ビジネスにおける確認メールの書き方・例文｜納期/打ち合わせ

ビジネスにおける確認メールの書き方

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書類を送った際や訪問日時、打ち合わせについてなど、ビジネスシーンにおいて確認をするシチュエーションが多々あります。その際、どのような手段で相手に確認を取るでしょうか。メールで確認を取ることが多いのではないでしょうか。この記事では、ビジネスにおける確認メールの書き方や例文について紹介します。

メールの基本構成とは？

確認メールでも普通のメールでも、通常ビジネスメールでは基本の構成があります。
・宛先
・メールの件名
・宛名（会社名、部署名、名字）
・本文（挨拶文、用件本題、締め）
・署名
ビジネスメールでは、上記のような構成で書くことが基本となっており、なるべく端的で丁寧で分かりやすい文章を書くことが大切です。確認メールは「相手に確認を取る」ことが目的なので、基本構成を元に簡潔に書くようにしましょう。

確認メールの件名の付け方

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ビジネスメールの内容は、どのような用件でも簡潔で分かりやすいことが大事です。特に確認メールは「確認を急ぐ」場合が多々あります。メールの件名については、件名を一目見て内容がわかるとようにしましょう。例えば以下のように簡潔な件名にすると分かりやすいでしょう。

・納期についての確認
・打ち合わせ日時についての確認
・説明会の開催日程の確認
・○○についてFAX送信の連絡

上記のように確認したい事柄をメール件名にすることにより、受け取った側は忙しい中でも、どのような内容の確認メールか把握することができます。

状況別の確認メールに使える例文

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確認メールといっても、状況はさまざまです。納期についてや打ち合わせ時間など、状況別の確認メールに使える例文をいくつか紹介します。「宛名」「件名」「冒頭挨拶文」は省略し、確認メールに必要な中文だけを紹介しますので、参考にしてみてください。

なお、例文は横長に文章が連なっていますが、メールに使用する場合は、短く改行したほうがバランスがよく見えますので、適切な位置で改行して利用してください。

納期の確認メールの例文

先日ご依頼がございました、納期予定「○月○日まで」について確認がございます。弊社より○月○日中にお届けの理解でお間違いないでしょうか。

○月○日午前までの納期をご希望の場合は、本日中の発送手配が必要となりますため、確認をさせていただいております。

大変恐縮ではございますが、本メールについてのご返信を、本日○時までに頂けると幸いです。

打ち合わせ日程の確認メールの例文

打ち合わせ日程が未定の場合

現時点では、打ち合わせ日時未定とのことでお間違いないでしょうか。
打ち合わせの日程が決まりましたら、大変恐れ入りますが、事前にご連絡いただけると幸いです。

打ち合わせ日程が決定している場合

次回の打ち合わせは、以下の日程でお間違いないでしょうか。

・日程：○月○日 ○曜日　
・時間：○時～
・場所：○○会社　○階 　○会議室

打ち合わせ日程や場所について変更がございましたら、大変恐れ入りますが、事前にご連絡いただけると幸いです。

訪問日程の確認メールの例文

訪問日程の確認をする場合