのか。その原因を明確にする。

・クレームが発生した事案に対して解決策を提示する。

・今後同じクレームが出ないような再発防止策を記載する。

例文:〇月〇日のおいて××というお客様からのお声を頂きました。原因といたしまして□□であることが判明し、解決防止策といたしまして以後○○を実施いたします。

消防立入検査を受けた場合の改善報告書

消防立ち入り検査とは、消防署管内の各事業所・営業所に消防局職員が直接検査に赴き、施設の防火設備や消火器の設置、避難経路などが確保されているかをチェックする検査です。

消防立入検査で違反項目がある場合、事業所の責任者へ【警告】や【改修計画書の提出】の行政指導が適用されます。これらの指導を行っても改善されない場合、または重大な違反案件で会った場合、周辺住民への安全配慮の点から、違反物対象として施設名と住所が公表されます。

消防立入検査改善報告書のポイント・例文

消防立入検査改善報告書は、消防局からの指摘によるアンサーとなります。以下の点が重要となります。

・指摘された箇所はどこであるか

・指摘された箇所をどのように改善したのか

例文:〇月〇日の消防立入検査にて当施設への消火器不備のご指摘にもとづき、全階に消火器を設置しました。今後は、年に一度の消化器訓練と防火訓練を行っていく予定であります。

労働基準監督署へ送る改善報告書

労働基準監督署とは、全国の都道府県に設置されている労働署の一部の機関のことを指します。労働基準監督署の主な仕事は、企業や事業所が労働者に対し、法律に基づいた雇用関係を築いているか、不法な労働をさせていないかを監督し、指導する行政です。

労働基準監督署の立ち入り調査により、改善が必要と判断された場合、企業や事業所は改善報告書(是正報告書)を提出しなければなりません。

改善報告書を提出せず、法律に違反する不正労働使役を続けた場合、行政から処分されます。

労働基準監督署への改善報告書のポイント

労働基準局への改善報告書は行政指導への回答書です。適切な文書内容は社会保険事務所に相談することがもっとも適切です。

社会保険事務所に頼ることができない場合、改善報告書を作成する際のポイントは、けっして言い訳をしないことです。改善報告書は、反省文ではなく【どのように改善】したかの回答書です。

薬局個別指導の改善報告書

薬局の個別指導とは、数年に一回ランダムによって行われる調剤薬局への指導です。調剤内容や保険点数の誤り、または、実際の法律の解釈を間違えて運用していないかなどをチェックします。

個別指導により、悪質かつ重大な不正が見つかった場合は監査対象となり、注意・戒告・取り消し処分などの厳しい措置が取られます。

改善報告書の出番は、この薬局個別指導が行われた後日、結果通知と共に送られてくる指導指摘事項所と自主返還の内容により、改善報告書を作成します。この改善報告書の作成・提出で薬局個別指導が完了となります。

厚生局個別指導の改善報告書

上記の薬局個別指導は厚生局個別指導と呼ばれ、調剤薬局の他に医科・歯科への指導があります。厚生局の医科・歯科の個別指導も、結果によって改善報告書の提出が求められています。

薬局・医科・歯科の改善報告書のポイント

専門事項の多い個別指導の改善報告書のポイントは、薬局や医科側がどれだけ事前に知識を持っているかによっても変わってきます。個別指導が入る前に、あらかじめ勉強しなおしておきましょう。

労働災害防止報告書とは

労働災害防止とは、労働安全衛生関係法令により、事業主に定められている義務のことです。多くの事業所で起こる、就業中の事故災害防止を推奨しています。労働災害防止報告書とは、就労中に起きてしまった災害事故を労働局に提出するための報告書です。

労働災害防止報告書は事業所の義務となっています。誰が何人、どのような状況でどんな災害事故に見舞われたのか、分かりやすく嘘の内容に記載してください。

労働災害を未然に防ぐ5S運動

5S運動とは、「整理・整頓・清掃・清潔・躾」の意識を高め、仕事に活かしていく運動です。清掃や清潔は、事業所内の衛生を保つことはもちろんのこと、整理整頓は業務の効率化を推し進める意味においても非常に有効です。

躾の部分に関していえば、整理・整頓・清掃・清潔のやり方と共に、職場内のルールや慣習を、チームや部下に管理者が正しく見本を見せることが求められます。

5Sの意識改革を事業所全体を通して行うことができれば、企業の雇用側だけでなく、労働者側にもトラブルや災害防止のメリットが生まれます。管理者側は、強制として周知するだけでなく、労働者にもメリットがあるのだということを共通認識として広めていきましょう。

改善報告書を書く際の注意点とは?

様式は指定の定められたフォーマットを使用する

当然のことながら、厚生省や労働局に改善報告書を提出する場合は、定められた様式の書類が存在します。改善報告はその定められた様式に従って記入をしてください。

エクセルやPDFでダウンロードできる改善報告書

改善報告書の中には、ネット上でテンプレートをフォーマットをダウンロードすることができます。自社内で改善報告書が必要となった場合、利用してみましょう。

改善報告書に表紙は必要?

行政に提出するべき改善報告書ならば、提出すべき書類だけを提出すれば良いので、表紙は必要ありません。しかし、クレーム改善などの報告書であれば表紙が必要な場合があります。その場合の表紙は、【●●についての改善・再発防止策報告書】など、文書内容を簡潔に表した表紙が良いでしょう。

メールでの改善報告はマナー違反か?

ペーパーレスを推奨している企業や事業者であれば、メールでの改善報告もマナー違反ではありません。しかし、相手都合ではなく、自分都合のペーパーレスは相手にとって悪印象を与える場合があります。

事前に提出先にメールでの報告形式で良いかを確認の上、PDFファイルなどに変換し添付するのも方法の一つです。

改善報告書には適時開示が求められるものもある

改善報告書というものは、発生してしまったトラブルに関する今後の企業・事業所のいわゆる再出発の指標となります。トラブル元の相手方に書類を提出するだけでなく、「このようなトラブルがあり、今後は○○の方針で業務をこなっていく」と開示することは、信頼回復にもつながります。

トラブルは徹底して隠したいものですが、そういった企業の未来は明るくありません。自己反省しつつ、解決策を打ち出すことにより、信頼の回復と成長につながっていきます。

書いたからには実践あるのみ

改善報告書の内容とポイント、例文についてご紹介しました。改善報告書はトラブルの際に用いられる大切な書面ですが、なかなか参考となる例文やポイントはみなさん見つけづらいのではないでしょうか。

それもそのはず、ネットに広がっている例文の引用をしてしまうと大変なことになります。アナタがネットで見つけてきた無難な言い回しは、相手方には何十通と届く判を押した文章です。

改善報告書を作成するときは、けっして例文を丸ごと引用せず、自分なりに考え自分の言葉と誠意で完成させてください。

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