改善報告書の例文｜クレーム改善/消防立入検査・書き方や注意点

行政に提出するべき改善報告書ならば、提出すべき書類だけを提出すれば良いので、表紙は必要ありません。しかし、クレーム改善などの報告書であれば表紙が必要な場合があります。その場合の表紙は、【●●についての改善・再発防止策報告書】など、文書内容を簡潔に表した表紙が良いでしょう。

メールでの改善報告はマナー違反か？

ペーパーレスを推奨している企業や事業者であれば、メールでの改善報告もマナー違反ではありません。しかし、相手都合ではなく、自分都合のペーパーレスは相手にとって悪印象を与える場合があります。

事前に提出先にメールでの報告形式で良いかを確認の上、PDFファイルなどに変換し添付するのも方法の一つです。

改善報告書には適時開示が求められるものもある

改善報告書というものは、発生してしまったトラブルに関する今後の企業・事業所のいわゆる再出発の指標となります。トラブル元の相手方に書類を提出するだけでなく、「このようなトラブルがあり、今後は○○の方針で業務をこなっていく」と開示することは、信頼回復にもつながります。

トラブルは徹底して隠したいものですが、そういった企業の未来は明るくありません。自己反省しつつ、解決策を打ち出すことにより、信頼の回復と成長につながっていきます。

書いたからには実践あるのみ

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改善報告書の内容とポイント、例文についてご紹介しました。改善報告書はトラブルの際に用いられる大切な書面ですが、なかなか参考となる例文やポイントはみなさん見つけづらいのではないでしょうか。

それもそのはず、ネットに広がっている例文の引用をしてしまうと大変なことになります。アナタがネットで見つけてきた無難な言い回しは、相手方には何十通と届く判を押した文章です。

改善報告書を作成するときは、けっして例文を丸ごと引用せず、自分なりに考え自分の言葉と誠意で完成させてください。

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